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學會放手

別再告訴員工「該怎麼做」

EMBA雜誌374期 / EMBA雜誌編輯部
2017.10.13

 

親愛的主管,別再插手員工自己就能完成的工作,

他們的能力與創造力,其實超出你原本的期待。



 

許多主管都很納悶,為什麼已經規劃好了專案細節,也向團隊講解過,該怎麼做才能快速完成任務,但他們最後繳出來的成績單,卻總在及格邊緣徘徊?是大家不夠努力,還是計畫不夠詳盡?
 

資深顧問吉爾基(Charlie Gilkey)在繆斯管理網站(The Muse)上指出,當主管沒有分配好自己與團隊的時間,事事都要干涉與過問,過度的微管理反而會束縛員工,讓他們無法發揮應有的表現。
 

想要幫助團隊完成任務,成為一位更好的領導人,吉爾基建議,不妨採取下列四個方法:

 

1.採用三分之一/三分之二法則
 

沒有人喜歡在最後一刻,才拿到原本一直壓在別人手上的專案計畫。根據三分之一/三分之二法則,主管應該給予團隊三分之二的時間來執行專案。也就是說,若你必須在十個工作天內完成一項任務,那麼,你應該在兩個工作天之內,將整個專案的大致細節交到團隊手上。
 

由於工作中總是會有緊急的事或突發狀況出現,對忙碌的主管來說,雖然沒辦法每次做事都採用這個法則,但這確實是一個有效的做事方法。
 

很多主管都非常抗拒三分之一/三分之二法則,因為他們喜歡一口氣給出完整的計畫,或先規劃好所有細節。事實上,這很可能是領導人缺乏自信,和不信任團隊的藉口。
 

如果你的團隊成員都是對的人,你也已經說明工作流程,那麼,在告訴團隊大致的規劃後,他們便能進行一些準備,讓專案早點開始啟動。如此一來,主管不僅不會再聽到,大家追趕最後期限的牢騷,還可以避免趕工所造成的績效低落。

 

2.告訴團隊要做什麼,而不是該怎麼做
 

很多主管做不到三分之一/三分之二法則的原因,是因為他們想將任務的每一步、每一秒需要怎麼做,都規劃出來。
 

想要成為一位有效的領導人,你應該給予團隊一些指導原則,並讓他們自己思考和決定,要用哪種方法來完成任務。
 

有一個簡單的方法,可以幫助主管檢查,自己是不是給了團隊太多不必要的資訊。問問自己,你是在告訴他們「要做什麼」,還是在告訴他們「該怎麼做」。若你是在告訴團隊「該怎麼做」,這就代表部屬的訓練不夠充分,或者你在浪費彼此的時間。
 

如果團隊不知道該怎麼做,那就提供他們訓練;如果他們早就知道該怎麼做了,那就不要擋住他們,讓他們盡情發揮。你的目標應該是讓團隊完成他們的工作,而且要比你親自動手時做得更好:你負責做出重大的決策,而他們負責落實。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌374期

 

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