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最小力量,最大成果

找出解決問題的關鍵支點

EMBA雜誌463期 / EMBA雜誌編輯部
2025.02.25

 

 

工作中的繁瑣流程、過時制度,就像是巨石一般,阻礙效率。面對這樣的困境,想要突破瓶頸,解決問題,你只需要一個「對的支點」。如何用最小力量,換取最大成果,撬動問題巨石?


「給我一個支點,我可以舉起整個地球。」這是希臘科學家阿基米德(Archimedes)的名言。這個概念也適用於工作和生活中,想突破瓶頸,解決問題的時候


在工作中,我們會遇到某些制度或習慣,可能是公司長久以來的繁瑣規定,或是今日已不適用的做事方式。它就像是擋住我們去路的巨石瓶頸,阻礙我們前進,不只降低效率,還可能造成不必要的浪費,但就算用盡全力也很難撼動,因此總讓人感到沮喪挫折。


以西北紀念醫院(Northwestern Memorial Hospital)為例,在過去很長的一段時間,其收發室都有效率極差的問題。急著用來救命的藥品,可能一天內就抵達醫院,但從收發室到下訂單的單位,卻還需要三天。沒有人喜歡這狀態,但大家卻習以為常,同時也難以改變現有流程以解決問題。


暢銷書作者希斯(Dan Heath)指出,想要突破這樣的瓶頸困境,你需要的是,找到對的支點,這個支點能幫助你排除阻礙,順利達到目的。他在新作「找到變革的支點」(Reset: How to Change What’s Not Working)一書中表示,「支點」(Leverage Point)就是那些只要稍微施力,就能帶來不成比例回報的介入點。

 

因為我們想要挪動的是巨石,而不是小砂礫,這些支點必須同時是「可行的」(doable),以及「值得做的」(worth doing)。前者指能夠在短期內實踐,後者指的則是成效大到有實行的價值。 


以西北紀念醫院來說,新任供應鏈績效主管蘇威特(Paul Suett)上任後,才改變了上述情況。當時團隊探討出數個解決效率問題的方法,其中之一就是停止批次處理。


簡單的來說,當時收發室的包裹處理流程是,一位員工一次對一批包裹(假設十個),進行單一作業(例如貼標籤),然後將這批包裹用推車推給下一位員工,由他對包裹進行下一個單一作業(例如登錄資料)。接著再交給下一個員工進行下一個單一作業,以此類推。


批次處理不一定會拖累效率,但在醫院的情況下卻是如此。因為當前一個人在為該批包裹貼標籤時,負責登錄資料的人就只能等待。而輪到後者登錄資料時,下一步驟的人也還在等待,平白浪費彼此的時間。


也就是說,若改成每完成一個包裹的作業,就立刻交給下一個人,而非整批處理,就能大幅加快處理速度。所以在此,「停止批次處理」就是一個解決效率問題的「支點」。


那麼該如何找到能夠讓人四兩撥千金的支點呢?希斯分享了三個關鍵方法:


1. 親身觀察工作情況
親自看見問題


比起坐在會議室裡揣測組織現況,不如親自到現場,更能看清問題的癥結,從而設下能有最大成效的支點。 


如果你是校長,這可能代表跟在學生背後影子學習(shadowing)一天。西萊登高中(East Leyden High School)副校長芮特(Karen Ritter)為了改善學生體驗,決定隨著九年級生亞倫一同上課。在影子學習前,她針對某些項目為學校打分數,其中「學生在校能積極學習」跟「學生投入度」這兩項,芮特都給了B。但這兩者在她進行影子學習後,都雙雙掉到C。


一個原因是,課堂實在枯燥無味;另一個原因則是,她發現亞倫因為數學成績不佳,而被強制安排了雙倍時間的補救課堂,這使得亞倫沒空檔選修真正有興趣的科目,比如法語。


這個經驗讓芮特找到了兩個能改善學生體驗的支點:其一是鼓勵教師使課堂變得更活潑,才能讓學生更投入。為此,校方安排了教師接受專業訓練。其二是重新考慮補救課堂的強制性,並保障學生自由選修至少一堂課的權利。


親身觀察除了能讓你看見過去因距離遙遠,而未能知情的問題,也能讓你揭露雖然一直存在,卻因眾人習以為常,而被忽略的大問題。事實上許多管理上的問題,往往是某些早已不合時宜的做法被保留下來,而造成效率阻礙。


麻省理工教授雷鵬寧(Nelson Repenning)等學者,舉了巴拿馬某瓦楞紙廠的例子。當時,公司總裁莫拉雷斯(Michael Morales)發現,該廠於製程中所產生的紙張浪費,遠高於業界平均,於是到現場觀察。他因此發現該廠有個奇怪的慣例:瓦楞紙製造機每天十一點半都會暫時停機,稍後再開啟。然而這不只降低生產力,也容易損害紙張與設備。


再進一步探究,才知道「製造機午休」的規定行之有年。最初會制訂這個規矩,是因為當地電力在午餐時間會變得很不穩定,所以管理層為了保護設備,決定午間停機。然而事過境遷,當地電力早已變得穩定,讓製造機午休的習慣卻保留了下來,這習慣已從當初的解決方案,變成了如今的問題。


莫拉雷斯在這次的親身觀察中所發現,可用來減少紙張浪費的支點中,就包括了「廢除中午停機的慣例」。不過兩個月內,該工廠的紙張耗損就從二一%降至一五%,省下了五萬美元。這證明了這是個既可行又值得採用的支點。


2. 思索設定目標的目的
探索各種支點


第二種尋找支點的方法是,仔細分析你所設下的目標。自問:「我設定這個目標的目的是什麼?」而且:「是否有別的途徑,可以讓我更輕易或快速地達到該目的?」


這個「目的」也就是你的巨石,「目標」則可說是你的支點,而「別的途徑」則是其他支點選項。詢問這個問題是要確保,你的目標與終極目的並未脫節,而且你是用對的支點,去撬動對的巨石,以避免白費力氣。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌463期

 

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