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慢慢思考,快速實施

破解大型專案的成功密碼

EMBA雜誌440期 / EMBA雜誌編輯部
2023.03.30

 

為了快速完成專案,澳洲政府匆促展開雪梨國家歌劇院的建設,最後不只預算大幅超支,建設時間也拉長三倍,還一度更換團隊;為了創造一部暢銷電影,皮克斯不斷重複修改劇本,屢屢創造經典作品。同樣是大型專案,成功與失敗的關鍵差異是什麼?

 

你和團隊花了好幾個月投入心血,興高采烈地投入一個大型專案,最後卻大幅超出預算,也沒有在預定的時間內完成,讓公司的投資沒有獲得預期的效果,也讓團隊十分受挫。但其實,你不是唯一一個遇到這種狀況的人。澳洲的雪梨國家歌劇院、美國的五角大廈,這些著名的建築物在建造的過程中,也都曾經歷過計劃不如預期的亂流。

 

事實上,舉凡建設專案、科技專案,甚至是舉辦大型活動,大型專案很容易出現超出預算和預定時間的情況。牛津大學教授、大型專案專家傅萊傑格(Bent Flyvbjerg)研究指出,只有○.五%的計畫能夠成功控制成本、在規定時間內完成,並且達到預期的獲利。

 

究竟成功完成大型專案,與失敗之間的差別在哪裡?傅萊傑格指出,想要讓計畫成功的最好方式是「慢慢思考,快速實施」(think slow, act fast),也就是在計劃專案時多花一點時間研究,把可能的問題都找出來,再開始進行專案。然而,大部分的大計畫都是以相反的方式進行。澳洲著名的建築雪梨國家歌劇院,就是典型「快速思考,緩慢實施」的例子。和它顯赫的名氣相比,它的建造過程可以說是一片混亂。

 

最初建設雪梨國家歌劇院的丹麥建築師烏松(Jorn Utzon),原本是一位名不見經傳的住宅設計師,因為意外在澳洲政府舉辦的歌劇院設計比賽中得獎,成為了歌劇院計畫的主要負責人。烏松並沒有實際帶領團隊完成大型政府建設的經驗,但由於澳洲政府希望能盡快開始工程,烏松在連建築物的最終設計圖都還沒完成的情況下,就開始了歌劇院的建造。

 

然而,匆促展開工程的結果是,烏松不斷更動設計,使得許多施工在過程中,因為不符合規範被拆除重建,這導致建設進度大幅落後。在九年的工程後,烏松在一片謾罵聲中退出建設專案,改由澳洲建築團隊接手建造。

 

雖然最後歌劇院成功建造完成,也成為了澳洲的標誌性建築物,但花費的經費和時間都比預估多出了好幾倍。原定五年完成的專案,花了十四年的時間才建成,且費用也比原先預估高出了一四○○%。

 

並不是每個專案都能夠像雪梨歌劇院一樣,經歷了幾番波折後還可以繼續實施,且完成後的結果受到眾人讚賞。更多的專案,可能會因為負擔不了重新製作的成本而夭折,白白浪費了時間與金錢。傅萊傑格在最新著作「如何成就大事」(How Big Things Get Done)中建議,想要讓大型專案成功,應該運用三個原則:

 

從問「為什麼」開始
釐清想解決的問題

 

傅萊傑格指出,在一開始規劃專案時,多問一些具有深度和廣度的問題,再從中找出答案,是能讓專案計畫成功的關鍵原因。然而,比起多問一些問題,大部分的專案都是從「答案」開始,很少有專案會先思考「為什麼」。這是許多專案常犯的錯誤,因為想達成的目標太過明顯,大多數人在進行的時候,都會從目標出發,唯一想到的問題是「什麼時候要開始」,一旦決定好時間後,就直接進行詳細地規劃。

 

舉一個簡單的例子,有一對夫妻想要整修廚房,他們先和建築師仔細討論了廚房整修的細節,但在修改的過程中,突然覺得客廳的壁爐不符合他們的審美觀、廁所的位置應該要更動,所以又請建築師重新畫了一份設計圖。原本預計花費三個月的時間整修,沒想到最後卻花了一年多才完成。

 

更糟的是,他們樓上的鄰居看到整修結果後,也決定要重新整修房子。沒想到樓上整修對樓下產生了影響,導致原本整修好的部分需要再次修繕。最後這對夫婦總共花了大約一百萬美元整修房子,遠遠高出原本預計花費的十七萬美元,也導致他們的退休計畫被迫延後。

 

傅萊傑格指出,上述的例子就是從答案,也就是「建造廚房」這件事開始進行的。建築師在畫設計圖時,的確很仔細地和這對夫妻確認,然而,他關注的範圍過度侷限在整修廚房這件事上,這使得他沒能掌握最關鍵的問題:為什麼他們想要整修廚房?

 

傅萊傑格建議,在進行專案時,應該保持開放的態度,帶著好奇心,相信一定還有更多自己可以學習的事。舉例來說,知名建築師蓋瑞(Frank Gerhy),在與潛在客戶見面時,一定會先與對方進行長時間的對話,透過問問題的方式,探索對方的需求、期望、害怕什麼事,了解對方為什麼選擇他。這一切都是為了釐清一件事:客戶為什麼要進行這件專案?傅萊傑格指出,所有的專案都應該從問這個問題開始。

 

也就是說,在規劃專案時,應該以最終想達成的目的為依據,找出最適合的做法。就像在開發產品時,應該要從「顧客想要有什麼體驗」開始思考,而不是做出產品以後,才開始想要怎麼賣這項產品。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌440期

 

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