破解大型專案的成功密碼

為了快速完成專案，澳洲政府匆促展開雪梨國家歌劇院的建設，最後不只預算大幅超支，建設時間也拉長三倍，還一度更換團隊；為了創造一部暢銷電影，皮克斯不斷重複修改劇本，屢屢創造經典作品。同樣是大型專案，成功與失敗的關鍵差異是什麼？

你和團隊花了好幾個月投入心血，興高采烈地投入一個大型專案，最後卻大幅超出預算，也沒有在預定的時間內完成，讓公司的投資沒有獲得預期的效果，也讓團隊十分受挫。但其實，你不是唯一一個遇到這種狀況的人。澳洲的雪梨國家歌劇院、美國的五角大廈，這些著名的建築物在建造的過程中，也都曾經歷過計劃不如預期的亂流。

事實上，舉凡建設專案、科技專案，甚至是舉辦大型活動，大型專案很容易出現超出預算和預定時間的情況。牛津大學教授、大型專案專家傅萊傑格（Bent Flyvbjerg）研究指出，只有○．五％的計畫能夠成功控制成本、在規定時間內完成，並且達到預期的獲利。

究竟成功完成大型專案，與失敗之間的差別在哪裡？傅萊傑格指出，想要讓計畫成功的最好方式是「慢慢思考，快速實施」（think slow, act fast），也就是在計劃專案時多花一點時間研究，把可能的問題都找出來，再開始進行專案。然而，大部分的大計畫都是以相反的方式進行。澳洲著名的建築雪梨國家歌劇院，就是典型「快速思考，緩慢實施」的例子。和它顯赫的名氣相比，它的建造過程可以說是一片混亂。

最初建設雪梨國家歌劇院的丹麥建築師烏松（Jorn Utzon），原本是一位名不見經傳的住宅設計師，因為意外在澳洲政府舉辦的歌劇院設計比賽中得獎，成為了歌劇院計畫的主要負責人。烏松並沒有實際帶領團隊完成大型政府建設的經驗，但由於澳洲政府希望能盡快開始工程，烏松在連建築物的最終設計圖都還沒完成的情況下，就開始了歌劇院的建造。

然而，匆促展開工程的結果是，烏松不斷更動設計，使得許多施工在過程中，因為不符合規範被拆除重建，這導致建設進度大幅落後。在九年的工程後，烏松在一片謾罵聲中退出建設專案，改由澳洲建築團隊接手建造。

雖然最後歌劇院成功建造完成，也成為了澳洲的標誌性建築物，但花費的經費和時間都比預估多出了好幾倍。原定五年完成的專案，花了十四年的時間才建成，且費用也比原先預估高出了一四○○％。

並不是每個專案都能夠像雪梨歌劇院一樣，經歷了幾番波折後還可以繼續實施，且完成後的結果受到眾人讚賞。更多的專案，可能會因為負擔不了重新製作的成本而夭折，白白浪費了時間與金錢。傅萊傑格在最新著作「如何成就大事」（How Big Things Get Done）中建議，想要讓大型專案成功，應該運用三個原則：

從問「為什麼」開始

釐清想解決的問題

傅萊傑格指出，在一開始規劃專案時，多問一些具有深度和廣度的問題，再從中找出答案，是能讓專案計畫成功的關鍵原因。然而，比起多問一些問題，大部分的專案都是從「答案」開始，很少有專案會先思考「為什麼」。這是許多專案常犯的錯誤，因為想達成的目標太過明顯，大多數人在進行的時候，都會從目標出發，唯一想到的問題是「什麼時候要開始」，一旦決定好時間後，就直接進行詳細地規劃。

舉一個簡單的例子，有一對夫妻想要整修廚房，他們先和建築師仔細討論了廚房整修的細節，但在修改的過程中，突然覺得客廳的壁爐不符合他們的審美觀、廁所的位置應該要更動，所以又請建築師重新畫了一份設計圖。原本預計花費三個月的時間整修，沒想到最後卻花了一年多才完成。

更糟的是，他們樓上的鄰居看到整修結果後，也決定要重新整修房子。沒想到樓上整修對樓下產生了影響，導致原本整修好的部分需要再次修繕。最後這對夫婦總共花了大約一百萬美元整修房子，遠遠高出原本預計花費的十七萬美元，也導致他們的退休計畫被迫延後。

傅萊傑格指出，上述的例子就是從答案，也就是「建造廚房」這件事開始進行的。建築師在畫設計圖時，的確很仔細地和這對夫妻確認，然而，他關注的範圍過度侷限在整修廚房這件事上，這使得他沒能掌握最關鍵的問題：為什麼他們想要整修廚房？

傅萊傑格建議，在進行專案時，應該保持開放的態度，帶著好奇心，相信一定還有更多自己可以學習的事。舉例來說，知名建築師蓋瑞（Frank Gerhy），在與潛在客戶見面時，一定會先與對方進行長時間的對話，透過問問題的方式，探索對方的需求、期望、害怕什麼事，了解對方為什麼選擇他。這一切都是為了釐清一件事：客戶為什麼要進行這件專案？傅萊傑格指出，所有的專案都應該從問這個問題開始。

也就是說，在規劃專案時，應該以最終想達成的目的為依據，找出最適合的做法。就像在開發產品時，應該要從「顧客想要有什麼體驗」開始思考，而不是做出產品以後，才開始想要怎麼賣這項產品。

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