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精心安排

如何提升簡報能力

EMBA雜誌364期 / EMBA雜誌編輯部
2016.12.14

 

Q

我是一位中階主管,最近準備向公司高階主管進行簡報,分析一項我負責的創新產品優勢和市場潛力。以前遇到這種情況,我常被主管叮得滿頭包,他們似乎總不滿意我的簡報。我應該如何提升自己的簡報能力?

 

A

進行簡報就像是一場華麗的演出,需要經過彩排練習,你是主角,簡報是舞台上的道具。

 

準備簡報的第一件事情,不是製作投影片,不是把自己想講的內容,放入投影片當中。若一開始就使用電腦,我們便很容易落入找資料、複製、貼上的循環,這麼一來,反而限制了我們的思考自由與完整度。

 

因此,簡報真正的第一個步驟,是思考聽眾想要聽什麼。你必須站在他們的立場思考這一點,這也是簡報的核心。舉例來說,當我們向主管進行簡報時,不應該把自己心裡想的,一股腦地全部倒出來,而是要思考主管想聽什麼?

 

你想強調的是這個產品功能有多麼先進,有哪些優勢,但主管想的可能是這個東西是否有市場,公司需要花多少錢投資,幾年之後才能回收。主管想的可能是比較大,比較全面性的觀點。這是兩種完全不同的觀點。一旦發生這樣的狀況,聽簡報的人很快就會失去耐性。因此,我們必須站在聽眾的角度,思考他最關心哪三件事情。

 

第二個步驟是,認真思考,構思你的想法。將在這場簡報中,聽眾有興趣,且你想告訴他們的事情,全部寫下來。此時,你可以運用心智圖,或者運用以下便利貼腦力激盪的做法:

 

■將所有想法都寫出來貼在牆上

■以內容的主題加以分類

■依照簡報結構與想法,排出次序

■用另一種顏色的便利貼,把重點區隔開,重點盡量在三到五個

 

簡報的目的並不是傳遞資料,而是說服聽眾的一種過程,你傳達的訊息必須要讓聽眾信服(buy in)。回到前述的案例,對於這位主管來說,簡報的核心不是創新的產品有多麼厲害,而是主管要認同你的努力,並支持產品推出。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌364期

 

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