首頁 > 經營管理 > 破解大型專案的成功密碼
慢慢思考,快速實施

破解大型專案的成功密碼

EMBA雜誌440期 / EMBA雜誌編輯部
2023.03.30

 

為了快速完成專案,澳洲政府匆促展開雪梨國家歌劇院的建設,最後不只預算大幅超支,建設時間也拉長三倍,還一度更換團隊;為了創造一部暢銷電影,皮克斯不斷重複修改劇本,屢屢創造經典作品。同樣是大型專案,成功與失敗的關鍵差異是什麼?

 

你和團隊花了好幾個月投入心血,興高采烈地投入一個大型專案,最後卻大幅超出預算,也沒有在預定的時間內完成,讓公司的投資沒有獲得預期的效果,也讓團隊十分受挫。但其實,你不是唯一一個遇到這種狀況的人。澳洲的雪梨國家歌劇院、美國的五角大廈,這些著名的建築物在建造的過程中,也都曾經歷過計劃不如預期的亂流。

 

事實上,舉凡建設專案、科技專案,甚至是舉辦大型活動,大型專案很容易出現超出預算和預定時間的情況。牛津大學教授、大型專案專家傅萊傑格(Bent Flyvbjerg)研究指出,只有○.五%的計畫能夠成功控制成本、在規定時間內完成,並且達到預期的獲利。

 

究竟成功完成大型專案,與失敗之間的差別在哪裡?傅萊傑格指出,想要讓計畫成功的最好方式是「慢慢思考,快速實施」(think slow, act fast),也就是在計劃專案時多花一點時間研究,把可能的問題都找出來,再開始進行專案。然而,大部分的大計畫都是以相反的方式進行。澳洲著名的建築雪梨國家歌劇院,就是典型「快速思考,緩慢實施」的例子。和它顯赫的名氣相比,它的建造過程可以說是一片混亂。

 

最初建設雪梨國家歌劇院的丹麥建築師烏松(Jorn Utzon),原本是一位名不見經傳的住宅設計師,因為意外在澳洲政府舉辦的歌劇院設計比賽中得獎,成為了歌劇院計畫的主要負責人。烏松並沒有實際帶領團隊完成大型政府建設的經驗,但由於澳洲政府希望能盡快開始工程,烏松在連建築物的最終設計圖都還沒完成的情況下,就開始了歌劇院的建造。

 

然而,匆促展開工程的結果是,烏松不斷更動設計,使得許多施工在過程中,因為不符合規範被拆除重建,這導致建設進度大幅落後。在九年的工程後,烏松在一片謾罵聲中退出建設專案,改由澳洲建築團隊接手建造。

 

雖然最後歌劇院成功建造完成,也成為了澳洲的標誌性建築物,但花費的經費和時間都比預估多出了好幾倍。原定五年完成的專案,花了十四年的時間才建成,且費用也比原先預估高出了一四○○%。

 

並不是每個專案都能夠像雪梨歌劇院一樣,經歷了幾番波折後還可以繼續實施,且完成後的結果受到眾人讚賞。更多的專案,可能會因為負擔不了重新製作的成本而夭折,白白浪費了時間與金錢。傅萊傑格在最新著作「如何成就大事」(How Big Things Get Done)中建議,想要讓大型專案成功,應該運用三個原則:

 

從問「為什麼」開始
釐清想解決的問題

 

傅萊傑格指出,在一開始規劃專案時,多問一些具有深度和廣度的問題,再從中找出答案,是能讓專案計畫成功的關鍵原因。然而,比起多問一些問題,大部分的專案都是從「答案」開始,很少有專案會先思考「為什麼」。這是許多專案常犯的錯誤,因為想達成的目標太過明顯,大多數人在進行的時候,都會從目標出發,唯一想到的問題是「什麼時候要開始」,一旦決定好時間後,就直接進行詳細地規劃。

 

舉一個簡單的例子,有一對夫妻想要整修廚房,他們先和建築師仔細討論了廚房整修的細節,但在修改的過程中,突然覺得客廳的壁爐不符合他們的審美觀、廁所的位置應該要更動,所以又請建築師重新畫了一份設計圖。原本預計花費三個月的時間整修,沒想到最後卻花了一年多才完成。

 

更糟的是,他們樓上的鄰居看到整修結果後,也決定要重新整修房子。沒想到樓上整修對樓下產生了影響,導致原本整修好的部分需要再次修繕。最後這對夫婦總共花了大約一百萬美元整修房子,遠遠高出原本預計花費的十七萬美元,也導致他們的退休計畫被迫延後。

 

傅萊傑格指出,上述的例子就是從答案,也就是「建造廚房」這件事開始進行的。建築師在畫設計圖時,的確很仔細地和這對夫妻確認,然而,他關注的範圍過度侷限在整修廚房這件事上,這使得他沒能掌握最關鍵的問題:為什麼他們想要整修廚房?

 

傅萊傑格建議,在進行專案時,應該保持開放的態度,帶著好奇心,相信一定還有更多自己可以學習的事。舉例來說,知名建築師蓋瑞(Frank Gerhy),在與潛在客戶見面時,一定會先與對方進行長時間的對話,透過問問題的方式,探索對方的需求、期望、害怕什麼事,了解對方為什麼選擇他。這一切都是為了釐清一件事:客戶為什麼要進行這件專案?傅萊傑格指出,所有的專案都應該從問這個問題開始。

 

也就是說,在規劃專案時,應該以最終想達成的目的為依據,找出最適合的做法。就像在開發產品時,應該要從「顧客想要有什麼體驗」開始思考,而不是做出產品以後,才開始想要怎麼賣這項產品。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌440期

 

標籤.
相關文章 ARTICLES
讓顧客難忘,讓員工感動 創造驚豔時刻
出乎意料的驚喜、受到表揚的瞬間……,經過妥善設計,一些時刻會令人終身難忘,不斷回 ... ...
2017.12.19
READ
ING 執行長漢默斯 數位轉型,從顛覆自己開始
組織不採垂直分工,而成立小組與部落。漢默斯領導ING顛覆自我,大舉推動金融科技轉 ... ...
2017.05.30
READ
變革管理五步驟 化解抗拒,讓變革成真
只有當團隊的成員願意改變,公司的變革才可能成功。只有當變革能連結到員工每天的工作 ... ...
2018.07.30
READ
安侯企業管理公司執行副總經理劉彥伯 如何降低產銷不協調的情況?
最近碰上購物節,訂單突然增加,顧客抱怨等很久都沒有收到。未來我們該如何避免? ...
2020.01.30
READ
直面危機,拆解挑戰 你的策略,瞄準關鍵點了嗎?
套用傳統的策略規劃方式,只是畫出標靶,無法讓你解決影響公司成敗的重大課題。先拆解 ... ...
2022.08.31
READ
企業文化 如何管理團隊?用企業文化釋放員工能力
企業文化的精髓:公司做事的真正風格。換句話說,企業文化是,公司裡大家都認同的事情 ... ...
2020.08.31
READ