如何交派任務，並確保達成？

Q上次我交派任務給某位部屬，他一口回答沒問題，截止日快到時，我一看結果，卻發現和我原先想的完全不一樣。在交派任務給部屬時，我應該運用哪些溝通方法，才能避免部屬做的，跟我想的不一樣？應該注意那些事情，才能確保員工能達成任務？

A明明交代了部屬一項工作，但部屬最後卻以各種理由表示無法完成，這是許多主管常遇到的問題，與溝通的方法有關。許多時候，主管會認為，我已經把任務交給部屬了，為什麼事情沒有發生？事實上，有很多時候，組織中的誤會都來自於「我認為你應該」，主管以為自己說清楚了，但員工其實還不明白狀況。

調整自己和部屬溝通的方法，能夠避免這種情況。首先，在交派任務給部屬之前，主管可以先自問三件事：對於這件任務應該有的成果，你有沒有「想清楚」？要交派任務的時候，你有沒有把事情「講清楚」？最後，你能不能確保部屬「聽清楚」？先釐清這些問題，能幫助你最後達到比較好的結果。

此外，主管也必須根據部屬的成熟度狀態，選擇交派他任務的方式，以及溝通的方法。從工作能力，以及自信程度、承諾度這兩個軸線來看，員工的成熟度可分為以下四個階段或象限，交派他處理任務的方式也各自不同：

第一階段：不知何為山
溝通的方法：不討論，主管詳細說明與決定

處於第一階段的部屬，還沒有足夠的能力，在工作能力、工作自信上都不高，因此主管溝通的方法應該是，在交派任務時，要說清楚每一個步驟要怎麼做，讓部屬知道，你希望看到的結果是什麼。

第二階段：見山以為是山
溝通的方法：我們討論，主管決定

到了第二階段，部屬已經有一定的工作經驗，可能也得到了主管對於簡單任務達成的肯定，因此他會在工作時比較自信，認為自己都了解。然而，實際上他可能還無法獨當一面。因此，在這個階段，主管溝通的方法應該是，在交派任務時，除了告訴部屬做事情的步驟外，也要讓他知道，你為什麼要他這麼做。讓他理解這件事的來龍去脈，增加他對情境的理解，以及有更多的學習體驗。

第三階段：見山不是山
溝通的方法：我們討論，我們決定

這個階段的部屬已經有足夠能力了，不過，也因為識見多了，可能更體會「江湖險惡」，了解事情可能並不是都如原先所想的那麼容易，導致他的自信度反而下降。另外，他也可能會因為一樣的事做太多次，開始感到倦怠。

針對這類部屬，主管可以先了解，他們在擔心什麼，才能給予他需要的支持。主管溝通的方法應該是，在交派任務給這類部屬時與他共同討論，並且一同決定達成目標需要的方法，並提供適當的激勵與誘因。

第四階段：見山就是山
不用討論，部屬決定

這個階段的員工既有能力，也有自信。主管溝通的方法應該是，只需要告訴他兩件事：要他做什麼事，以及這件事應該在什麼時候完成。由於部屬已具備了一定能力，主管不需要告訴他做事的方法，部屬也能想辦法達成主管希望的成果。

需要注意的是，同一員工針對不同任務，可能有不同的成熟度狀態。主管在交辦部屬該任務時，應該針對每一項不同的任務，判斷員工處於哪一個階段。例如，部屬過去都負責Ａ類型的專案，對這類的任務已經十分拿手，因此，主管在交派Ａ類任務給這位部屬時，可以直接讓部屬決定，要以什麼方式進行；但對於Ｂ類型的專案，部屬過去可能從沒接觸過，主管就必須和他說清楚整個專案的流程，並且在過程中給予足夠的協助，才能確保任務順利完成。

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