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PwC資誠企業管理顧問公司董事桂竹安

如何交派任務,並確保達成?

EMBA雜誌435期 / EMBA雜誌編輯部
2022.10.31

 

Q上次我交派任務給某位部屬,他一口回答沒問題,截止日快到時,我一看結果,卻發現和我原先想的完全不一樣。在交派任務給部屬時,我應該運用哪些溝通方法,才能避免部屬做的,跟我想的不一樣?應該注意那些事情,才能確保員工能達成任務?


A明明交代了部屬一項工作,但部屬最後卻以各種理由表示無法完成,這是許多主管常遇到的問題,與溝通的方法有關。許多時候,主管會認為,我已經把任務交給部屬了,為什麼事情沒有發生?事實上,有很多時候,組織中的誤會都來自於「我認為你應該」,主管以為自己說清楚了,但員工其實還不明白狀況。


調整自己和部屬溝通的方法,能夠避免這種情況。首先,在交派任務給部屬之前,主管可以先自問三件事:對於這件任務應該有的成果,你有沒有「想清楚」?要交派任務的時候,你有沒有把事情「講清楚」?最後,你能不能確保部屬「聽清楚」?先釐清這些問題,能幫助你最後達到比較好的結果。


此外,主管也必須根據部屬的成熟度狀態,選擇交派他任務的方式,以及溝通的方法。從工作能力,以及自信程度、承諾度這兩個軸線來看,員工的成熟度可分為以下四個階段或象限,交派他處理任務的方式也各自不同:


第一階段:不知何為山
溝通的方法:不討論,主管詳細說明與決定


處於第一階段的部屬,還沒有足夠的能力,在工作能力、工作自信上都不高,因此主管溝通的方法應該是,在交派任務時,要說清楚每一個步驟要怎麼做,讓部屬知道,你希望看到的結果是什麼。


第二階段:見山以為是山
溝通的方法:我們討論,主管決定


到了第二階段,部屬已經有一定的工作經驗,可能也得到了主管對於簡單任務達成的肯定,因此他會在工作時比較自信,認為自己都了解。然而,實際上他可能還無法獨當一面。因此,在這個階段,主管溝通的方法應該是,在交派任務時,除了告訴部屬做事情的步驟外,也要讓他知道,你為什麼要他這麼做。讓他理解這件事的來龍去脈,增加他對情境的理解,以及有更多的學習體驗。


第三階段:見山不是山
溝通的方法:我們討論,我們決定


這個階段的部屬已經有足夠能力了,不過,也因為識見多了,可能更體會「江湖險惡」,了解事情可能並不是都如原先所想的那麼容易,導致他的自信度反而下降。另外,他也可能會因為一樣的事做太多次,開始感到倦怠。


針對這類部屬,主管可以先了解,他們在擔心什麼,才能給予他需要的支持。主管溝通的方法應該是,在交派任務給這類部屬時與他共同討論,並且一同決定達成目標需要的方法,並提供適當的激勵與誘因。


第四階段:見山就是山
不用討論,部屬決定


這個階段的員工既有能力,也有自信。主管溝通的方法應該是,只需要告訴他兩件事:要他做什麼事,以及這件事應該在什麼時候完成。由於部屬已具備了一定能力,主管不需要告訴他做事的方法,部屬也能想辦法達成主管希望的成果。


需要注意的是,同一員工針對不同任務,可能有不同的成熟度狀態。主管在交辦部屬該任務時,應該針對每一項不同的任務,判斷員工處於哪一個階段。例如,部屬過去都負責A類型的專案,對這類的任務已經十分拿手,因此,主管在交派A類任務給這位部屬時,可以直接讓部屬決定,要以什麼方式進行;但對於B類型的專案,部屬過去可能從沒接觸過,主管就必須和他說清楚整個專案的流程,並且在過程中給予足夠的協助,才能確保任務順利完成。


本文未完,全文請見EMBA雜誌435期

 

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