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設計訓練教材的關鍵步驟

EMBA雜誌445期 / EMBA雜誌編輯部
2023.08.31

 

想透過教育訓練教材,協助員工提升能力, 並不是找來專家或資深員工寫下工作重點,就可以達成。在設計教材之前和之後,你還應該注意什麼?


為了幫助員工養成新的工作習慣、解決績效問題,或是培養新的技能,公司製作相關教學內容或是SOP,但效果卻常常不盡理想。有些員工覺得對於工作沒有幫助,有些則認為太複雜而難以吸收。


為什麼會這樣?學習與發展顧問諾斯(Cara North)指出,這是因為很多教育訓練教材,就像是公司一廂情願塞給員工的資訊,並沒有考慮內容是否符合員工的需求,以及員工是否能消化與應用,因而成效不彰。


她在最近出版的「學習體驗設計概論」(Learning Experience Design Essentials)一書中指出,真正的學習體驗設計,應兼顧內容(content)與情境(context)。也就是必須先考量教授這些內容的目的,以及這些內容會如何應用在組織內,再基於這些考量設計教材,提供員工最佳的學習成效。


要達到這樣的目的,設計課程的人資團隊就不能單打獨鬥,而必須與提出訓練需求的主管、知識專家、實際需要學習的員工等人,一同出擊,才能設計出能派上用場的良好學習體驗。


針對課前分析、課程設計、製作教學產品,以及評量四個階段,諾斯提出以下建議:


1.分析
專案的評估與啟動


很多公司一遭遇問題,就會反射性地想以訓練課程來解決,於是向教育訓練團隊提出請求,甚至是直接給他們一份現成的資料,要他們改編成課程。


事實上,很多問題不是教育訓練可以解決的,因此事前的分析非常重要。要先進行需求評估,確認教學課程是否真能解決問題。如果答案是肯定的,接下來才進入其他的步驟。


■專案請求。

 

這時,人資團隊要做的是蒐集更多資訊,以初步確認對方的問題是否真能透過訓練解決。比如說,產品良率低,如果是廠房燈光不佳導致的,那麼多少訓練都不能解決問題。


面對這樣的狀況,諾斯建議,請提出訓練需求的人,先回答幾個問題,以幫團隊初步判斷,這個情況是否應透過課程解決:


1.這個學習的目的是什麼?這可以讓你大略掌握對方的想法。


2.想透過這個學習解決什麼商業問題?也就是這個學習對公司整體有何意義?這可以讓你知道這件事的重要性,是否應該優先處理。


3.是否曾先採取其他方法來改善問題?這能幫你初步過濾一些做法。


4.要創造這個學習體驗,需要哪些利害關係人參與?比如除了提出請求的人以外,還有主題專家、專案贊助人等等。


■專案啟動。

 

接下來,學習團隊應與利害關係人舉行啟動會議,以確立專案方向,也藉此理解大家的期許,比如希望藉此課程解決什麼問題、獲得什麼成果、滿足哪些指標等等。


這是一個從利害關係人獲取更多細節的機會,像是他們認為有績效問題的那項工作,目前員工是怎麼執行的,以及為何目前沒按照他所希望的方式執行。


這也是為了再次確認是否真的需要打造學習體驗。如果這個問題是單一次的錯誤,跟那一位犯錯的員工談談即可;如果是員工過勞而無法做出正確決策,那就可能得考慮工時問題。這些都是訓練無法解決的。


2.設計
穿上員工的鞋子


有些課程是為了教員工如何製作漢堡,有些課程是要協助客服人員回答問題。要設計出有用的課程,讓員工所學內容能夠應用在現實工作中,教育訓練團隊就必須具體知道,員工是怎麼執行該工作的。


此時,可以對工作內容與流程進行拆解,確認員工實際執行該工作時是什麼模樣的,有哪些問題與需求。由此設計出合適的課程,而不是只聽從主題專家或其他相關人士的意見。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌445期

 

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