首頁 > 經營管理 > 如何讓員工擁抱變革
品碩創新管理顧問公司執行長彭建文主答/編輯部撰文

如何讓員工擁抱變革

EMBA雜誌379期 / EMBA雜誌編輯部
2018.03.23

 


Q
趁著農曆年剛過,我們想將一套新的服務流程導入公司。經過研究,我們相信這個改變能提升公司的服務品質。然而,員工們卻因為新流程比舊流程多了一些手續而感到不滿,抱怨聲四起,讓這項專案才剛開始就遇到了困難。我們該怎麼做,才能調整員工心態,讓大家願意擁抱變革?

 

A
想要在快速變動的時代生存下去,企業必須持續改變、持續進步,才有機會超越競爭對手。

 

變革有小有大,小的變革可能是在部門內推行一個新的做法,大的變革可能是事業單位和事業單位的合併。在這樣的情況下,某些人的角色和職掌會有所改變。
 

然而,許多員工在面對變革的第一時間,通常會抱著抗拒的心態,因為他們:一、已經熟悉了原本的工作;二、需要花時間學習不熟悉的業務;三、在適應過程中,工作難度和工作量可能會隨著增加;四、不了解公司為什麼要做出改變;五、覺得自己能力不足(能力因素佔的比例較小,因為這部分可以透過教育訓練來補足)。
 

若主管在協助公司推動變革時,發現同仁因上述原因而不願意擁抱改變,不妨運用下列四種方法:

 

1.不斷溝通,創造危機感
 

在很多公司,許多變革都是高階主管說推動就推動,員工往往只能被動接受。雖然推動變革的原因,可能是公司看到了未來的危機或機會,但若沒有告訴員工原由,只是要求大家接受,這樣只會造成人心惶惶。因此,幫助員工擁抱變革最理想的方法,就是溝通,再溝通。
 

根據我在企業的經驗,變革大致會分成四個步驟。首先,公司會「召開溝通大會」。開會前,相關人員可以根據事先發放的計畫書,思考開會時想要討論哪些議題。當會議正式開始,公司做的第一件事就是告訴大家,未來我們要進行哪些調整,以及為什麼要這麼做,例如,因為競爭對手採取了某項行動,我們必須進行某些改變。會議時間約一小時,期間公司必須聆聽員工的想法。
 

第二步,開始展開行動。隨著變革的啟動,某些員工可能會因為輪調而移動到別的部門,桌牌、名片和文件等行政相關的事物也會跟著一一修改。接著,待變革推行一段時間後,會進到第三步的「舉辦檢討會議」,檢討過程中有哪些地方可以改善。
 

最後,公司會「進行再次溝通」。再溝通指的是告訴員工變革的成果如何。例如,變革前,客戶滿意度滿分五分,我們拿了四分;變革後,我們的滿意度上升到四‧五分。這些成效同時也是高階主管的關鍵績效指標(KPI)之一。
 

在變革的四個步驟中,第一、第三,和第四步的重點都是和員工談話,顯示了溝通是變革專案中非常重要的一環。因此,當主管在和員工溝通時,必須特別注意想要傳達的訊息。以下兩點為談話時務必涵蓋的內容:
 

■變革的原因是什麼。主管應該要把變革的層級拉到公司的角度,告訴大家來龍去脈,以及為什麼我們要推動這項變革。
 

■列舉成功和失敗的案例,創造危機感。明確地告訴員工,推動這項變革有什麼好處,不推動又會有什麼壞處。主管不妨列出產業標竿,舉出哪些競爭者因為導入新流程,業績大幅成長;哪些公司則因為拒絕變革,最後走向失敗。也就是說,公司必須為員工創造危機感。
 

溝通與創造危機感都是高階主管的工作。此外,要特別注意的是,溝通大會必須分部門舉辦,而且不是辦一次就夠了。若公司只辦了一場兩、三百人的大會,那不是溝通,而是宣佈消息。
 

即便是比較強硬的變革,也還是要有雙向溝通的空間。不管溝通的結果如何,公司最後仍會推行變革,但它必須傾聽大家的想法,在大方向不變的前提下,根據員工的建議調整細節。若公司沒有做到這一點,溝通大會就失去了原本的意義。

 

2.透過提問,幫助員工調整心態
 

藉由提問,主管可以幫助員工在平常的工作中,培養樂意改變的心態。舉例來說,台積電的某些部門擁有「每年改變一○%」的文化。員工會在年初時問自己:「和去年相比,我今年可以做出哪一○%的轉變?」公司將變革轉化為一種共識,植入在團隊的DNA裡,讓員工覺得「改變」是必然的事情。
 

在這樣的文化氛圍中,主管每年都會問員工:「你今有哪一○%要改變?」或是「關於明年的專案,你有沒有哪裡想做些不一樣的改變?」通常,那些願意每年都嘗試改變的人,就是大家所謂的一流人才。


本文未完,全文請見EMBA雜誌379期

 

相關文章 ARTICLES
熱門話題 二○一九年熱門產品市場
二○一九年的八大熱門產品市場為:1.小型移動工具、2.數位治療 ...
2019.01.14
READ
捷思科技公司 幫運動產業做數位轉型
從想為打球的人做運動社群平台,到為職業賽事主辦方提供系統,捷思如何讓運動產業更數 ... ...
2021.03.31
READ
決策早一點,行動快一點 速度是一種習慣
在變動劇烈的時代,公司不僅要快速掌握新趨勢,大膽決策,迅速行動,更必須將快速當成 ... ...
2018.08.29
READ
可樂旅遊集團副董事長吳守謙 堅持做簡單的事情,就不簡單
透過系統管理及數據分析,可樂旅遊將顧客的聲音,變成員工、供應商改善的依據。 ...
2020.09.29
READ
Pinkoi共同創辦人兼執行長顏君庭 初心是所有問題的解答
從零開始出發,到成為亞洲最大的設計師平台,Pinkoi如何獲得紅杉資本、博報堂的 ... ...
2019.03.22
READ