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安侯建業聯合會計師事務所副總經理邱述琛

辦公資安守則:如何避免員工在社群媒體洩密?

EMBA雜誌422期 / EMBA雜誌編輯部
2021.09.30

 

 

Q.我是一家中小企業的主管,公司日前在進行一項開發專案,常常透過Line來聯繫團隊。有一次,一位團隊成員不小心誤傳專案資訊到其他Line群組中。此外,也有一些員工很喜歡在社群媒體中分享上班心得、拍辦公室的照片。公司應該採取哪些做法,讓團隊留意資安問題,避免員工在社群媒體上洩漏公司機密?


A.因為社群媒體的普遍,今天,很多公司常仰賴Line群組或簡訊來聯繫與溝通。然而,不論是員工的手機設備或是社群媒體,都不是公司的資產,所以本質上具有一定程度的資安風險、不確定性。公司如果沒有妥善管理,預先防範,很可能會形成資安上的一大漏洞,為公司帶來難以想像的傷害。


一方面,因為這並不是公司內部的軟體,員工究竟有沒有透過社群媒體將資料洩漏出去,公司很難預防與驗證。


另一方面,在傳訊息時,我們往往會假定,自己傳訊息給手機持有人後,一定會是本人看到消息,卻忽略了看到訊息的不一定會是本人。持有人可能會弄丟手機,或是將手機密碼告訴家人,導致資安風險,資訊意外流出。


因此,主管在交辦事項的時候,應該判斷,若有些事並非急事或需要立即得到回應,可以等部屬回辦公室之後再交辦處理,不必在下班後透過Line等社群媒體傳訊息。這樣除了可以避免增加員工負擔,更可以藉此降低公司資安風險,以及資料外流的可能。


若一定需要使用Line傳送資訊,應該要把握下列三項原則:


1.一開始就訂好資安規範。

 

社群媒體裡,人人都可以建立群組、傳送訊息,更方便轉寄,因此很難管理傳遞資訊內容的流通。當企業要制定社群媒體資安規範時,第一個要注意的就是,要非常清楚地告訴員工,哪些內容可以透過社群媒體傳送,哪些不能。在制定資安規範時,也必須確保內容清楚,且每個人都可以理解,並且做充分與適當的宣導,以避免員工犯錯。假如員工按照規範做事,出了什麼問題,要先被檢討的不該是員工,而是這份資安規範。


以台北市政府為例,他們針對Line的公務使用就制定了資安規範,以一張簡明的流程圖表,讓員工明確知道,在涉及機密安全、不符合市政府作業規範的情況下,不能透過Line傳遞訊息。對於非機密文件的傳送,也依據是否需要正式簽辦,要求員工填寫紀錄單,確保資訊傳遞的安全性。


另外,若員工用的是安裝在辦公室電腦內的Line電腦版軟體,也可以透過辦公室內的電腦做一些安全設定,讓公司可以更容易管理。


2.設定群組管理員。

 

在台灣,Line的使用率十分高,公司創立Line群組的情況也很普遍,少的話可能會有三、四個,多的話可能高達十幾個。有時候可能會發生,員工想要傳訊息到A群組,卻誤傳到B群組的情況。若誤傳群組中有人下載了檔案,就算將訊息收回也無濟於事。


此外,因Line的群組內人數繁多,傳送訊息時,往往無法確定是否每一個人都屬於此群組,群組內是不是有人已經調到其他部門,或甚至已經離職。


想要避免這種情況,可以指定或安排一個群組管理員,定期檢視與管理群組內的成員,若發現有人職務異動,就要將他請出群組,才不會讓群組內有與目的不相關的人員存在,進而擴大資訊洩漏的風險。在建立群組、拉人入群時,也必須要特別謹慎,因為你無法保證加入者的帳號密碼會不會外流,被其他人盜用。因此最好不要個別拉人,而是透過群組管理員,統一加人、統一管理。


3.用來通知,而非傳遞內容。

 

如果一定要使用,應該用Line來「通知」,而不是直接將重要內容打在Line上面。例如,主管可以透過社群媒體通知,有一些公務需要部屬處理,而收到訊息的人,則必須透過安全的方式,連線回公司內部,才能夠取得實際的資訊。這是對於使用自攜電子設備(BYOD)等非屬公司設備,處理公務資訊時,較為適合的使用方式。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌422期

 

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