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來場工作與科技的大掃除

EMBA雜誌417期 / EMBA雜誌編輯部
2021.04.28

 

近年來,全球吹起一股極簡風潮,強調捨去不必要的東西,回歸最基本。除了運用在人們的生活中,這股極簡風潮也吹進了企業與數位生活裡。
 

管理書籍作者波德爾(Lisa Bodell)指出,她平常都會固定安排時間,清理辦公室、電腦檔案夾,或電子郵件等數位工作空間。除此之外,她也會在某些特定的時間,為自己的工作進行大掃除。


她在富比士雜誌(Forbes)建議,想要簡化上班日,不妨深度清理以下地方:


1.檢視每個重複性的支出,是否真有其價值。在工作上,你固定每個月,或者每年付費購買某產品與服務?你真的有用到嗎?


2.分析行事曆上已經安排好的會議。例如,每個星期一召開的員工會議,真的有成效嗎?還是只是每週固定浪費一小時?


3.清除各種數位平台上,鮮少使用服務的人。波德爾自己的習慣是,在每年的年初,花一整個下午的時間,仔細檢查公司使用的數位服務中,哪些員工或客戶其實沒有在使用。只留下真正需要服務的人,公司可以減少不必要的開銷。


4.取消訂閱促銷用的電子郵件。許多促銷用的電子郵件,都有一鍵取消訂閱的功能。你應該積極管理自己的電子郵件信箱,因為你才是老大。不要再讓各種不相關的郵件控制你,或是分散你的注意力。


5.設定電子郵件收件匣的過濾條件,也設定工作專用的網頁瀏覽器。查看電子郵件信箱,是工作受干擾的一大原因,你可以開設一個收件匣,供最重要的連絡人使用。


此外,你也可以將網頁瀏覽器分為公私兩類。工作上網時,看不到私下使用的購物跟新聞網站,以幫自己專心工作。


另一方面,若是在生活當中,也想掃除一下自己對數位科技的依賴,該怎麼做呢?專欄作家麥凱(Jory MacKay)在快速企業雜誌(Fast Company),提出了五個方法:


1.花時間獨處。一個簡單的練習是,把你的手機放在家,出門走走,這能讓你的思緒更清晰。


2.重拾嗜好。滑手機比「看書」來得容易,人們過度依賴數位科技的原因之一是,失去了自己的嗜好。


3.減少分心的媒介。你的手機裡有多少APP?現在就將不常用的通通刪除。


4.不要按讚。社交軟體和其他線上溝通方式,就像是數位時代中的速食,很吸引人,卻沒有什麼營養。要對抗這個習慣,你可以降低自己在這些平台的存在感,像是不要經常按讚。


5. 想像「滑一下,你就要付一次錢」。可以試著為手機上的APP,賦予金錢上的意義。想像自己每滑一次手機,就要付一次錢,也許是三十元,你的行為會有什麼改變?


上述這些這些工作與生活的科技掃除行動,作用都在「聚焦」與「節約」。積極對抗工作和生活中的複雜度,能為你留出空間,給更重要的事物。

 

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