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遠距管理

五招做好視訊會議

EMBA雜誌418期 / EMBA雜誌編輯部
2021.05.31

 

因為疫情的關係,公司必須讓員工在家上班。但你發現狀況百出,團隊的討論效率也不如以往。由於許多員工過去沒有嘗試過視訊會議,再加上遠端工作的性質,本來就讓員工更容易分心,造成溝通出錯,這種種情況,都讓主管面臨管理上的挑戰。
 

如何把視訊會議的效益最大化,確保團隊往相同目標前進?管理顧問薩莫斯(Andrea Summers)在快速企業雜誌(Fast Company)提出以下五個建議:


1.讓每個員工有時間說話


遠距工作時,員工通常會著重於自己的待辦事項清單,這聽起來好像能夠提高生產力,但事實上,這反而會讓員工之間出現隔閡,減少合作。要讓員工之間有所連結,你可以提出一個有意義的問題,作為遠距會議的開場,並給每個人一點說話時間。這能夠給員工機會消除距離感,抒發壓力與焦慮,有助於將重點放回到團隊的工作。


2.包容突發狀況
 

主管必須要能容忍,視訊會議時可能會被打斷,並預留一點時間讓員工提問。舉例來說,在開會時,如果有員工因為小孩突然闖入而分心,卻不敢問報告者剛剛說過了什麼話,他可能會假裝自己有聽懂工作內容,從而導致做出錯誤決定。


3.緊跟議程表


緊跟著會議議程表,可以提升視訊會議的生產力,舉例來說,議程應該要清楚列出會議的目的、要完成的事項,以及完成時間。另外,也要清楚闡明在不同情況下,誰必須要負責製作議程表,寄給所有人,並告知何時要確認完並回覆。這樣一來,每個與會人員都能做好準備。


4.做好摘要,重述重點


視訊會議結束後,決定好下一步,以及達成目標的方式非常重要。可以做出一份正式、完整的摘要,內容包含短期及長期目標、各項工作負責人,並設立明確的時間表。至於撰寫摘要的人,最好從會議主席以外挑選,並在會議開始之前先公布人選。遠端工作時,團隊間花再多的時間溝通都不為過,這樣才能清楚了解責任歸屬及後續執行。


5.保留一些辦公室傳統


製造一點實體辦公室的氛圍,舉例而言,如果主管過去會在愚人節發一些無厘頭的訊息,即便換成遠距上班,也不要廢止這種傳統。要記住,儀式感通常可以帶給人們很大的慰藉,讓他們度過不安定的情況。如果之前辦公室沒有什麼特別的儀式,你可以現在開始創造。


做好遠距會議,不只可以幫助公司度過困難的時期,也可以創造出新的日常,讓團隊具備未來也能繼續使用視訊溝通的能力。

 

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