首頁 > 個人管理 > 新官上任,不超載工作法
個人管理

新官上任,不超載工作法

EMBA雜誌385期 / EMBA雜誌編輯部
2018.09.08

 

你剛獲得升遷,成為新主管,在收到許多道賀之後,你遇到了一個困難:你的行事曆上沒有空檔。
 

長期擔任企業高階主管的肯妮爾(Christian Kinnear)發現,新主管常會犯一個致命的錯誤:想把所有事情都做好。他們既想把自己的職責做好,也想隨時協助部屬。
 

她在快速企業雜誌(Fast Company)上指出,新上任的主管想要免於筋疲力盡,可以採取以下五個方法:
 

1. 學會如何說「不」。向共事者說「不」,可能讓你心裡不好受,但如果一直對別人的要求說「好」,你的待辦事項清單只會越來越長,而這些事情卻不見得是你或團隊的核心職責。記得:說「不」會讓你有更多時間做重要的工作。
 

下次有一個專案、請求或機會出現時,思考這件事的「急迫性」與「重要性」何在。如果兩者皆低,記得說「不」,因為這件事完全不值得花時間;如果兩者皆高,則要安排時間去做,而且要優先做。
 

至於「急迫性」低,但是「重要性」高的事情,同樣要做,只是排在兩者皆高的事情後面,並儘快找時間做;相反地,「急迫性」高,但是「重要性」低的事情,如果有時間的話可以做,否則就授權出去。
 

2. 慎重選擇要參加哪一個會議。參加太多會議只會降低你的工作效率。決定要不要參加一個會議前先問:這個會議是否有清楚的討論議題?你是不是為這個會議增加價值的最好人選?有沒有可能用電子郵件或訊息,就可以取代開會?
 

3. 定期檢視行事曆。每隔一段時間,對你的行事曆按下「重新開機」鍵,有些預定行程可能已經失去必要性,以鳥瞰全局的觀點分析,哪些事情是真正需要你做的,哪些是你的員工就能做好的。
 

4. 不要讓收件匣成為待辦事項清單。當你成為主管,你收到的電子郵件只會變多,不會變少。所以,如果你一直以來都讓電子郵件收件匣,成為你的待辦事項清單,請立刻停止這樣做。 
 

肯妮爾會將工作清單分為人、企業文化、產品、銷售,以及工作表現,讓自己在安排時間時,能夠平均給予不同面向注意力。
 

5. 授權工作的目標,而不是內容。授權應該會節省你的時間,但是如果沒做對,可能會浪費很多時間。
 

授權時不要緊緊牽著部屬的手,否則他們不會覺得自己是工作的主導者,反而會更常問你不必要的問題,例如,他們有沒有做對。授權目標時,只給部屬一些大原則,他們才不會預期沿路有你一步一步地指路,而會自己想辦法達成。
 

肯妮爾強調,當一個人太累的時候,不可能有最好的工作表現。「一天工作十五小時,並不會讓一個人成為好主管。」她說。 

 

相關文章 ARTICLES
改善工作環境 三個方法,舉發惡同事
每次都到截止日期前,才纏著別人協助自己完成工作;喜歡在背後說長道短,離間同事之間 ... ...
2018.08.15
READ
活得更開心 十個習慣,讓你更快樂
快樂的秘密是什麼?哈佛大學一項長達七十五年的研究,給了一個答案。 ...
2017.10.23
READ
傑出的人在想什麼 調配屬於自己的成功秘方
無論在哪個領域,總是有些人,能將事情做得比別人更出色。 這些傑出人士的生活習慣、 ... ...
2017.03.31
READ
個人管理 向即興喜劇演員學四件事
面對突如其來的全球疫情、產業環境的巨大變動,以及工作挑戰等種種壓力,領導人應該如 ... ...
2020.04.29
READ
專訪貝恩公司策略領導人祖克 Chris Zook 後疫情時代的三個功課
全球與產業環境的巨變、科技爆炸性的成長,帶來了超級競爭者,許多過去可行的做法正被 ... ...
2020.08.31
READ
最簡單的紓壓法 服用「大自然」紓壓藥
在歐美醫界,已經有人開給病患的正式處方是「大自然藥丸」,意思是透過接觸大自然,減 ... ...
2019.06.01
READ