首頁 > 個人管理 > 用故事說「數據」
個人管理

用故事說「數據」

EMBA雜誌441期 / EMBA雜誌編輯部
2023.04.27

 

所有的故事都有情緒起伏的弧線,數據也一樣。在簡報數據資料時,運用說故事的技巧,可以讓人用全新的方法注意,並且理解看似冰冷的數字。

 

上台做簡報時,不要在一張投影片上塞滿所有的資料,而是要像「講故事」一樣,一點一點地說出數據,否則聽眾會消化不良。


這是矽谷知名溝通專家杜爾特(Nancy Duarte)的建議。她於史隆管理評論(Sloan Management Review)指出:「所有的故事都有情緒起伏的弧線,數據也一樣,沒有什麼不同。」


多年來,杜爾特都在幫助企業主管,如何有效呈現與溝通資料。她發現,運用說故事的技巧,可以讓人用全新的方法注意,並且理解看似冰冷的數字。


她建議主管,透過以下三個說故事的經典步驟,激起聽眾對於數據資料的興趣:


1.找出資料的高低起伏弧線,也就是故事的架構。

 

故事從開頭到結束,中間經歷了高峰低谷,帶著聽眾一起展開一趟旅程。數據資料同樣可以做這樣的視覺呈現。


舉例來說,最後是以正面結果(喜劇)收場的圖表,數字到最右邊會走高;至於旅程的中途,數字可能是一直線,或者是不只一次的上上下下。


2.在視覺呈現上,創造一個逐漸堆疊出的結果。

 

以柱狀圖為例,一次只出現一至兩個柱形,解釋完了再往下面一至兩個柱形走。如此一來,簡報者掌控了聽眾接收訊息的節奏,可以從容地補充圖表上缺乏的細節,鋪陳資料描述的懸疑性。


例如,從過去的表現開始說起,柱狀圖中只給予第一與第二季的數字,解釋歷史平均值;接著,再給予柱狀圖中第三季的數字,並且解釋為何數字往下滑;最後,給予第四季的柱狀圖,告知聽眾,最後團隊還是努力達標了。


相較於柱狀圖一出現就給出每一季的數據,聽眾各自默默看圖,用前述這種做法逐漸堆疊出最後的結果,可以有更好的效果。在第四季柱狀圖一出現,並且搭上「不過最後我們還是很辛苦地達標了」的說明時,聽眾有可能隨著最後的發展脫口而出驚嘆聲,或者拍手鼓掌。


3.賦予英雄角色。

 

舉例來說,台下的聽眾就是讓去年業績最終達標的團隊,那麼他們就是這個數據故事中的英雄。是他們的汗水讓圖表最右邊的數字走高,簡報者要明確說出英雄角色,讓他們有動力再次如此做。


杜爾特總結,一樣的數據,透過仔細思考規劃、部署資料視覺化的工具,能夠從無趣冰冷,變成打動聽眾。

 

相關文章 ARTICLES
人際交流 建立友誼,先學會問問題
任何親密、正向的人際互動,都是由「問問題」開始,再逐漸發展為穩定的人際關係。這是 ... ...
2018.12.17
READ
熱門話題 二○二○年十大商業好書
資深專欄作家布坎南(Leigh Buchanan),在公司雜誌(Inc.)上推薦 ... ...
2020.12.31
READ
自我檢測 自信?還是自大?
一家幼稚園的畢業典禮,不只頒給表現好的孩童獎狀,而是找出各種名目,讓每個孩子都可 ... ...
2017.04.13
READ
活得更開心 十個習慣,讓你更快樂
快樂的秘密是什麼?哈佛大學一項長達七十五年的研究,給了一個答案。 ...
2017.10.23
READ
編輯部報告 一切回到「為什麼」
五月中,疫情突然升溫,很多公司一頭栽進傳說中的在家工作(work from ho ... ...
2021.06.30
READ
奇果創新管理顧問公司首席顧問周碩倫 腦力激盪時,如何產生更多創意
我在要求團隊創新突破的時候,他們經常還是套用過去的做法進行微調,沒有什麼突破性的 ... ...
2025.05.27
READ