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別再老套

簡報可以這樣做

EMBA雜誌397期 / EMBA雜誌編輯部

 

你才開始放出第一張投影片,聽眾就紛紛滑起手機;你用心準備簡報內容,客戶卻冷漠回應。演講或簡報時,該如何抓住觀眾的注意力?


史丹佛大學講師亞伯拉罕(Matt Abrahams)在快速企業雜誌(Fast Company)表示,一般人在簡報時,容易落入一些制式做法,導致內容千篇一律。他指出,以下是簡報最容易出錯的五個環節,運用一些簡單的技巧,可以大幅提高演講吸引力:


1. 開頭。「大家好,叫……,我今天要簡報的題目是……。」這種開場白老套又缺乏原創性。與其這樣開場,不如學○○七電影,以動感的方式抓住觀眾的眼球。一個故事、一個投票、一個啟發大家思考的問題,或是一段短片,都能立即吸引觀眾的目光。


事實上,會議也可以這樣開場。先問與會者,你希望他們回答的一、兩個問題,大家回答後再進入會議,這樣能讓大家從一開始就進入狀況。


2. 結尾。心理學研究發現,人們會比較記得開頭與結尾,並會期待講者多花些時間總結他們的簡報。
一個漂亮的結尾要簡潔有力,因為一旦觀眾知道你的簡報已進入尾聲,他們的注意力便會逐漸移轉。想有個漂亮的結尾,可先說「感謝您用心聆聽」,再直接說出你這次簡報的目標:你想讓觀眾思考、記得什麼事,以及接下來他們應採取什麼行動。


3.轉場。轉場是簡報時,觀眾最容易分心的環節。以下這四種時候,一定要有順暢的轉場:一、從這個重點連接到下個重點時;二、投影片開始和結束時;三、從簡報接到問答環節時;四、要交棒給下個講者時。


除了「所以」、「接下來」等台詞之外,想要順暢的轉場,你需要根據剛才的內容,做出有力的小結,例如,「面臨這麼重要的問題,什麼才是最好的解決方案?」再轉到下個重點。


4. 絆著你的詞語。許多主管在溝通時,常不自覺地說降低說服力的詞語。例如,「我覺得我們也許可以開發新市場。」「也許可以」這類詞語,會讓主管顯得不夠堅定,降低溝通成效。


想要有效解決這個問題,必須先找出你慣用的贅詞,你可以請別人幫忙聽你的簡報,接著,找尋更強勁的詞語來替換。舉例來說,「我覺得」可以替換成「我相信」或「我知道」;「也許可以」可以替換成「應該」。


5. 想背稿。許多人喜歡背下演講稿,但因為想照稿演出,壓力更大,更容易犯錯,也限制了隨機應變的能力。


想解決這個問題,你可以想像自己是觀眾,從這個角度發想簡報結構,再根據這個結構,列出大綱,按照大綱練習,但所說的話不一定要每次都一樣。


一個活潑的開場搭配順暢的轉場,再來一個簡潔有力的結尾,你就能從頭到尾,牢牢抓住觀眾的注意力了。

 

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