提高生產力的秘密

人生沒有難題，只是有很多專案而已。想有效完成工作，必須先認清工作的本質。

辦公桌上工作永遠堆積如山、上級又交代了新任務，同時，最近父親身體微恙，讓你憂心……。你告訴自己要記得這些事情，並一一處理好。不過，其實這只會讓你的思緒更加混亂，連帶影響你的工作績效。

「大部份的人會使用大腦去記憶、提醒自己，甚至處理很多複雜的關係。但其實大腦不是很擅長做這些事情。」生產力與效率管理大師艾倫（David Allen）說道。

艾倫是亞馬遜暢銷書「搞定！」（Getting Things Done）的作者，全球知名時間管理系統ＧＴＤ（Getting Things Done）創辦人，曾獲富比士雜誌（Forbes）推崇，為全美前五大領導人教練。他在二○一九ＥＭＢＡ企業學習論壇指出，人們的大腦是個很混亂的辦公桌，上面有許多讓人分心、無法專注的事情。

訓練你的「認知肌肉」

艾倫表示，他曾經花超過一千個小時，訓練世界上最忙碌、最聰明的頂尖領導人。根據他的觀察，人們需要花一到六個小時，才有辦法將心中所有的煩惱全部寫在紙上。事實上，大家擔心的事情可能遠遠超過寫在紙上的數量；大多數的人生活中同時有三十到一百個專案在進行。

艾倫認為，人生沒有難題，只是有很多專案而已。想將事情處理得有條有理，必須先認清事情的本質。他提出了一套訓練大腦「認知肌肉」的思考流程，一個以結果、行動為導向，名為ＧＴＤ的實務做法。

這個流程主要有三個步驟，首先，在大腦中搜尋那些影響我們注意力的事情；接著，將這些事情抓取下來，想清楚它們的本質究竟為何。舉例來說，父親最近身體不太舒服，讓你心煩，你是該帶他去看醫生，還是要請家人幫忙安排健康檢查？第三步，就是去整理這些事情，釐清輕重緩急，再把它們放到一個外部的系統去處理，例如，在電腦上建立不同的檔案夾，或是指派另一個人處理。

想要看清事情的本質，只需要問自己幾個問題。第一，「我到底有沒有想要完成這件事情？」如果答案是不願意，或當下無法做，那這件事情就會讓你感到心煩。處理的選擇有兩種，要不就是將事情拋諸腦後，要不就是之後再回來處理。
 

如果答案是願意，那就要問自己下一步要做什麼，讓這件事情更加明朗，或是可直接處理，一勞永逸。有可能是要打通電話、造訪某個網站，或是和某人對話。很多人都會將需要做的事情列成待辦事項清單，但寫在清單上的，往往不是下一步該做的事情，因為這個步驟是需要經過思考釐清才會出現。

再來要問的問題便是，「我接下來要採取的行動，能不能完成這件事情？」

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