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用十二分鐘,輕鬆給回饋

EMBA雜誌425期 / EMBA雜誌編輯部
2021.12.29

 

不知道該怎麼給部屬回饋?總是忙到沒時間給回饋?運用「十二分鐘回饋」架構,定期與部屬談話,就能協助部屬發展與成長。

 

要怎麼給部屬適當的回饋,一直是很多主管頭痛的問題。若沒有定期與部屬溝通,給他們回饋,表現好的部屬很可能會因為沒獲得肯定,而失去對工作的目的感;表現不好的部屬,可能會因為沒有及時修正行為,鑄下大錯。


然而,許多主管因為忙碌,犧牲了與部屬對話的時間。有什麼方法,可以讓主管以較有彈性的方式,給予部屬回饋?倫敦能源(London Energy)人資長薩瑪瑪(Jacques Samama),在人力資源雜誌(HR Magazine)提出了一個簡單的「十二分鐘回饋」。


一次十二分鐘,與部屬進行有架構的談話以及回饋。可以將十二分鐘,分成三個部分:前五分鐘:告訴部屬,他哪方面做得好;中間五分鐘:告訴部屬,哪方面需要改善;最後兩分鐘:與部屬討論他的個人發展。


主管可以根據部屬的狀態,選擇適合的時間給予他們回饋,但最少應每三個月進行一次談話。


而要怎麼在五分鐘內,把部屬需要改進的地方講出來?關鍵在於做好準備。準備好五分鐘的談話內容,遠比花一個小時毫無目的的談話來得有用。


薩瑪瑪指出,在給部屬回饋時,需要留意四個原則:


1.和部屬談話時不要高高在上


真心與他們討論,你希望他們有什麼表現,這能增加他們配合的意願。


2.認可他們的價值


在給予回饋時,先稱讚他們在工作上表現好的地方,以及他們對公司的貢獻。讓他知道,公司能夠成功,與他們有很大的關係。


3.給予明確的目標以及範例


說清楚,他要怎麼達到哪些成果。例如告訴他,你提供的這個解決方案很棒,你應該分享給其他成員;為了確保專案成功,我們應該要兩週開一次會。


4.保有彈性


主管要先分辨哪些是小失誤,哪些是大失誤,避免太常揪著那些小失誤不放。給予部屬一點犯錯的空間,才能讓他有機會成長。
運用架構與流程,將回饋時間排入行事曆、準備好要說的話,主管就跨出了協助部屬成長的第一步。

 

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