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7大誤區X3大原則

將績效管理融入日常工作

EMBA雜誌411期 / EMBA雜誌編輯部
2020.10.30

 

為什麼目標設定好了,團隊也定期開會溝通,結果還是離目標有一大段差距?麥肯錫顧問指出,這很可能是績效管理系統出了問題。績效管理不是出錯時再做,也不是一年一度的重頭戲,它必須融入日常工作中,將所有階層和部門串聯在一起。
 

目標訂定了,也大聲向團隊宣告過,日常會議也定期召開,為什麼團隊還是達不到目標?


隨著第四季的到來,許多主管才驚覺,團隊離年初訂定的目標,還有一大段差距。難道是團隊的執行力有問題?或是專業能力不足?先等等,麥肯錫顧問公司(McKinsey & Company)資深顧問卡爾皮(Raffaele Carpi)指出,團隊沒有達成目標,很可能是績效管理系統出了問題。


績效管理系統是每家公司不可或缺的重要工具,它能幫助主管明訂清楚目標,也能將公司的人力與物力導向所需之處。使用得當,往往能夠大幅提升公司的競爭力。過去,奇異公司(GE)所締造出的輝煌成就,有很大一部分來自於,前執行長威爾許(Jack Welch)在績效上的管理。他帶領公司二十五萬名員工朝向同一個方向前進,使公司成功轉型,成為全球市值最高的公司之一。


強大的績效管理奠基於一個簡單的原則:可以被衡量的目標,才能被完成(what gets measured gets done)。在最完美的情況下,組織各個層級的目標和衡量指標皆設計良好,從上而下環環相扣,而每個部門的目標,也與公司整體的策略目標連動。同時,主管持續與成員對話,以評估與追蹤衡量指標。員工有好的表現時會得到獎勵;表現不佳時則啟動解決問題的措施,設法追蹤與改善。
然而不幸的是,大多數公司的績效管理系統漏洞百出,難以發揮功能。卡爾皮指出,今天許多公司所設定的衡量指標,與公司真正想達成的目標沒有關聯,員工也不了解自己的目標對公司來說有什麼意義,又或者,就算不達成目標也沒有關係。


想要讓公司的績效管理發揮作用,推動團隊達成目標,團隊必須有一套可以衡量、與公司整體目標連結,並且融入日常工作中的指標。卡爾皮等三位資深顧問在麥肯錫季刊(McKinsey Quarterly)上指出,企業必須注意績效管理的七大陷阱,以及強化三大解決方法。


七大系統漏洞


1.衡量指標設定不佳。這個問題不只使公司無法推動想要達成的績效目標,還可能有反效果。舉例來說,一個產線由數個班別的作業員共同負責,如果每個班別各有各的產量目標,並只基於自己的績效予以獎勵,可能導致大家自掃門前雪。


這樣的衡量指標會造成,成員在接近下班時間時怠工,讓他們覺得,無法趕在換班前完成工作,會讓接班者佔了便宜,算在對方的績效裡。這種心態與作風對公司不利。因此各班別的績效應與工廠整體的產量掛勾,讓每個班別的人員都做出有利於全體的行為。


2. 績效目標設定不佳。這個問題的的癥結則常見於目標難度過高或過低。若目標過於好高騖遠,容易導致員工一開始就怯步。相對的,若是過於唾手可及,那麼員工就可能比較不把它當一回事,也無助於提升績效。因此,最理想的目標應該有適當的難度,必須要員工多費點心,但又不至於達不到的。


3. 衡量系統不透明。就算目標設定得好,如果系統缺乏透明度,效果往往會大打折扣,因為員工看不到本身的績效目標,跟公司整體目標之間的關係。當員工感受不到自己的努力究竟有何意義,自然容易失去動力。


因此公司應讓員工明白,由上到下,每個層級間的績效目標與指標如何環環相扣。某汽車公司的員工會在交班時,傳閱當日的產量表,上面記錄著其單位的成果,以及該成果對公司績效的貢獻。另一家製造商則在每季一次的全員大會上,公開公司的財務成績,以及每個工廠的表現。


卡爾皮等人強調,績效目標必須依每個層級量身打造,讓所有人都清楚明瞭,並採取相關行動(參見附圖一)。


4. 溝通不足。跟欠缺透明度有關的,就是溝通不足這個問題。領導人不應該認為績效管理只是設定目標就結束,而必須在過程中,以誠摯且開放的心態,頻繁地溝通。


行動前後的討論、班別交替時的對話、主管與員工的一對一面談,這些溝通都是有助提升績效的重要環節。組織成員能藉此及時發現錯誤,修正做法,並從中學習。


5. 績效指標欠缺關聯性。如果所設定的績效指標,並不符合某單位、團隊、成員等的需求,那麼就失去了其意義。


因此卡爾皮等人提出一個可以避免此情況的參考做法,那就是讓員工自行決定其所屬單位的績效目標與衡量指標。一方面是這些員工必定較了解單位的狀況,所選定的目標與指標自然與該單位較有關聯性;另一方面則是,由員工自行設定目標,心理上會更覺得此事與自己相關,會比被動接受別人訂定的目標,還要來得有當責與動力。


6. 不需要承擔後果。不必承擔後果是讓績效管理力道減弱的一個因素,這彷彿在告訴員工,是否達標都無所謂。不過卡爾皮等人認為,比起嚴懲績效不佳者,獎勵績效優良者可能更有助於提升表現。但獎勵的頻率必須要夠密集,而且聲量夠大,才能達到振奮人心的功效。

 

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