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提案技巧

和主管開場「會前會」

EMBA雜誌375期 / EMBA雜誌編輯部
2017.08.14

 

為了說服高階主管採納你的計畫,你花了好幾天的時間複習資料、調整簡報,並不斷的練習口條和說話技巧。提案過程中,你堅定地看著他們的眼睛,口齒清晰,有說服力,簡報內容也迎合在場所有人的喜好。你自信滿滿,覺得勝券在握……,然而,故事並沒有朝著你所期望的方向發展。
 

這樣的場景是否似曾相識?為什麼看似完美的準備和提案,最終還是以失敗收場?資深顧問米勒(Jo Miller)在繆思職涯網站(The Muse)上指出,其實,很多時候,早在會議開始之前,決策者就已經做好了他們的決定。


想要扭轉既定的結局,讓決策者對你的提案點頭說好,領導力大師馬斯韋爾(John Maxwell)表示,關鍵就在於「會議前的會議」。
 

他在著作「領導的黃金法則」(Leadership Gold)一書中指出,在正式會議開始前,不論是單獨或者幾個人一起,都應該事先與關鍵決策者照面,設法贏得他們的認同,建立彼此間的信任,以及避免讓他們在開會時,對你的提案感到措手不及。
 

若想有效地與高階主管一起工作,你必須掌握一項潛規則:不要讓他們沒有準備。會議前的會議就是避免這種狀況的好方法。在重大會議開始前,你可以先詢問主管,是否能佔用十五分鐘左右的時間,向他說明你的想法,並聽聽他有哪些考慮。這會讓他們覺得自己就像你的投資人一樣,因為他們也參與了提案的準備過程。
 

要注意的是,千萬不要即興演出。雖然會議前的會議聽起來沒有這麼正式,但你還是要準備充分,就像參加正式會議時一樣。米勒建議,不妨把握十五分鐘的時間,問對方下列五個問題:
 

■你覺得這個想法合理嗎?
 

■你同意這個想法嗎?
 

■你覺得它值得我們投入金錢和時間嗎?
 

■這個想法和你的方案一致嗎?如果不一致,原因是什麼?
 

■如果一致,那麼我在提案時,你可以支持我嗎?
 

會議前的會議能讓你測試每位主管的反應,確認對方可能會有哪些考量和異議,以防正式會議時,事情朝你意想不到的方向發展。不過,它的最終目標是,讓主要決策者成為你的支持者。
 

雖然會議前的會議不一定能讓你能贏得所有人的心,但事先向主管銷售你的點子,可以幫助自己摸清大家的立場,知道哪些人支持你,哪些人保持中立,以及哪些人持反對意見。依照這些回饋調整內容,你就能增加在正式會議中,大家對它點頭的機會,讓提案有個圓滿的結局。

 

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