首頁 > 個人管理 > 聽得懂我在說什麼嗎?
溝通技巧

聽得懂我在說什麼嗎?

EMBA雜誌380期 / EMBA雜誌編輯部
2018.04.10

 

如果你是一位專業領域的專家,例如數據分析師,該如何向完全不懂這項專業的人,分享你的想法?
 

要將複雜的事情講解到別人聽得懂,非常困難,但很多時候,這決定了專案是否能順利推行,公司是否能贏得一筆好生意。
 

因此,溝通顧問艾文托夫(Matt Eventoff)在繆斯管理網站(Muse)表示,想確保聽眾百分之百聽懂,也記得住你想傳達的訊息,不妨試試以下四個做法:
 

1.了解你的聽眾。想讓複雜的資訊變簡單,首先,你必須知道你的聽眾是誰。問問自己,對聽眾來說,什麼才是最重要的?他們的背景是什麼?什麼會激起他們的興趣?
 

舉例來說,如果你是位工程師,正準備向一群財務專家爭取預算。這時,你應該將重點擺在,你的產品有哪些「金錢上」的價值:為什麼這項產品可以為他們省錢、它在市場上有多少價值,以及你如何計算成本。
 

若這是一場可以事先準備的會議,了解你的聽眾並不困難。然而,若之前無法知道你的聽眾是誰(例如在社交場合遇到的人),該怎麼辦?不妨直接開口詢問對方,他們對你將要談論的議題了解多少,並根據這個基礎調整你的說明。
 

2.選一項一定要知道的事情。研究指出,人們的大腦沒辦法同時做好兩項任務。也就是說,聽眾其實無法一邊看著簡報文字,一邊聽講者說明,一邊記下所有接收到的資訊。
 

因此,當你要解釋某項非常複雜的事情時,別貪心地想一口氣解決所有問題,這只會讓聽眾感到困惑。更糟的是,最後他們可能什麼都記不得。
 

為了幫助聽眾記住複雜的資訊,你應該思考下列兩個問題:
■如果我的聽眾只會記得一件事,那件事應該是什麼?
■為什麼我的聽眾要在乎這件事?

 

這可以幫助你選出最需要傳達的訊息(和傳達的方式),讓聽眾更容易聽懂你在說什麼。
 

3.運用背景進行說明。當你告訴聽眾:「這個新點子可以幫我們節省時間與精力。我需要XX預算來完成這項計畫。」這句話或許能引起大家的注意,但他們心中仍會冒出許多疑問,因此,你必須提供適當的背景來加以說明。
 

艾文托夫強調,傳遞訊息時使用的詞句和例子,往往決定了聽眾是否能了解,並記住你所說的話。
 

以上面的例子來說,講者不妨向聽眾說明:「大家最討厭的東西是什麼?時間與費用報告。我們的團隊有五十名成員,每週每個人必須花費一小時的工作時間,只為了寫這些報告。換句話說,我們原本可以將這五十個小時,投資在更重要的專案上。因此,若能雇人專門處理這件事,將可以減少七五%的時間浪費。」
 

4.注意你的語言。雖然又長又難的術語,可能會讓你聽起來很專業,但它們對聽眾的理解幫助不大。因此,當你在說明某件事情時,應該盡量使用簡單、日常的語句,避免縮寫和專業術語的出現。若碰到一定得使用艱澀字詞的情況,別忘了多花點心思,向聽眾解釋這些術語所代表的意義。

 

相關文章 ARTICLES
發揮影響力 能不能幫我一個忙?
在工作中該怎麼做,才能讓別人停下手邊的事,先幫你一個忙? ...
2018.03.15
READ
決策力等於生產力 好主管要在兩分鐘內做決策
哪種會議能幫助部屬成長,同時加快決策?哪樣的提案方式,能讓簡報、討論、決策,在十 ... ...
2019.05.01
READ
個人管理 歐普拉這樣過一天
脫口秀女王歐普拉,擁有自己的電視台與雜誌,忙碌的她怎麼安排每一天? ...
2019.10.31
READ
正面思考 快樂是一種選擇
無數研究顯示,人們其實可以透過努力,改進每天日常的正負面感覺,以及對人生的整體滿 ... ...
2017.02.09
READ
傑出的人在想什麼 調配屬於自己的成功秘方
無論在哪個領域,總是有些人,能將事情做得比別人更出色。 這些傑出人士的生活習慣、 ... ...
2017.03.31
READ
設定目標 找到人生的使命宣言
使命宣言是公司或個人想要做成的事,要如何擬定才算理想? 理想的使命宣言必須通過四 ... ...
2016.12.09
READ