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太毅國際顧問公司顧問張志維

如何讓會議更有效?

EMBA雜誌433期 / EMBA雜誌編輯部
2022.08.31

 

Q我們公司是一家小公司,團隊每次開會討論可能的新產品,或是有什麼新的行銷做法時,不是一片安靜,就是大家提出的想法過於發散,得不出一個結論。最後主管往往會為了不繼續浪費時間,匆忙做出決定,或是沒有任何結論。想要讓會議更有成效,我應該怎麼做?


A許多公司花很多時間制定規範、監督員工,確保員工上班不遲到、不做私事,卻讓員工在會議室裡耗兩三個小時沒有產出。他們緊抓著小時間,卻放掉了真正能運用的大時間。


會議開得好,公司更容易做出品質好的決策,有助於公司的發展;會議開不好,不但浪費了時間,更可能因為做錯決定,讓公司付出代價。


開會時,會議主持人的角色非常重要。若會議主持人能夠先做好規劃,思考時間配置和進行方式,並讓與會者知道他們應該準備什麼內容,在進行會議時才能獲得比較好的成效。然而,依我的觀察,大多數公司會議主持人的角色,是由主管擔任,而在會議之前,有九成的主管不會進行會議的事前規劃。


若主管只希望在會議上,聽部屬報告他們事先準備好的內容,自己不需要做任何準備,那麼會議成效必定大打折扣。


因此,主管應事先規劃好會議流程,要先想好,你要怎麼帶這一場會議,怎麼讓大家參與其中,才能順利引導會議的進行,激發員工投入度和創意。


以下分別就會議前,以及會議中,會議主持人(通常是主管)應該扮演的角色來說明:


會議進行前
事先規劃會議流程


議題的引導方式是需要事前構思的。主管可以先思考,這場會議是為了什麼主題?假如今天要開業務會議,那麼北、中、南,哪一區先開始報告,效果會比較好?從哪一個議題開始討論比較好?誰先報告效果比較好?如果能讓比較正面的員工先報告,把會議氣氛帶起來,會不會更有利會議的進行等等。


此外,主管也應預估團隊成員會怎麼回應,例如,最近業績不太好,主管可能預估到他們會感到挫折,或是擔心被責備,因此,在會議一開始,可以先鼓舞一下眾人的士氣,讓大家開會時比較有動力。


另外,主管也可以先設想,針對這個會議主題,部屬會怎麼回答問題,應該要怎麼將正向的氣氛帶起來,讓大家比較願意講出工作現況,或是比較放鬆。


善用會前會


許多主管常遇到的問題是,會議太多、太長,無法取得共識。事實上,對於那些可以快速結束的討論,的確可以放在會議中進行,然而,若是有比較容易起衝突的問題,主管就應該透過會前會的方式,事先進行協調。


主管可以先把相關的部屬找來討論,先知道每個人打算採取的方法,以及底線在哪裡,事前先把可能出現的爭議協調好,以避免在會議上雙方固執己見,爭執不斷的狀況。


在處理衝突時,百分之九十九的公司做法會是,請雙方各退一步,各自妥協。然而,很多時候部屬提出來的主張,不見得都是最好的方法,若只是要雙方在主張上做出妥協,並沒有辦法得到好品質的結果。


因此,比較好的方式是,釐清「需要」和「想要」的差別,找出雙方需要的是什麼,再腦力激盪,盡力滿足雙方的「需要」,得出更好的方法,而不是在對方的「想要」上做出妥協。盡可能把討論推到雙方的需求上,才是比較好的方式。


一個簡單的例子是,部屬表示,出外辦公需要一台車,他希望公司可以買一部豪華轎車讓他代步。從這個例子中可以明顯地判斷,部屬的「需要」是車,而他的「想要」是豪華轎車。因此,主管應該著重在討論與滿足部屬「代步車」的需求上,而不用執著在汽車的品牌上。


此外,主管也可以透過會前會,事先和部屬溝通應注意的地方。例如,可以跟喜歡插嘴的同事溝通,請他在會議中,盡量不要打斷別人的報告。主管可以告訴他,為了鼓勵新人,請他在新人發言時,先不要說話,等新人發言完,會再請他給新人一些建議。


會議進行時
設計開場的暖身活動


很多主管在開會時,會立刻進入正題,然而更好的做法是,先以閒聊的方式,帶動大家的氣氛,花五到十分鐘的時間,了解每個人的現況。


尤其是當團隊裡有一些很久不見的員工,主管更不應該立刻進入正題,而要設計一些小活動,讓大家一同參與。透過暖場活動,可以讓部屬放鬆,在會議中更勇於發言,讓會議進行得更順利。


一個可以參考的方式是,設計一個簽到環節,例如,請大家以一個形容詞,分享今天的心情,並說明原因。這時候也可以讓表達能力比較好的員工,優先回答,讓其他人有範例可以參考。


這也是讓每個人都有發言機會的方法。許多與會者可能會因為擔心自己講得不好,而不敢開口,然而,通常只要發言過一次,就能幫助他在之後的會議中,比較勇敢發言。


需要注意的是,設計的暖身問題不應太複雜,或是範圍太大,否則可能會發生部屬回答不出問題,或是花太多時間回答問題,導致反效果,反而讓會議變得更沒效率。


本文未完,全文請見EMBA雜誌433期

 

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