聽得懂我在說什麼嗎？

如果你是一位專業領域的專家，例如數據分析師，該如何向完全不懂這項專業的人，分享你的想法？
 

要將複雜的事情講解到別人聽得懂，非常困難，但很多時候，這決定了專案是否能順利推行，公司是否能贏得一筆好生意。
 

因此，溝通顧問艾文托夫（Matt Eventoff）在繆斯管理網站（Muse）表示，想確保聽眾百分之百聽懂，也記得住你想傳達的訊息，不妨試試以下四個做法：
 

1.了解你的聽眾。想讓複雜的資訊變簡單，首先，你必須知道你的聽眾是誰。問問自己，對聽眾來說，什麼才是最重要的？他們的背景是什麼？什麼會激起他們的興趣？
 

舉例來說，如果你是位工程師，正準備向一群財務專家爭取預算。這時，你應該將重點擺在，你的產品有哪些「金錢上」的價值：為什麼這項產品可以為他們省錢、它在市場上有多少價值，以及你如何計算成本。
 

若這是一場可以事先準備的會議，了解你的聽眾並不困難。然而，若之前無法知道你的聽眾是誰（例如在社交場合遇到的人），該怎麼辦？不妨直接開口詢問對方，他們對你將要談論的議題了解多少，並根據這個基礎調整你的說明。
 

2.選一項一定要知道的事情。研究指出，人們的大腦沒辦法同時做好兩項任務。也就是說，聽眾其實無法一邊看著簡報文字，一邊聽講者說明，一邊記下所有接收到的資訊。
 

因此，當你要解釋某項非常複雜的事情時，別貪心地想一口氣解決所有問題，這只會讓聽眾感到困惑。更糟的是，最後他們可能什麼都記不得。
 

為了幫助聽眾記住複雜的資訊，你應該思考下列兩個問題：
■如果我的聽眾只會記得一件事，那件事應該是什麼？
■為什麼我的聽眾要在乎這件事？
 

這可以幫助你選出最需要傳達的訊息（和傳達的方式），讓聽眾更容易聽懂你在說什麼。
 

3.運用背景進行說明。當你告訴聽眾：「這個新點子可以幫我們節省時間與精力。我需要ＸＸ預算來完成這項計畫。」這句話或許能引起大家的注意，但他們心中仍會冒出許多疑問，因此，你必須提供適當的背景來加以說明。
 

艾文托夫強調，傳遞訊息時使用的詞句和例子，往往決定了聽眾是否能了解，並記住你所說的話。
 

以上面的例子來說，講者不妨向聽眾說明：「大家最討厭的東西是什麼？時間與費用報告。我們的團隊有五十名成員，每週每個人必須花費一小時的工作時間，只為了寫這些報告。換句話說，我們原本可以將這五十個小時，投資在更重要的專案上。因此，若能雇人專門處理這件事，將可以減少七五％的時間浪費。」
 

4.注意你的語言。雖然又長又難的術語，可能會讓你聽起來很專業，但它們對聽眾的理解幫助不大。因此，當你在說明某件事情時，應該盡量使用簡單、日常的語句，避免縮寫和專業術語的出現。若碰到一定得使用艱澀字詞的情況，別忘了多花點心思，向聽眾解釋這些術語所代表的意義。