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讓招募跟上新時代

五個人才招募的秘訣,讓公司找到最佳人才

EMBA雜誌438期 / EMBA雜誌編輯部
2023.01.30

 

人才召募時,初步篩選應徵者應該不要先看履歷表?應該把面試問題先告訴應徵者?如何創新人才召募的流程與做法,才能降低偏見,並找出價值觀相似的員工?


新冠肺炎疫情,以及去年的全球性通膨與經濟衰退,打亂了企業的經營,很多公司在疫情期間暫停招募新員。但隨著疫情的舒緩,經濟活動漸漸恢復正常,不少公司開始計畫招募人才,此時正是全面檢視招募流程的一個好時機。


仔細檢視,你會發現,絕大多數公司的人才招募與面試流程非常相似。但是,那些流程與做法都正確嗎?適合你的公司嗎?適合現在的經濟環境嗎?


舉例來說,若你的公司是小型企業或新創事業,在人員相當精簡之下,你必須有更快速、有效率的人才招募流程。若招募流程時間稍長,優秀的應徵者很可能被其他公司捷足先得。又或者,當景氣復甦或產業景氣大熱,市場上出現人才大戰時,若你繼續使用多回合面試的馬拉松式人才招募流程,會使公司失去機會。 


此外,公司也應定期、全面地檢視,現行的人才招募與面試流程,是否能協助公司辨識當前需要的人才。

想要以更創新、更符合大環境的方式進行人才招募,不妨參考人本顧問公司(Peoplism)創辦人麥迪森(Amber Madison)等顧問,在首輪評論(First Round Review)上提出的五個新做法:


1.用「心」撰述職務說明


許多公司花很少時間於職務說明上,但這是最基礎的一步。若職缺是現有職務,很多招募人員通常就使用已沿用多年的職務說明;若為新職務,通常便參考其他公司或領英(LinkedIn)上的相似職務說明。然而這是錯誤的做法。


你應該花時間了解勝任這個職務需要哪些能力,這個職務的日常工作面貌。在這一步花的時間與功夫將非常值得,它會使後續的人才招募流程變得更加容易且更精確。例如,對這個職務有高度了解後,你會列出更適切的篩選條件,更清楚在面試時要問什麼問題,應該讓公司內部的誰參與面試流程。


然而這第一步,可能不是人資部門可以處理的,而是需要職務所屬部門來進行。做法是先開會討論出這個職務需要的所有技能,再縮減至五、六項將納入職務說明中的能力,作為人才招募的根據。


一個職務說明,應該包含以下四個支柱:

 

  • 這個職務需要、且將被評量的技能
  • 這個職務將產生的影響
  • 在最初的六個月,在這職務上成功是什麼模樣
  • 我們重視什麼


職務說明中列出的必備能力,應該和日後績效評量項目密切相關。因此,在撰寫職務說明時,也可以參考績效評量項目。

 

切記,人才招募是一種雙向評估流程,不是只有公司評估應徵者是否合適,應徵者也要評估這公司是否與自己適配。


因此,在職務說明中列出公司重視什麼(價值觀),可以讓應徵者評估自己是否與這公司契合,例如,若公司重視顧客導向(包括外部顧客與內部顧客),一個較自我中心的應徵者或許不適合這家公司的文化。


注意:

在職務說明中務實且誠實地列出薪資範圍,將會有助於減少浪費公司及應徵者雙方的時間與精力。


2.不以履歷表來做初步篩選


許多公司的人才招募流程始於讓應徵者遞交履歷表,但這種傳統方法會產生一些問題。首先,現在大多採行線上傳送履歷表的方式,這種便利度往往導致應徵函暴增,部門經理和招募人員沒有時間仔細評估每件應徵函。


其次,用履歷表來做初步篩選,可能使人帶有偏見,尤其是當應徵函很多時,你可能高度偏見地用一、兩個項目來做出快速篩選,例如,你可能只看應徵者畢業於什麼學校,在什麼公司任職過。但這些條件未必是勝任能力的強力預測因子。例如,頂尖學府出身的人,一定具有良好的人際與溝通技巧嗎? 


因此,公司不妨打破框架,運用一些新的方式。舉例來說,公司可以讓有興趣的應徵者,先在線上簡短回答三個問題,這些問題是為了評估他們對此職務的興趣和是否具備特定能力。公司可以讓應徵者選擇,要不要附上履歷表,但部門經理及人資應先只閱讀,和評分應徵者對這三個問題的回答,先不去看應徵者的姓名或履歷表等個人資料。


根據對這些回答的評分,可以協助公司做出較公正、無偏見的初步篩選。評分完再看應徵者的履歷表。也許你會發現,有些應徵者的學經歷很令人滿意,但問題回答的部分卻不符合公司所需的特質。


部門經理和人資對這些問題回答的評分可能不同,這可以有討論空間,也可以多篩選幾個,進入下一階段。而針對問題回答評分低者,則可以寫電子郵件婉拒。


注意:

人才招募的初步篩選階段,若設計太多的問題,對應徵者和公司人員都會構成負擔。問題的設計原則在於,你希望應徵者對這些問題的回答,能幫助你初步評估對方是否具備你最重視的技能,以及價值觀是否與公司適配。


3.把面試的問題告訴對方


在人才招募過程中,很多面試官沒有事前思考與規劃,在面試時要問應徵者什麼問題,在面試時間到了後才匆忙走進會議室,提出一些泛泛的詢問,例如「請你自我介紹」、「請談談你以往的學習或工作經驗」。然而,未做好事前準備的面試流程,經常無法有效地對應徵者作出評估,造成彼此時間的浪費。事前規劃好要提問的問題,才能做出確實有據的評估,而不是最終又回到只根據履歷來評分。


麥迪森等顧問建議,面試官不僅應該事前想好要詢問的問題,也可以事前把面試時要詢問的多數問題告知應徵者。其實,這麼做是蠻有道理的。


首先,有些人很善於臨場發揮或較健談。並不是說臨場表現不重要,但這些臨場表現的特質未必是此職務最需要的技能。有些人可能具備此職務需要的技能,但他們可能較緊張,不善於臨場表現。


其次,事前把多數面試問題提供給應徵者,讓他們有時間做準備,有機會在面試時做出發揮,也能讓你更確實地評估他們。這也能幫助你看出那些事前不做準備的應徵者。


注意:

面試問題應該是沒有標準答案的問題,你也可以在實際面試時,加入一、兩個未事前提供的問題,以測試他們的臨場應變能力。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌438期

 

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