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集思國際會議顧問公司副總經理陳芷駖

如何有效舉辦線上活動?

EMBA雜誌415期 / EMBA雜誌編輯部
2021.02.25

 

Q:我們是一家機器製造商,過去,公司會邀請國內外重要客戶參加新品發表會。發表會不只是為了曝光新產品,也是為了維護與重要客戶的關係。受疫情影響,今年只好將活動改為線上舉行,卻發現成效不太好。客戶參加的意願不高,參加者的互動也不是很熱絡。因應趨勢,未來我們會將某些實體活動改成線上。舉辦線上活動要注意什麼?該如何和參加者互動、溝通,提升活動效益?


A:新冠疫情擾亂全球企業的計畫,讓越來越多企業開始將活動轉往線上,以填補實體活動受限所留下的空白。


許多人認為,舉辦線上活動和實體活動並沒有兩樣,只是將實體活動的體驗搬到線上而已,只要有個視訊會議的平台、有網路攝影機,就能舉辦線上活動了。事實上,線上活動和實體活動非常不同,舉辦線上活動需要改變很多做法。


其中最大的不同就是,線上活動的流程必須很緊湊,因為人們在線上的專注力有限。換句話說,除了掌握技術層面之外,線上辦活動的流程是最需要注意的地方。想有效舉辦線上活動,要注意以下五個常見陷阱:


陷阱1. 沒有重新設計內容和流程


活動節奏緊湊,才能抓住與會者的注意力,在他心中留下好印象。實體活動能將大家聚集在一個場所,比較容易抓住與會者的注意力。但若是線上活動,大家各自在不同地方參加,面對的又是電腦螢幕,可能有很多干擾的因素。公司要從與會者的角度,思考可能有哪些干擾因素,像是吵雜的環境,並思考怎麼去降低這些干擾,例如,也許是請對方換個較安靜的地方,提高投入的可能性。


陷阱2. 太多單向溝通,缺乏參與者的互動


人們的專注力有限。在線上舉辦活動,隔著螢幕很難掌握對方的情況,更別說讓對方持續專注了。再加上對方可能倒個水、上個廁所,就分心了。因此,可藉由在線上問問題等小技巧,增加參與感,適時拉回與會者的注意力。


陷阱3. 只考慮公司想達成的目的,忽略對方想要獲得什麼
 

有時候,公司想達成的目的和與會者想獲得的東西,並不太一樣,也許公司是想宣傳產品,客戶則是想解決一個難纏的問題。無論是辦實體或線上活動,都必須考慮到這件事。


若以前述的情況來說,以前客戶受邀來參加你實體的活動產品發表會,在現場有得吃,有得喝,有得拿,還可以認識其他人。但若是線上活動,只能看著螢幕,那麼他參加的誘因是什麼?你要思考,這個產品有沒有什麼地方會讓客戶感興趣?可能發表一個新技術,也有可能是邀請一位重量級的講者,來說一個大家有興趣的東西,或他觀察到的一個趨勢,讓客戶覺得,「好像不上線,我會損失什麼!」

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌415期

 

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