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溝通技巧

聽得懂我在說什麼嗎?

EMBA雜誌380期 / EMBA雜誌編輯部
2018.04.10

 

如果你是一位專業領域的專家,例如數據分析師,該如何向完全不懂這項專業的人,分享你的想法?
 

要將複雜的事情講解到別人聽得懂,非常困難,但很多時候,這決定了專案是否能順利推行,公司是否能贏得一筆好生意。
 

因此,溝通顧問艾文托夫(Matt Eventoff)在繆斯管理網站(Muse)表示,想確保聽眾百分之百聽懂,也記得住你想傳達的訊息,不妨試試以下四個做法:
 

1.了解你的聽眾。想讓複雜的資訊變簡單,首先,你必須知道你的聽眾是誰。問問自己,對聽眾來說,什麼才是最重要的?他們的背景是什麼?什麼會激起他們的興趣?
 

舉例來說,如果你是位工程師,正準備向一群財務專家爭取預算。這時,你應該將重點擺在,你的產品有哪些「金錢上」的價值:為什麼這項產品可以為他們省錢、它在市場上有多少價值,以及你如何計算成本。
 

若這是一場可以事先準備的會議,了解你的聽眾並不困難。然而,若之前無法知道你的聽眾是誰(例如在社交場合遇到的人),該怎麼辦?不妨直接開口詢問對方,他們對你將要談論的議題了解多少,並根據這個基礎調整你的說明。
 

2.選一項一定要知道的事情。研究指出,人們的大腦沒辦法同時做好兩項任務。也就是說,聽眾其實無法一邊看著簡報文字,一邊聽講者說明,一邊記下所有接收到的資訊。
 

因此,當你要解釋某項非常複雜的事情時,別貪心地想一口氣解決所有問題,這只會讓聽眾感到困惑。更糟的是,最後他們可能什麼都記不得。
 

為了幫助聽眾記住複雜的資訊,你應該思考下列兩個問題:
■如果我的聽眾只會記得一件事,那件事應該是什麼?
■為什麼我的聽眾要在乎這件事?

 

這可以幫助你選出最需要傳達的訊息(和傳達的方式),讓聽眾更容易聽懂你在說什麼。
 

3.運用背景進行說明。當你告訴聽眾:「這個新點子可以幫我們節省時間與精力。我需要XX預算來完成這項計畫。」這句話或許能引起大家的注意,但他們心中仍會冒出許多疑問,因此,你必須提供適當的背景來加以說明。
 

艾文托夫強調,傳遞訊息時使用的詞句和例子,往往決定了聽眾是否能了解,並記住你所說的話。
 

以上面的例子來說,講者不妨向聽眾說明:「大家最討厭的東西是什麼?時間與費用報告。我們的團隊有五十名成員,每週每個人必須花費一小時的工作時間,只為了寫這些報告。換句話說,我們原本可以將這五十個小時,投資在更重要的專案上。因此,若能雇人專門處理這件事,將可以減少七五%的時間浪費。」
 

4.注意你的語言。雖然又長又難的術語,可能會讓你聽起來很專業,但它們對聽眾的理解幫助不大。因此,當你在說明某件事情時,應該盡量使用簡單、日常的語句,避免縮寫和專業術語的出現。若碰到一定得使用艱澀字詞的情況,別忘了多花點心思,向聽眾解釋這些術語所代表的意義。

 

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