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取捨與選擇

一張表格,終結決策拉鋸戰

EMBA雜誌374期 / EMBA雜誌編輯部
2017.10.11

 

A方案比較好?B方案比較好?還是C、D、E方案更好?讓一個簡單的表格,告訴你如何快速地做出聰明的選擇。
 

會議室裡,分成兩派人馬,你一言我一語地互相爭論。兩個小時過去,大家仍然無法做出決定,主席只好無奈地宣佈,「下次」再繼續討論,散會。
 

為了一個決策,開了三次會議卻還是沒有結果,對很多人來說,這個情景可能並不陌生。意見紛歧和缺乏共鳴,往往會讓棘手的問題變得更加複雜,並在不知不覺中,蠶食大家的精力與時間,拖累專案進度和公司營運。
 

以數位醫療新創公司「健康熨斗」(Flatiron Health)為例,剛開始時,公司只有四名員工,兩年後,員工人數成長到一百三十五人,服務兩百家診所。就在這時,它碰到了一個可能動搖整體公司的問題。這個問題既不是技術層面的危機,也和醫療方面無關,它是一個「人」的問題:主管不知道該如何有效地做決策。
 

「健康熨斗」科技長薛克斯奇(Gil Shklarski)為了解決這個難題,引進一套決策工具,幫助團隊成員思考與分析。他在首輪雜誌(First Round Review)舉辦的座談會上,分享了這套工具如何幫助團隊快速擺平艱難的選擇。
 

在運用這項決策工具前,首先必須了解,好的決策過程和好的決策之間,有什麼不同。若大家對決策過程感到不滿,那麼就算決定再怎麼聰明,團隊之間還是可能爆發一場混戰。因此,這個架構最主要的功用在於,舒緩決策過程中的壓力,同時幫助團隊達成共識。
 

這個決策工具其實只是一個簡單表格。表格的上方,可以填入大家想到的兩個(或更多)選擇;下方左邊的欄位,則分別標示出:優點、缺點,以及緩和方法。
 

舉例來說,不久前,「健康熨斗」的工程團隊討論了一個議題:他們需不需要設立更多職稱,來顯示不同資歷?由於公司的銷售團隊有很多不同的職稱(例如經理、總監、資深經理等等),但工程團隊的頭銜統一都是「工程師」。針對這個課題,有些人同意增加頭銜,有些人則不贊同。
 

引導決策的五個步驟
 

過去,這類型的討論很容易陷入僵局,造成兩派人馬互相遊說對方的局面,但這時,工程團隊運用了這套決策工具,緩和了決策氣氛,協助大家達成共識。過程中,薛克斯奇邀請工程團隊領導人,和人力資源主管一起採取下列幾個步驟:
 

1.請團隊成員列出這兩個選項的優點與缺點,並針對緩和這些缺點的解決辦法,進行腦力激盪。

2.幫助相關人士了解有哪些折衷方案,想像一下在做出每個決定後,會產生哪些場景。舉例來說,若選擇增加頭銜,那麼以後在討論技術問題時,會不會有人以職位來影響決定?該怎麼做才能避免這樣的情況發生?另外制定會議規範可以解決這個問題嗎? 
 

3.強調人的情緒和社會影響。例如,若最後選擇不增設職銜,人資人員會不會因為要額外訂定履歷表撰寫指南,而對工程團隊感到不滿?
 

本文未完,全文請見EMBA雜誌374期

 

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