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讓會議變有效

提升決策品質,從好好開會開始

EMBA雜誌398期 / EMBA雜誌編輯部
2019.10.01

 

千萬別讓一種人來開會,那就是「觀光客」。他們就是那些只想來會議室裡坐坐,卻不想扮演角色,承擔責任的人。除此之外,要開好會議,還應該注意什麼?

 

大大小小會議一個接著一個,常常要忙到下午六點才能坐下來思考自己工作的事情。這是否也是你的心聲?會議的目的是幫助公司決策,但在許多公司,開會不僅不能有效解決問題,反而成為干擾工作的因素。


麥肯錫公司最近一項問卷調查顯示,六一%的主管認為,公司的會議討論品質不佳、缺乏效率,讓人頭痛;只有三七%的受訪者認為,自己的組織決策明快,能及時解決問題。


「會議成效來自於想清楚開會的目的,以及妥善規劃。」麥肯錫顧問史密特(Aaron De Smet)這麼說道。想改變會議拖累工作的困擾,史密特與其他兩位麥肯錫顧問,在麥肯錫季刊(McKinsey Quarterly)上建議,主管在開會前應先做功課,問自己以下三個問題:


Q1:這個會議真的有必要召開?


「刪去法」絕對是提升生產力最有效的一招。建議先從例行性會議開始思考,試想,這些經常性的會議是不是絕對必要?省下這些開會的時間,是不是反而讓決策更有效率?


某家公司定期召開成長小組會議和執行小組會議,兩組會議不少成員重疊,會議主題往往極其類似,但只在執行小組會議當中才會決議。因為成長小組會議是鼓勵主管發想與討論新事業相關問題,再交由執行小組會議決定後續執行方向。但這樣的做法造成成長小組會議的性質形同空談,越來越難以觸及主題。


之後,公司注意到會議主題不明的問題想加以改善,但又碰上會議的決策權責不明,開會總是議而不決的問題,久而久之,只討論卻不決定,成為公司組織文化,會議的效率越形惡化。


史密特指出,主管應站在公司角度思考,人力資源能否好好運用,與資金需妥善配置一樣重要。如果例行會議確有必要,不妨與其他主管討論,開會的週期是否合適?原本每週一次是否能改成兩週一次即可?為改善議而不決的情況,是不是每次會議都授權由某位與會成員,擔任最後拍板定案人?但指定授權並不表示不需要徵詢其他人意見,只是為便於達成決議,不需要全體與會者都同意才能定案。


Q2:會議的目的到底為何?


會議當然都有主旨,但人們其實很少深入思考,開會的目的到底是為分享資訊、討論,還是要決定什麼事情?定位不明,造成大家花很多時間開會,卻無法得到令人滿意的結果。


本文未完,全文請見EMBA雜誌398期

 

 

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