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天來人才管理顧問公司執行長柯全恒

授權部屬應該怎麼做?

EMBA雜誌427期 / EMBA雜誌編輯部
2022.02.24

 

Q.我最近接下新專案,必須將一些工作分配給部屬做。但有些部屬每做一個步驟,就來問我一次意見,讓我要花許多時間跟他溝通。另外,我也擔心有些部屬做不好,導致成果不佳,總會忍不住想問一下他們的進度。我這樣算有授權嗎?想授權給部屬,究竟該怎麼做?


A. 當主管需要處理的事情越來越多,授權部屬就成為必然的事。透過授權,主管可以將手上的任務交給部屬處理,讓自己多一點時間去進行新的嘗試,做更重要的事,而這同時也是培養部屬能力的一個好方式。然而,在授權部屬之前,主管必須先釐清授權的定義與目的。


授權不是棄權,有些主管會認為,授權之後,自己可以完全不管事。事實上,主管不太可能把所有職權都授給部屬,讓部屬承擔百分之百的責任。主管給部屬的是「做事情的權力」,部屬有執行任務的責任,但最終的成敗責任,仍然在主管身上。


授權也不是代理,主管想要訓練人才的時候,可能會採用代理或授權的方式,讓員工有機會學習。然而,從本質上來看,兩者並不相同。代理比較多是跟日常性的管理工作相關,而授權則是針對某一項工作任務。另外,授權有上下的階級關係,而代理人則有完全的權責,跟被代理的人是同等的關係。


成功授權從選對人才開始


在授權時,主管應該衡量部屬的能力,是不是足以被授權?如果主管只是因為工作太多,想要找一個人來分擔,這和助理、秘書沒有什麼差別。美其名是授權,其實部屬只把自己當作協助者,自然會每件事都回過頭請示主管。


因此,在選人才時主管就要判斷,誰有機會讓這件事情成功?選到不適合的人才,就只是給自己找麻煩。在選錯人,事情做不出來的情況下,為了讓專案或任務成功,主管還是得跳下來處理。


想要找出適合被授權的部屬,主管應花一些時間,從幾個方向評估人才的潛力,例如,員工解決問題的能力、自我反思的能力、人際的敏銳度、是否能夠接受變革等等。尤其是現在我們身處「VUCA」的時代,環境充滿不確定,樂意接受變革、與變革共生的部屬,才有辦法持續進步。


這樣的人才往往會有拼出結果的決心,遇到困難會想辦法因應,找出生路。這樣的人,自然不會想要那麼快就事事請示,而是會自己先去找出解決方法。


另一方面,優秀的部屬通常也不希望主管過度掌控每個步驟,主管應該要秉持信任原則,用人不疑,疑人不用,並且以結果導向來看事情。即使過程中,部屬處理的方法與主管不盡相同,也不代表結果會不好,甚至可能超出主管預期。


授權的三大重點


在授權部屬之前,主管應該先思考以下三個問題,建立自己的評斷標準,並告知部屬,才能讓部屬更加順利地完成任務:


1.成功的定義是什麼?


有些主管可能自己也不清楚,想要達成什麼目的。因為沒有勾勒出成果的樣貌,所以在過程中才會想要插手。然而,有時這樣做反而會干擾員工做事情的節奏。


主管在授權前,可以先釐清授權的原因與目標。界定清楚工作的範圍、做事方法,希望得到什麼樣的結果?一開始就要先向被授權者說清楚,你的績效標準是什麼?這樣才能讓部屬把時間花在正確的地方,而不是過度投入在小細節上。


在界定任務時,主管必須注意,不要把自己該做的事或責任,轉移到部屬身上。例如,在制定績效標準時,要給部屬表達意見的空間,但主管才是最清楚員工應達到什麼目標的人。若完全交由部屬自己決定,很容易造成員工為了提高達成率,或獲得獎金,制定過低的目標。


2.要給員工多少權力? 


所謂的權力不外乎三種:預算、人力、資訊,主管在一開始就要先向部屬說清楚,有多少預算可用、有狀況的時候可以找誰,以及他有哪些資源可以運用。


賦予部屬權力時,最困難的就是衡量權力的區間,過度授權和授權不足都是主管容易有的狀況。給的權力太多、權大責小,例如,部屬需要十個人,主管卻給他二十個人,會導致資源浪費,以及權力濫用;給的權力太小,變成責大權小,部屬做事就會處處受到限制。找不到資源,部屬只能自己慢慢摸索,導致專案進度緩慢,或是做出不符合主管預期的成果。


想辦法讓權責相當,是一項挑戰。主管要評估員工的做事方法、專業能力,再選出適合接受任務的人選。若主管給的資源恰當,員工能力也足夠,授權成功的可能性就比較高。


3.如何創造責任感?


如果讓部屬認為,主管只是要找他來分擔工作量,他就不會把這個任務看成自己的事。主管應該事先與員工溝通,讓他知道為什麼會把任務交給他,這件事對他有什麼意義與價值。當部屬對於這個工作,抱有所有權(ownership)的感覺時,就會發揮最大的能力,甚至有機會做到超出主管預期的成果。


在授權時,主管也必須注意,不要出現交叉授權的行為。也就是說,不要授權A以後,因為擔心A做不好,又再交代B做相同的事。這會造成部屬之間的困惑,也會讓部屬對主管產生不信任感。


另外,主管應該盡量逐級授權,避免「跨級授權」。假如高階主管沒有與中階主管溝通好,就直接交辦基層部屬任務,導致中階主管不清楚實際的任務內容,只會造成部屬在進行任務時更加困惑,遭遇困難。


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