首頁 > 人力資源 > 授權部屬應該怎麼做?
天來人才管理顧問公司執行長柯全恒

授權部屬應該怎麼做?

EMBA雜誌427期 / EMBA雜誌編輯部
2022.02.24

 

Q.我最近接下新專案,必須將一些工作分配給部屬做。但有些部屬每做一個步驟,就來問我一次意見,讓我要花許多時間跟他溝通。另外,我也擔心有些部屬做不好,導致成果不佳,總會忍不住想問一下他們的進度。我這樣算有授權嗎?想授權給部屬,究竟該怎麼做?


A. 當主管需要處理的事情越來越多,授權部屬就成為必然的事。透過授權,主管可以將手上的任務交給部屬處理,讓自己多一點時間去進行新的嘗試,做更重要的事,而這同時也是培養部屬能力的一個好方式。然而,在授權部屬之前,主管必須先釐清授權的定義與目的。


授權不是棄權,有些主管會認為,授權之後,自己可以完全不管事。事實上,主管不太可能把所有職權都授給部屬,讓部屬承擔百分之百的責任。主管給部屬的是「做事情的權力」,部屬有執行任務的責任,但最終的成敗責任,仍然在主管身上。


授權也不是代理,主管想要訓練人才的時候,可能會採用代理或授權的方式,讓員工有機會學習。然而,從本質上來看,兩者並不相同。代理比較多是跟日常性的管理工作相關,而授權則是針對某一項工作任務。另外,授權有上下的階級關係,而代理人則有完全的權責,跟被代理的人是同等的關係。


成功授權從選對人才開始


在授權時,主管應該衡量部屬的能力,是不是足以被授權?如果主管只是因為工作太多,想要找一個人來分擔,這和助理、秘書沒有什麼差別。美其名是授權,其實部屬只把自己當作協助者,自然會每件事都回過頭請示主管。


因此,在選人才時主管就要判斷,誰有機會讓這件事情成功?選到不適合的人才,就只是給自己找麻煩。在選錯人,事情做不出來的情況下,為了讓專案或任務成功,主管還是得跳下來處理。


想要找出適合被授權的部屬,主管應花一些時間,從幾個方向評估人才的潛力,例如,員工解決問題的能力、自我反思的能力、人際的敏銳度、是否能夠接受變革等等。尤其是現在我們身處「VUCA」的時代,環境充滿不確定,樂意接受變革、與變革共生的部屬,才有辦法持續進步。


這樣的人才往往會有拼出結果的決心,遇到困難會想辦法因應,找出生路。這樣的人,自然不會想要那麼快就事事請示,而是會自己先去找出解決方法。


另一方面,優秀的部屬通常也不希望主管過度掌控每個步驟,主管應該要秉持信任原則,用人不疑,疑人不用,並且以結果導向來看事情。即使過程中,部屬處理的方法與主管不盡相同,也不代表結果會不好,甚至可能超出主管預期。


授權的三大重點


在授權部屬之前,主管應該先思考以下三個問題,建立自己的評斷標準,並告知部屬,才能讓部屬更加順利地完成任務:


1.成功的定義是什麼?


有些主管可能自己也不清楚,想要達成什麼目的。因為沒有勾勒出成果的樣貌,所以在過程中才會想要插手。然而,有時這樣做反而會干擾員工做事情的節奏。


主管在授權前,可以先釐清授權的原因與目標。界定清楚工作的範圍、做事方法,希望得到什麼樣的結果?一開始就要先向被授權者說清楚,你的績效標準是什麼?這樣才能讓部屬把時間花在正確的地方,而不是過度投入在小細節上。


在界定任務時,主管必須注意,不要把自己該做的事或責任,轉移到部屬身上。例如,在制定績效標準時,要給部屬表達意見的空間,但主管才是最清楚員工應達到什麼目標的人。若完全交由部屬自己決定,很容易造成員工為了提高達成率,或獲得獎金,制定過低的目標。


2.要給員工多少權力? 


所謂的權力不外乎三種:預算、人力、資訊,主管在一開始就要先向部屬說清楚,有多少預算可用、有狀況的時候可以找誰,以及他有哪些資源可以運用。


賦予部屬權力時,最困難的就是衡量權力的區間,過度授權和授權不足都是主管容易有的狀況。給的權力太多、權大責小,例如,部屬需要十個人,主管卻給他二十個人,會導致資源浪費,以及權力濫用;給的權力太小,變成責大權小,部屬做事就會處處受到限制。找不到資源,部屬只能自己慢慢摸索,導致專案進度緩慢,或是做出不符合主管預期的成果。


想辦法讓權責相當,是一項挑戰。主管要評估員工的做事方法、專業能力,再選出適合接受任務的人選。若主管給的資源恰當,員工能力也足夠,授權成功的可能性就比較高。


3.如何創造責任感?


如果讓部屬認為,主管只是要找他來分擔工作量,他就不會把這個任務看成自己的事。主管應該事先與員工溝通,讓他知道為什麼會把任務交給他,這件事對他有什麼意義與價值。當部屬對於這個工作,抱有所有權(ownership)的感覺時,就會發揮最大的能力,甚至有機會做到超出主管預期的成果。


在授權時,主管也必須注意,不要出現交叉授權的行為。也就是說,不要授權A以後,因為擔心A做不好,又再交代B做相同的事。這會造成部屬之間的困惑,也會讓部屬對主管產生不信任感。


另外,主管應該盡量逐級授權,避免「跨級授權」。假如高階主管沒有與中階主管溝通好,就直接交辦基層部屬任務,導致中階主管不清楚實際的任務內容,只會造成部屬在進行任務時更加困惑,遭遇困難。


本文未完,全文請見EMBA雜誌427期

 

相關文章 ARTICLES
專訪全球知名領導顧問詹格John H. "Jack" Zenger 優秀領導人必須做的一件事
成為領導人,並不是因為獲得了頭銜與權力,而是因為現在你必須為團隊的表現負責。將注 ... ...
2019.01.18
READ
兩個教練技巧 用一對一會議提升部屬的問題解決力
想要提升部屬解決問題的能力,成功達成目標,不妨善用一對一會議的力量。透過會議中的 ... ...
2021.11.29
READ
成功轉型的關鍵拼圖 建立新能力,讓轉型開花結果
很多公司變革轉型失敗的一大原因在於, 公司忽略了員工的能力和心態必須跟著轉變。 ... ...
2023.12.04
READ
樂天成功的祕密 現在起,絕對達成目標!
將「不安」的心情轉為「擔心」,對難得一見的機會直接說Yes,讓前樂天資深領導人小 ... ...
2018.05.30
READ
人才發展 谷歌主管養成班
推特創辦人威廉斯、臉書營運長桑德伯格,全都是谷歌的前員工。谷歌何以能培養出如此多 ... ...
2018.11.28
READ
提高目標達成率 學會訂定「最聰明」的目標
好的目標應該讓人在過程中,就能感到愉快,而不是只有在完成時,才能獲得滿足。釐清目 ... ...
2017.11.27
READ