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啟動前,先斷捨離

給自己的7個反思提問

EMBA雜誌461期 / EMBA雜誌編輯部
2024.12.30

 

新的一年到來,想全力衝刺、想更上一層樓,你必須先斷捨離,再重新聚焦。透過七個提問,放掉佔據心力,卻成效不佳的事,重新檢視時間運用,才能投入最能發揮影響力之處。


新的一年開始,又到了檢討過去,展望未來的時候。


許多公司和主管習慣在這時檢討結果,也就是量化的東西,例如,公司或團隊是否達成營收以及獲利目標、個人是否達成銷售責任額、專案完成進度、顧客滿意度等等。這些成果的評量與檢討,固然重要,但如果只做這些,很容易忽略了一些無法量化,卻更深層、更會影響公司或個人工作表現的面向。


事實上,年終評估與反思是為了改進與調整,讓未來有更好的表現。若只檢討「成果面」,不省思「過程面」,往往很難做出必要的改進與調整。


首輪評論(First Round Review)訪談幾位領導人,綜合他們的意見,提出七個年底年初的反思提問,幫助你進行更深層的思考,獲得更具體的調整方向:


1. 我應該更早中止什麼計畫或專案?


為了成功,你需要毅力與堅持。要注意的是,你應該堅持有效的做法,而及早中止那些沒有效益的做法。因為你的資源、時間,以及精力有限,應該集中於更有希望和前景的專案。


回顧過去這一年,全面評估一下,不論是一項新的行銷嘗試、一筆遲遲未能成交的銷售、產品策略的一個新方向,或是一位一直未能進入狀況的新員工,這些是否只需要再多花點時間,或改採其他方法,或是做出一些調整,就真的有成功希望?


若你不是很確定,不妨運用「扼殺標準」這個做法:在一季或兩季、或是二或三個月內,完成這個工作或達到某一個進度,否則就中止。事實上,在執行任何計畫、專案前,你都應該建立這樣的標竿,若你或團隊從未這麼做,那就從現在做起。


2. 我應該調整哪些例行會議嗎?


在一年當中,許多人花了很多時間在會議上,認真省思,究竟有多少會議真的有成效、有效率,或甚至有必要?一般員工大概沒有可以調整或縮減會議數量的職權,高階主管、團隊領導人可以問自己或部屬以下問題:

 

  • 離開會議時,你通常是覺得有活力,或是感到筋疲力竭?
  • 你最喜歡會議的哪個部分?
  • 你覺得會議的哪個部分最有幫助?
  • 你覺得會議的哪個部分,最無幫助或最無效益?
  • 若你能對會議做出一個改變,你想改變什麼?
  • 你是否認為有不必要的例行會議,為什麼,可改採什麼溝通方式?


許多主管需要定期(例如每月或每季一次)和部屬進行一對一談話,為提高效率與成效,不妨運用一個技巧:請每位部屬事先寫出過去一個月(或一季),他認為自己做得很好的三件事,他想要改進的三件事,以及他對下個月(或下季)最期待的事。這有助於提升會議效率,同時也讓彼此更加聚焦地討論。


3.我是否明智地運用我的時間?


想要有效地運用工作時間,關鍵在於聚焦於正確且重要的事務。回顧過去一年,省思以下三點:一、有沒有什麼活動,是我投入的時間不足的?二、我是否浪費時間在哪些不那麼重要的活動上?三、我是否建立了檢討習慣,檢視我的時間利用情形?


一位公司執行長分享他的方法:他每個星期五下午花十五分鐘檢視他過去一週的工作,反思前面兩點。例如,若招募一位新主管是迫切工作,他應該把三分之一的時間投入於招募和面試上,但過去一週,他參與了很多產品會議,只面試了一人,那麼,他就會對下週的行程做出調整。


建立這種定期檢討時間運用情形的習慣,不僅能及時修正,也有助於習慣,時常提醒自己明智運用時間。


4. 我是否知道,對主管或公司而言最重要的事情?


你的成功和你主管的成功的交集處,才是產生最大影響之處。為辨識這個交集,試試這麼做:列出這一年對你的主管、團隊而言最重要的事,若你不清楚最重要的事是什麼,主動詢問你的主管。針對這個清單,思考或詢問這其中是否有你可以貢獻的事。


你也可以把這個技巧運用在同事身上:寫出你最密切共事的每一個人,以及他們每一個人在工作上的最大需要,以及目標。想想看,他們的需求和你的需求,是否有相符之處。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌461期

 

 

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