如何強化不同部門的合作？

Q.我們公司的業務部門，常為了業績隨意答應客戶的要求，許下一堆承諾，這使得研發部門很不高興，常常向我抱怨。每個部門都以自身利益為優先考量，每次在合作時，都很不願意互相配合。面對這樣的情況，我應該採取什麼措施，才能消弭部門之間的隔閡，促進跨部門合作？

A.大部分跨部門合作出現問題，都是慣性使然。許多人會因為過去的經驗與認知，產生思維慣性，堅持某些事一定和自己過去的經驗相同，因此變得固執己見。

當整個公司的人都有這樣的想法，就容易導致公司變得封閉，部門形成本位主義，對其他部門產生對抗心態，使跨部門合作變得更加困難。

事實上，越專業的人，越容易陷入這種「井蛙效應」。井蛙效應指的是，專業人才因為對於本業非常熟練，傾向於垂直向下鑽研知識，導致只從井底看世界，永遠只看得到一小片的天空。

面對這種情況，領導人想要打破慣性，化解各部門之間的紛爭，不妨採用以下三種方式： 

1.抓好「粽頭」，設立共同目標

許多公司常有的問題是，沒設立總目標，或是設立目標後，沒有將目標傳達給部屬，導致底下的人不知道要往哪邊走，因此只以自己的想法做事。

就像綁粽子的道理一樣，若將每個部門比喻成一個個粽子，公司的總目標就是那個「粽頭」。想成功把一整串粽子一次提起，就必須讓每個粽子都與「粽頭」串在一起，否則只會各自分散。因此，公司領導人必須將總目標設定清楚，溝通清楚，讓所有人知道現在大家要往哪個方向前進。

在設定總目標時的一個重點是，領導人應該召集主管們一同討論，而不是只由自己做決定。這樣一來，主管們會更了解設立目標的原因，也會比較願意拋開自我的堅持，將重點放在與其他部門共同協力達成公司目標。

領導人可以設立一個經營決策小組，將公司的中高階主管納入，以共同討論。一個經營決策小組通常人數不會超過七個人，討論的主題包括所有和公司經營決策相關的重大事項。透過這個小組，與主管們共同決策的過程中，領導人也能夠觀察主管的想法，並且透過溝通，事先排除可能產生的問題。

面對兩位比較堅持自己意見的主管，在會議中可能比較難立刻說服他們改變，因此，領導人可以透過個別訪談的方式，分別了解雙方心裡的想法。在個別訪談時，領導人不應指出誰對誰錯，只要自己在心裡面大致上有判斷，知道雙方的問題出在哪裡就好。

接著，領導人可以邀請雙方坐下來對談，以公司經營的總目標為前提，討論雙方的做法應該如何調整，才能夠達到最好的成果。

當然，領導人也應該在能夠負擔的範圍內，拋出足夠的誘因，例如激勵獎金，或是升遷機會等等，讓他們更願意互相配合，以達成目標。

此外，為了追蹤成效，領導人應該在每個月開績效檢討會議，檢討部門的表現。當某個部門發現，若是希望達成績效，光靠自己部門的努力無法做到，往往會主動和其他部門尋求合作。

2.凝聚部門主管的共識

在跨部門合作上，部門主管可以說是靈魂人物，不但是團隊中最了解目標的人，還要負責與其他部門主管溝通。因此，部門主管之間若能有很高的共識，他們往往就會主動帶領團隊達成目標。

建議公司從教育訓練開始做起，運用儲備主管（management associate，ＭＡ）的制度，盡量從內部培養主管，讓彼此有更多互動與了解。

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