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成功轉型的關鍵拼圖

建立新能力,讓轉型開花結果

EMBA雜誌443期 / EMBA雜誌編輯部
2023.12.04

 

 

很多公司變革轉型失敗的一大原因在於,公司忽略了員工的能力和心態必須跟著轉變。如何讓轉型過程中的員工不再迷途?如何協助團隊建立新的工作方式?

 


為了追求長期成長,一家跨國製造公司從母公司獨立出來,但不到一年間,公司股價下滑超過八○%,員工士氣低落,組織健康指數下滑至所屬產業中墊底的二五%行列。四年後,公司的股價漲至六倍,組織健康指數回升至前五○%行列。該公司做對了什麼改變?


答案是,在大規模的變革行動中,該公司投入許多心力,建立人員的心態和能力。


絕大多數企業都知道人員能力與士氣的重要性,但在推動事業轉型時,多數公司聚焦於種種優先要務,例如制度與流程的變革,卻忽視了人員能力這個部分。所謂的建立能力,遠非只是傳統的員工訓練,而是從根本上改變工作的執行方式,改變人員的心態與行為。


事實上,公司在推動轉型時,往往需要把人員的工作執行方式,拆解至最基本的構成部分,進行改變和重建。這些改變可能是最基本的部分,例如,如何把一小時的會議精簡至半小時,如何有效率地撰寫電子郵件;或是更複雜的部分,例如,如何安排工作的優先順序;也可能是技術或功能性質,例如,如何建立員工的預測、規劃、存貨管理等等能力,以創造一個有效率的供應鏈組織。


建立能力是為員工注入活力,以使他們支持組織轉型的最佳途徑之一,欠缺此活力,將難以達成成功的轉型。有效建立員工的能力,不僅能使公司發展出轉型所需要的心態與行為,這些新心態與行為也將變成一部組織內建的引擎,使公司長期受益。


麥肯錫顧問公司資深顧問馬克曼(Hugh Machmann)等人在麥肯錫季刊(McKinsey Quarterly)指出,能力的建立涉及心態與行為的改變,因此,一個有成效的員工能力建立方案,必須包含以下三個關鍵要素:

 

1.領導團隊建立榜樣

 

人類是模仿性動物,為推動員工採行新心態與行為,最有效的方法之一是領導人以身作則,示範他們期望的心態與行為改變。研究顯示,當領導人示範行為改變,參與能力建立方案時,員工改變行為,並支持轉型的可能性提高為五倍。


以前面提到的製造公司為例,調查發現,當該公司的財務狀況惡化時,許多員工變得對管理高層缺乏信賴。

公司領導人未能清楚地向員工溝通他們的目標與進度,也無人為成果與績效當責。該公司當時的轉型長回憶,調查結果凸顯了明確訊息:為使員工相信建立能力是必須,且值得的行動,管理階層本身必須實際做出改變。

高階領導必須人以身作則地建立新做法,重建員工對領導人、組織,以及轉型行動的信賴。


該公司執行長認知到這個重要性,他親自出席公司舉辦的建立能力研習營,和全球各地各階層的員工互動,此舉讓員工看到大老闆對專案的重視。當員工展現的新行為,或是以新的工作方式把工作做得很好時,執行長會直接打電話給員工給予嘉許。從一開始的不相信,到後來的相互傳誦,越來越多員工確信公司對於心態與行為改變的重視。該公司在全球各地舉辦建立能力的研習營,每一個研習營有至少兩名高階主管出席,強力傳達公司對建立員工能力的重視。


要注意的是,並非所有高階主管都立即接受建立能力的必要性,該公司的人才長起初抱持懷疑態度,他認為很多技能是基本的東西,公司已經做得夠多了。後來他才認知到,就算是組織已經推行了一段時間的簡單能力,員工也未必一貫地、有成效地使用,因而拖累生產力。之後他才改變心態。

 

2.二五%的員工直接參與

 

建立能力以支持轉型的方案或研習營,必須有廣泛的員工參與,不能只是推行幾回合,挑選一些員工參加。根據行為科學的研究,必須至少有二五%的員工直接參與,這是推動變革、創造新做法時,必須達到的一個引爆點。換言之,有至少二五%的員工直接參與,才有可能產生足夠動能,在組織內推翻根深蒂固的行為,使變革在組織內開始規模化。


此外,想在公司所有層級激發行為改變,建立能力的方案一開始應該瞄準,組織各階層的高影響力者。讓這些高影響力者成為新工作方式的傳播者,成效將顯著提高。


若辨識各階層的高影響力人士不易,那就瞄準各階層的主管。舉例而言,新冠肺炎疫情爆發前,一家跨國製造公司要求各地工廠主管完成員工能力建立方案,並親自主持廠內的員工技能研習營。這些工廠主管過去雖無這種主持經驗,但每個工廠的員工能感受到他們的影響力,他們的親自主持及參與,讓各廠員工認知到主管對這些新能力的重視。

 

3.塑造能快速傳播的學習環境

 

塑造學習環境是建立能力時的一個重要環節。研究顯示,線上環境學習的成效,並不亞於傳統的實體課程。最重要的是,線上的能力建立方案更易於傳播,且可以顯著節省成本。


一家製造公司的人才長指出,線上建立能力方案的推出,解決了參與廣度的問題。在舉辦最初的幾個實體研習營後,有員工開始詢問:「為什麼我沒有被邀請加入研習營?」有些員工因此覺得自己不受公司重視。線上研習課程的推出,不僅使能力的建立普及化,也能消除許多員工的猜疑及被排除感。線上研習營還有以下優點:其一,視訊會議平台的聊天功能讓學員易於交流,即時提出疑問;


其二,課程可以轉譯為多種語言,且能留存下來,這些都有助於能力建立方案的推廣。


通常,透過建立員工能力來支持成功轉型,將歷經四個階段:第一,個別員工學習新能力;第二,團隊應用新能力,改變心態與行為;第三,組織開始見到成效;最後,公司成功轉型,達成目標。從學習新能力,到應用新能力,再到展現新心態及行為,需要歷經一段時間,透過上述三要素,可加快這個過程。


但重點是,公司高層必須先了解,建立員工能力是幫助推動公司轉型的重要動力。麥肯錫對全球公司領導人所做的調查發現,雖然有高達八成的領導人認為,員工能力的建立對公司的長期成長很重要,但僅有三分之一的領導人相信,能力建立方案是成功達成轉型目標的關鍵要素之一。由此可見,多數公司在推動轉型時,忽視了幫助員工建立新能力,以改變心態和行為的重要性。


因此,若你的公司推動的轉型成效不佳,不妨想想看,是否是因為忽略了協助員工建立新能力,以及激發員工心態與行為的改變。         

                          

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