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聯聖企管顧問公司董事長陳宗賢

如何強化不同部門的合作?

EMBA雜誌434期 / EMBA雜誌編輯部
2022.09.29

 

Q.我們公司的業務部門,常為了業績隨意答應客戶的要求,許下一堆承諾,這使得研發部門很不高興,常常向我抱怨。每個部門都以自身利益為優先考量,每次在合作時,都很不願意互相配合。面對這樣的情況,我應該採取什麼措施,才能消弭部門之間的隔閡,促進跨部門合作?


A.大部分跨部門合作出現問題,都是慣性使然。許多人會因為過去的經驗與認知,產生思維慣性,堅持某些事一定和自己過去的經驗相同,因此變得固執己見。


當整個公司的人都有這樣的想法,就容易導致公司變得封閉,部門形成本位主義,對其他部門產生對抗心態,使跨部門合作變得更加困難。


事實上,越專業的人,越容易陷入這種「井蛙效應」。井蛙效應指的是,專業人才因為對於本業非常熟練,傾向於垂直向下鑽研知識,導致只從井底看世界,永遠只看得到一小片的天空。


面對這種情況,領導人想要打破慣性,化解各部門之間的紛爭,不妨採用以下三種方式: 


1.抓好「粽頭」,設立共同目標


許多公司常有的問題是,沒設立總目標,或是設立目標後,沒有將目標傳達給部屬,導致底下的人不知道要往哪邊走,因此只以自己的想法做事。


就像綁粽子的道理一樣,若將每個部門比喻成一個個粽子,公司的總目標就是那個「粽頭」。想成功把一整串粽子一次提起,就必須讓每個粽子都與「粽頭」串在一起,否則只會各自分散。因此,公司領導人必須將總目標設定清楚,溝通清楚,讓所有人知道現在大家要往哪個方向前進。


在設定總目標時的一個重點是,領導人應該召集主管們一同討論,而不是只由自己做決定。這樣一來,主管們會更了解設立目標的原因,也會比較願意拋開自我的堅持,將重點放在與其他部門共同協力達成公司目標。


領導人可以設立一個經營決策小組,將公司的中高階主管納入,以共同討論。一個經營決策小組通常人數不會超過七個人,討論的主題包括所有和公司經營決策相關的重大事項。透過這個小組,與主管們共同決策的過程中,領導人也能夠觀察主管的想法,並且透過溝通,事先排除可能產生的問題。


面對兩位比較堅持自己意見的主管,在會議中可能比較難立刻說服他們改變,因此,領導人可以透過個別訪談的方式,分別了解雙方心裡的想法。在個別訪談時,領導人不應指出誰對誰錯,只要自己在心裡面大致上有判斷,知道雙方的問題出在哪裡就好。


接著,領導人可以邀請雙方坐下來對談,以公司經營的總目標為前提,討論雙方的做法應該如何調整,才能夠達到最好的成果。

當然,領導人也應該在能夠負擔的範圍內,拋出足夠的誘因,例如激勵獎金,或是升遷機會等等,讓他們更願意互相配合,以達成目標。


此外,為了追蹤成效,領導人應該在每個月開績效檢討會議,檢討部門的表現。當某個部門發現,若是希望達成績效,光靠自己部門的努力無法做到,往往會主動和其他部門尋求合作。


2.凝聚部門主管的共識


在跨部門合作上,部門主管可以說是靈魂人物,不但是團隊中最了解目標的人,還要負責與其他部門主管溝通。因此,部門主管之間若能有很高的共識,他們往往就會主動帶領團隊達成目標。


建議公司從教育訓練開始做起,運用儲備主管(management associate,MA)的制度,盡量從內部培養主管,讓彼此有更多互動與了解。


本文未完,全文請見EMBA雜誌434期

 

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