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做重要的事

捍衛你的優先要務

EMBA雜誌369期 / EMBA雜誌編輯部
2017.08.31

 

為了保持聚焦,股神巴菲特(Warren Buffett)會把他所有可能做的事情都列下來,然後選出最重要的五項,成為重要事項清單。接下來他的任務就是,想盡各種方法,不讓自己花時間在這五項要務之外的事情。
 

為什麼?因為他認為,如果你讓那些非優先要務的事情蠢蠢欲動,若有似無,它們終究會吸走你的能量、注意力和資源,稀釋了你本來應該放在策略要務上的時間。結果是,你的重要事項清單,會變成了你的拖延事項清單。
 

管理書籍作者蘇達考(James Sudakow)在公司雜誌(Inc.)指出,很多企業主管都知道自己的策略要務是什麼,也知道自己應該做重要而不緊急的事情,但在日常工作中,偏偏就是沒有辦法做到。
 

日常工作中,各種需求干擾紛亂而來,大多數人的習慣卻是,不管什麼球迎面而來,就自動反射性地揮棒,而通常這些都是別人的優先要務,不是自己的。到底怎麼樣才能讓自己真正養成習慣,做策略性的事? 
 

蘇達考指出,一個重要的方法是,在日常生活中設定一個結構,讓自己處理優先要務。以下是他的三個做法:
 

1.每星期一開始,劃定正式的時段,專注在策略要務上。

 

舉例來說,每星期一的上午或下午,安排一個和自己的會議,不接電話,不回電子郵件,彷彿是在辦公室外工作一樣。這麼一來,能確保自己定期思考重要事物。
 

2.確保每天一早不收電子郵件,或是上網瀏覽。

 

電子郵件和網路是非常可怕的黑洞,你往往只是想先察看一下,一抬頭,卻發現好幾個鐘頭過去,而自己待辦事項清單上的事情,一件也沒有完成。
 

設定界線,確保自己先做完重要的事情,再准許自己查看收件匣,或瀏覽網頁。
 

3.設定正式的濾網,過濾所謂的緊急事項。

 

很多人常覺得手上的工作比較緊急,非處理不可。那麼,到底什麼事情才是緊急的事情?蘇達考表示,以他個人為例,他為自己訂下的規則是,如果這件事情不當下處理,會害他財務上有所損失、顧客服務出問題,或是公司形象受損,才叫作緊急事務。其他的事項,他一律不需要立刻回應。
 

他指出,當設定了標準之後,你會發現,百分之八十以上的緊急事件都變成不緊急了。這麼一來,行事曆中可以畫下來處理策略要務的時間,也就變多了。

 

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