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群文國際顧問公司總經理何文堂

當同事變部屬,新手主管如何帶領團隊?

EMBA雜誌438期 / EMBA雜誌編輯部
2023.01.30

 

 

Q.我在公司的行銷團隊工作十年了,最近被升為主管。我是新手主管,這是我第一次擔任管理職,以前玩在一起的同事,現在都變成了我的部屬。我擔心如果態度過於強硬,他們會不敢發表意見,但若是管太鬆,又怕管不住他們,我該怎麼做,才能讓團隊運作更順利?


A.部屬的成功來自於讓自己努力做到最好;主管的成功卻來自於是否能培育他人,讓部屬發揮長才。因此,員工在成為新手主管以後,工作的方式和過去相當不同,會需要一段時間適應。


對新手主管來說,當你從部屬的角色切換為主管,代表你要關注的重點,將從「個人」變成「團隊」。你的工作職責不再是完成主管交派的任務,你除了確保事情完成,還必須管理部屬的目標、關注整個團隊的績效。


要創造個人成功,你只需要靠自己的努力,然而,要讓整個團隊成功,卻需要靠整個團隊的力量。在剛成為新手主管時,你應該先想辦法釐清,自己的職責是什麼、有什麼權力和能力、應該做出什麼樣的成果。

例如,你可以查看工作說明書,或是與上一個擔任這個職位的人對話,多了解他是怎麼做的。 


做好主管,而不是好朋友


當以往的同事變成主管,有可能遇到的情況是,原本和你同階層的同事因為不習慣,或是心中有些不滿,因而不願意配合你。


面對這種情況,新手主管要了解,你要做的是成為部屬的好主管,而不是好朋友。你不可能討好所有的人,當部屬犯錯,就必須要糾正他們。


此時不妨先去了解,晉升自己的主管,為什麼選擇提拔你,接著和不願意配合的同事直接對話,讓他知道主管選擇你的原因。如果他們心裡一直留著這塊疙瘩,將會形成你帶領團隊的一個障礙。對他們開誠布公,才能夠突破這一道關卡,確保團隊的和諧,並讓每個人未來都往相同的方向前進。


根據我的觀察,在剛開始管理團隊時,許多新手主管常常遇到以下的挑戰:


X沒有做好時間管理


根據一項調查,新手主管中,有六○%的人經常加班。因為成為主管後,工作領域擴大,除了完成自己的工作,新手主管還要管理團隊成員的任務和目標,也多了許多要溝通的事。


然而,正如管理大師彼得杜拉克(Peter Drucker)所說,一個人要成為有效管理者不是從任務開始,而是從時間開始。新手主管如果想避免陷入時間不足的陷阱中,就應該好好管理自己的時間。


你可以思考你的最重要任務是什麼,並且列出每一季的重點,藉此排定每天的任務。此外,你可以運用科技工具,如手機APP等,建立每日任務清單,幫助自己保持專注。


X事必躬親


過去我曾輔導過一位行銷企劃,他的能力出眾,因此被主管晉升,負責帶領五人的團隊。然而,他遇到事情還是習慣自己來處理,看到別人做不好也會直接給予幫助。一段時間後他發現,身為主管的他每天加班,團隊的績效卻沒有提升,同仁之間也開始抱怨,好像什麼事都是主管在做決定,團隊氛圍變得越來越糟。


為什麼會這樣做?因為他「不放心」。這是許多新手主管常有的想法,因為還不了解部屬的能力、不放心,或不了解部屬的意願,所以自己一肩攬起所有事。然而,這往往會導致你更加忙碌,無法將時間花在真正重要的事情上,也會使整個團隊的士氣低迷,喪失自信。


事實上,主管的職責應該是讓部屬成長,除了自己做好該做的事之外,更重要的是運用部屬的力量。為了解決這個問題,主管可以透過一對一對談,釐清部屬擅長的事情,並且記錄下來,以幫助你下次分派任務時,找出適合的人選。


假如你認為部屬的某些表現還需要加強,你也應該盡量交派一些可以讓他們學習、累積經驗的工作,才能幫助他們成長。


新手主管的管理四大原則


為了帶領原本是同事的部屬,幫助他們完成任務,新手主管應該要用以下四個原則,形成正向循環:


1.設定明確的目標


你應該設立一個清楚的目標,讓團隊共同努力。然而,若你只是單純發布命令,那他們就只是照著行事,因此,在制定目標的過程中,你必須和團隊共同討論想達成的事項,以增加每位成員的參與感,讓他們更認同這個目標,願意和你一起努力達成。


此外,在一開始接任團隊時,新手主管可以每週固定進行一場當責會議,管理每位部屬的達成狀況。在當責會議中,你可以請部屬回答以下三個問題,釐清每個人的執行進度:

 

  1. 上週執行成果如何?
  2. 執行過程遇到了什麼問題?
  3. 下週的目標是什麼?


在會議的過程中,主管也可以引導部屬思考,下次如果在執行過程遇到了相同的問題,可以運用什麼對策去解決。


然而,需要注意的是,如果是某位部屬的個人問題,應私下與該名部屬討論,才能讓會議效益最大化。


2.有效授權部屬


一個表現一般的主管會「盡己之能」,也就是努力地發揮自己的能力來做好事情;好一點的主管會「盡人之力」,運用部屬的人力完成事情;但優秀的主管會「盡人之智」,不只發揮人力,還會運用團隊成員的智慧,來把事情做好。


主管不可能一手包辦所有事情,要成功帶領團隊,就要懂得依據每個人的能力,把任務分派出去。這樣一來,你才能將心力放在高槓桿力的工作上,創造時間價值極大化。


3.對話以凝聚共識 


信任是團隊成功的基礎。低信任帶來低效率、高成本,你必須多花很多時間去溝通與協商;反之,高信任則能為你帶來高效率、低成本。為了建立與部屬之間的信任感,你應該盡早認識部屬。


也許在過去,你和某些同事並沒有太多的交流,也不了解對方的工作內容,為了建溝通管道,新手主管可以在剛接任的一週內,與每位部屬進行一對一會談,以更認識他,同時也讓他們了解,未來你會以什麼方式帶領這個團隊前進。


此外,你也可以每一季都安排時間和部屬進行對話,了解他對於團隊未來的想像是什麼、有什麼規劃。再來是定期安排團隊會議,只要是不涉及機密的議題,適度地讓全員共同參與,討論團隊未來的發展,這能促進團隊的互相理解,你在帶領他們合作時,也會更順暢。


根據研究顯示,管理者的工作時間幾乎會花費六○%以上的時間在溝通。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌438期

 

 

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