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用最短距離達成目標

再懶散也做得到的PDCA

EMBA雜誌406期 / EMBA雜誌編輯部
2020.05.27

 

 

你總是擔心無法達成目標,或是容易中途就放棄? 不妨試著運用「懶散人的PDCA」,從選擇自己能贏的事情開始,一步步完成目標。


「成功的人總是很有紀律,持續努力,完成自己訂定的目標,同時勇於嘗試各種新做法。」


「欸!可是我很害怕失敗,常常覺得焦慮,又有一點懶惰。我能成功嗎?」


「可以。」這是連鎖美容髮廊Dears經營者北原孝彥的答案。二○一五年,設計師出身的北原孝彥開了第一家美髮店,之後快速展店,短短四年,已經在全日本設立一百零五家分店。


他在最近出版的「懶散人的PDCA」(ズボラPDCA)一書中指出,即使像他這樣個性膽小、信心不足,又容易半途而廢的人,也能運用PDCA快速成長。


PDCA是許多企業主管熟悉的管理工具,指的是透過規劃(plan)、實行(do)、檢查(check),及改善行動(action)的不斷循環,以改善工作和生活。


設定一個目標、記劃,接著實踐,然後再檢視整個過程,並將錯誤加以檢討改善,正是PDCA的精神。但這種做法說起來簡單,執行起來卻又是另一回事。


一般人在執行PDCA時,很可能會被臨時加進的工作或突發狀況給打斷,對於信心低落、懶散、玻璃心的人來說,執行起來難度更高。


北原孝彥指出,他自己就是一位容易緊張的人,過去只要一被老闆找去談話,他就會一整天緊張到魂不守舍,完全無法好好工作。即便現在自己當上老闆,只要員工一傳訊息來問能不能通電話時,他還是會想像著各種最壞的情況,擔心對方是想離職,還是犯下了無可挽回的錯誤。


北原孝彥從一位設計師,到成為老闆開設連鎖美容院,又在四年內擴展上百家分店,甚至成立了擁有近三千名會員的線上學習社群。懶散人的PDCA原則,如何幫他達成這些成就?


從小循環開始謹慎訂定計畫


失敗為成功之母,大部分的人都認同,一定可以從失敗中學習到各種教訓。但玻璃心的人往往會因為不想要受到傷害,而遲遲無法行動,而且一旦失敗,他們可能就很難再站起來。因此,北原孝彥指出,最好的解決辦法就是建構一個「不會失敗」的計畫。日本有一句諺語叫作敲著石橋過河,意指即使橋再堅固,也要萬分謹慎。北原孝彥指出,訂定規畫時也要如此,藉此防止自己失敗或受傷。


懶散又容易放棄的人,在規劃時,可運用兩個原則:

 

1.選擇自己能夠贏的事


許多人會堅持做自己喜歡的事情,但興趣極少能跟工作畫上等號,北原孝彥指出,沒必要被「要做自己喜歡的事才會成功」這樣的想法所拘束。他不建議選擇自己想做的事,作為踏出的第一步,而建議應該選擇自己能夠贏的事情。什麼是能夠贏的事情?簡單來說,就是在別人有困擾時,自己能夠提供解決方法的事情,即便只是件小事也沒關係,只要達到成果即可。


舉例來說,如果你今天透過二手拍賣平台,賣出家裡不要的東西,並賺了一萬日圓,那麼即可以試著在社群網站介紹自己賺到一萬日圓的各種步驟,像是開始使用該平台的契機、在拍照時使用了何種技巧,以及如何下關鍵字等。在這樣持續發文之下,漸漸地會有也正剛開始使用該平台的人追蹤你,接著或許會有人希望請你當面傳授技巧或舉辦講座,透過這些方式,也許會有越來越多人需要你提供的服務。這樣一來,你就已經擁有了一群需要你服務的顧客了。


2.不做過於長期的計畫


另外一個懶散的人該注意的地方,就是不做過於長期的計畫,以減少自己感到厭倦的機率。北原孝彥指出,當你要發展一項新的業務時,金錢、時間,及熱情這三項資源,缺一不可。就現實面來說,只有金錢這項因素有可能會隨著商業活動增加。在時間上,或許可以利用一些技巧來加強,讓工作更有效率;相較之下,熱情往往容易減少。


當北原孝彥剛踏入美容師這行業時,對於自己能透過剪髮來改變顧客這件事感到非常開心,想著要持續這工作一輩子,但後來,他逐漸開始感到厭倦。即使花費心思訂定一個五年達成目標的完整計畫,五年後商業環境可能出現極大的轉變,現在訂定的計畫可能早已行不通。因此他建議,最好的方法就是,訂定一個,能在自己熱情熄滅之前,可以快速拿出成果的計畫,讓自己能持續保有衝勁。


從小行動開始做


北原孝彥指出,他的個性是,如果同一時間有太多事情要做,就會感到驚慌失措。每個人每天的時間只有二十四小時,因此他所採取的效率對策如下:

 

1.將沒必要做的事情徹底捨棄


舉例來說,看電視這個行為並沒有什麼特別的目的,只是因為平常都這麼做而已。玩電玩遊戲也是如此,如果一旦上癮,就無法按照原本計畫的時間走,因此北原孝彥將這兩個習慣完全捨去。此外,他也將可以交給別人做的事情完全交出去,像是做家事,他將洗碗這工作交給洗碗機;又或者在工作上,若一個人不擅長寫社群媒體上的文章,比起花時間自己研究,倒不如花錢讓擅長的人來做。但他指出,這並不是要大家偷懶,而是要學習將時間專注在自己必須做的事情上。


2.以量取勝


真正要開始行動時,人們最需要的就是一股衝勁,而「數量」,就是讓自己獲得這股動力的方法。北原孝彥指出,行動本身可以設定得簡單,且一點一點進行即可,但最重要的是數量必須要多。許多人會計畫在部落格撰寫文章來宣傳資訊,但要在一開始即寫出一篇內容好,又受到大家好評的文章,並不是一件簡單的事情。這時北原孝彥採取的方式,就是以量取勝,才能從中學習,例如,他先以一年寫一千篇部落格為目標,不要太在乎文章品質的好壞。


原因在於,就算一開始就先預想成果,仔細思考內容,最終也不一定會達到自己想要的效果,而這個挫折對玻璃心的人來說是一種打擊。


事實上,若你真的能寫到一千篇文章,其中一定有一些文章的瀏覽次數很低,相較之下,一定也會有被廣泛閱讀的文章出現,這時才是該考慮品質的時候。從瀏覽量高的文章中找出趨勢,並分析讀者會對哪些關鍵字做出反應,之後再照同一個方式撰寫文章即可。


北原孝彥指出,計畫最多只訂到一年後,即使行動再小也無所謂,最重要的一件事就是必須能把計畫完整做到最後。前面提過,他並不贊成設計一個長達五年的計畫,因為不確定這個計畫在多年後是否能行得通,以及自己是否還有熱情能持續下去。除此之外,一旦將整個時間拉長,懶散的人一開始很難有所動作,而是想著隔年再努力就好。他建議,如果覺得一年仍然太長,也可以把計畫縮短成一天或一週,無論長度多短,只要能完整執行就好。


檢查是將行動再現


對北原孝彥而言,檢查是,在檢視並排除不必要的行動後,讓整個行為變成「誰都可以達成」的一個階段。換句話說,這個步驟的關鍵詞就是「再現」。


舉例來說,如果今天北原孝彥對來參加講座的學員,教授了只有他本人才能成功做到的事情,那麼參加者就完全沒辦法從他身上學習到東西。


又或者,當你請部屬執行一個任務時,如果無法將行動再現,你的工作不會因而減少,而部屬也無法因此成長。從成功的行動中,找出原因並進行驗證,讓其變成自己的必勝法,才會帶來新的成功。


而要如何達到行動「再現」呢?這時你所需要的武器就是,將行動「語言化」。簡單來說,就是能以具體的話語來說明解釋。


過去北原孝彥擔任造型師時,為了將各種商品及服務介紹給顧客,開始注意語言化,在試用了各項產品後,向顧客說明使用該商品的原因及特徵。在升格老闆之後,他也將作為領導者該傳達給部屬的想法具體說出來,像是該如何具體行動才能讓業績增加等,讓部屬得以複製整個行動。


要培養「語言化」能力,一大技巧就是找個能夠訴說的對象。他將這個做法稱為「對牆打」,因為他並不需要對方做出回應,而是透過自己將想法整理好,並具體說出時,順帶地發現當中的缺點。北原孝彥會定期向如其導師的前輩,報告自己現在在做的事情。對方不會回應說:「這邊應該要這樣做才對。」即使說到失敗的經驗,對方頂多只會回應:「我也經歷過相同的失敗,但結果還好。」「訴說」失敗的過程中,人們往往會自己找出失敗的原因。


雖然他平時也會定期檢查自己的部落格文章,但每半年,北原孝彥都會以外宿方式,來回顧自己的行動,在檢驗的同時,也開始思考新的計畫。他會把自己關在旅館一至兩天,來回顧自己社交媒體上的文章。


這樣除了能看到自己過去採取過什麼行動外,也可以關注當時跟自己在一起的人。這不僅可以驗證自己跟誰一起行動時能獲得較大的成功,也能回想起自己私下跟誰相處之後的心態轉變。如此一來,就可以驗證自己該做或不該做的事,以及做對或做錯的事,甚至是自己的心情會被誰左右。


讓自己能更輕鬆的改善法


PDCA的最後一個步驟是改善行動,也就是要改善檢視過的行動,捨棄沒必要做的事情,把該做的事情做好,並讓行動更加有效率,加快PDCA的循環速度。北原孝彥提供了幾個做法:

 

1.製作「原液」


一般來說,當一本書籍熱銷後,出版社就會開始發行這本書的漫畫版、圖解版,或是情報誌版本,接著又會開始出相關的角色周邊商品等,二次利用一開始的內容。


如同北原孝彥在和顧客接觸時,有些人喜歡閱讀文章,有些人喜歡看影片,也有些人希望能夠聽錄音檔,因此,他把他稱為「原液」的內容,多次運用在不同的地方。


他認為,懶散的人無法同時寫文章、拍影片跟整理資料,因此應該將心力專注放在,製作「原液」即可。也就是從一開始,就以此內容會運用在各種地方的角度,思考如何製作,而不是寫了文章,再去想怎麼拍成影片。


除此之外,他也徹底地執行自動化,導入必要的設備及軟體,能交給其他人做的事就不會自己動手,把多出來的時間拿來進行新的計畫。例如,當要把同樣的內容用在不同地方時,他會讓負責人將他臉書或推特上的貼文,複製到其他平台再加以編輯,並事先把編輯的規則「語言化」,讓誰都可以簡單地上手。


2.改善要找出中心點


在改善行動的階段中,要如何大幅的改善呢?北原孝彥建議,要找出所謂的中心點,如同打保齡球般,瞄準中心瓶,就能一舉將所有瓶子擊倒。以北原孝彥自己所在的美容產業來說,當面對招不到顧客、業績不振等問題時,「增加練習量,讓技術更加成熟」,就是一個偏離要點的想法。這個例子的中心點,其實是在員工的教育上。假設公司網頁上寫著,「團隊以專業豐富的知識,和有禮貌的應對來服務顧客」,但實際上對顧客的態度卻很隨便,生意自然不會好。


因此北原孝彥指出,中心點就是顧客想從你或你的公司得到的東西,而這並不能由賣方來擅自決定。最好的方式就是,從過去的成功及失敗經驗中,找出顧客反應最好的最大公約數。以部落格來說,可以從一千篇文章中找出最多迴響的文章,看看他們的共通點是主題、標題,還是字數,再從中找出中心點。


3.向互補或成功的人學習


北原孝彥明白自己的個性消極負面,因此他會避免自己接觸同樣消極的人,以免讓自己陷入更深的負面情緒中。反過來,他會藉由和有豐富知識、高行動力,且充滿正面能量的人一起工作、談話,讓自己獲得正面能量。


他認為,就算自己無法複製這些人的成績,但可以試著仿效他們的行動。當他遇見點閱率和文章數量都異常出眾的部落客時,他關注的並不是對方現在的成就,而是去看他最一開始寫的文章,觀察他的發文頻率及主題等,仿效對方過去的行動以及判斷基準。

 

北原孝彥強調,懶散人也可以執行的PDCA,是為了以最短距離來達到目標。不需要太高深的技巧、金錢或人脈才能開始進行,只要能激勵自己展開行動,就能達成目標。

 

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