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幫助提高效率的日誌,應該怎麼寫?

EMBA雜誌420期 / EMBA雜誌編輯部
2021.07.29

 

 

想要提高效率,一個簡單容易的方式就是,寫生產力日誌。這能幫你釐清思緒、定義目標、反省過往,並透過對事件的分析,改善效率。

 

花了很多時間在工作上,卻感覺沒有什麼進展?資深作家梅登(Shelly Madden)在工作管理平台萊克(Wrike)上指出,想要提高效率,一個容易實行的方式就是,寫生產力日誌(productivity journal)。


她指出,生產力日誌能讓你釐清思緒、定義目標、反省過往,並透過對事件的分析,提高效率。


生產力日誌上究竟要寫些什麼?梅登提出以下六個建議:

 

1.提生效率從定下目標開始。

 

根據多明尼克大學(Dominican University)的研究,那些寫下目標的學生,完成目標的比例,遠高於沒有寫下目標的學生。書寫可以讓人思考自己主要的目標,同時和自己訂下協議,把寫下來的目標清單當成是一張契約。

 

2.學會自我分析,才能提升效率。

 

寫日誌一段時間後,就可以開始試著分析自己的工作和一天的行為,透過問自己幾個問題,找出讓自己進步與提高效率的方式。


例如,「我完成了什麼任務?」、「清單上還有哪些任務?」、「是什麼讓我的生產力下降了?」、「我在哪時候生產力最高?哪時候生產力最低?」等等。


3. 抒發情緒。

 

產生負面情緒時,會使人的專注度與效率下降。這時可以試著在日誌中抒發負面想法,把日誌當作情緒的出口。


將積壓的情緒寫出來後,你的腦袋往往會變得更加清晰,也可以避免你控制不住自己,隨便對其他人發火。


4.記下啟發你的句子。

 

每個人都需要靈感,你可以在日誌中預留一個區塊,寫下你喜歡的名言,或是寫一些鼓勵自己的話,例如:「在我的專業領域中,我是可靠的幫手」、「你怎麼處理失敗,決定你怎麼獲得成功」。閱讀這些句子,會幫助你開啟充滿生產力的一天。


5.常常更新。

 

在彈性工作的時期,許多人都必須時常修改工作的日程。透過更新日誌,幫助你重新調整重心,聚焦在現在重要的事情上。


一個重點是,盡量保持每天寫日誌的習慣,即使你認為當天沒有重要的事需要記錄,也可以用幾行字,總結當天的心情。


6.當成參考資料。

 

寫日誌的一個好處是,經過一段時間後,可以回過頭來重新檢視。你可以看到自己成長了多少、堅持了多久,以及解決了多少問題。


此外,有些人會和團隊分享工作日誌內容,例如,讓同事閱讀,共同追蹤團隊的專案,或是分享過去的學習。


誠實地把每天的想法、目標、學習記錄下來。這些珍貴的見解,可以幫助你認識自己的優點和缺點,進而提升效率。

標籤. 個人成長改善
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