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用故事說「數據」

EMBA雜誌441期 / EMBA雜誌編輯部
2023.04.27

 

所有的故事都有情緒起伏的弧線,數據也一樣。在簡報數據資料時,運用說故事的技巧,可以讓人用全新的方法注意,並且理解看似冰冷的數字。

 

上台做簡報時,不要在一張投影片上塞滿所有的資料,而是要像「講故事」一樣,一點一點地說出數據,否則聽眾會消化不良。


這是矽谷知名溝通專家杜爾特(Nancy Duarte)的建議。她於史隆管理評論(Sloan Management Review)指出:「所有的故事都有情緒起伏的弧線,數據也一樣,沒有什麼不同。」


多年來,杜爾特都在幫助企業主管,如何有效呈現與溝通資料。她發現,運用說故事的技巧,可以讓人用全新的方法注意,並且理解看似冰冷的數字。


她建議主管,透過以下三個說故事的經典步驟,激起聽眾對於數據資料的興趣:


1.找出資料的高低起伏弧線,也就是故事的架構。

 

故事從開頭到結束,中間經歷了高峰低谷,帶著聽眾一起展開一趟旅程。數據資料同樣可以做這樣的視覺呈現。


舉例來說,最後是以正面結果(喜劇)收場的圖表,數字到最右邊會走高;至於旅程的中途,數字可能是一直線,或者是不只一次的上上下下。


2.在視覺呈現上,創造一個逐漸堆疊出的結果。

 

以柱狀圖為例,一次只出現一至兩個柱形,解釋完了再往下面一至兩個柱形走。如此一來,簡報者掌控了聽眾接收訊息的節奏,可以從容地補充圖表上缺乏的細節,鋪陳資料描述的懸疑性。


例如,從過去的表現開始說起,柱狀圖中只給予第一與第二季的數字,解釋歷史平均值;接著,再給予柱狀圖中第三季的數字,並且解釋為何數字往下滑;最後,給予第四季的柱狀圖,告知聽眾,最後團隊還是努力達標了。


相較於柱狀圖一出現就給出每一季的數據,聽眾各自默默看圖,用前述這種做法逐漸堆疊出最後的結果,可以有更好的效果。在第四季柱狀圖一出現,並且搭上「不過最後我們還是很辛苦地達標了」的說明時,聽眾有可能隨著最後的發展脫口而出驚嘆聲,或者拍手鼓掌。


3.賦予英雄角色。

 

舉例來說,台下的聽眾就是讓去年業績最終達標的團隊,那麼他們就是這個數據故事中的英雄。是他們的汗水讓圖表最右邊的數字走高,簡報者要明確說出英雄角色,讓他們有動力再次如此做。


杜爾特總結,一樣的數據,透過仔細思考規劃、部署資料視覺化的工具,能夠從無趣冰冷,變成打動聽眾。

 

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