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專訪富蘭克林柯維公司生產力全球實務領導人蔻岡 (Kory Kogon)

鍛鍊時間管理的肌肉

EMBA雜誌449期 / EMBA雜誌編輯部
2023.12.28

 

你是不是每天被工作拉扯,被截止期限追著跑?你是不是常在下班之前才發現,今天似乎沒有完成什麼重要的事情?


這是因為,「當這麼多的資訊不斷湧入,人們往往試圖完成所有事情,而不是有意識地決定,什麼最重要,什麼不那麼重要,什麼根本不重要。」富蘭克林柯維公司(Franklin Covey)生產力全球實務領導人蔻岡(Kory Kogon)指出。


「我們必須變得更有意識(intentional)。」她強調。對一個主管來說,必須有意識地自我檢視,是不是在做一些自己不需要做的事情,是不是正確地授權?「因為不授權是時間巨大的浪費,你等於在做別人的工作,而沒有做好領導人的工作。」


富蘭克林柯維公司是全球知名的領導力發展公司。蔻岡是該公司內容發展副總裁,著有「五個選擇」(The 5 Choices)等暢銷書。


蔻岡不久前來台擔任人才發展協會亞太年會(ATD Asia Pacific Conference)的主題演講者。她接受本刊專訪,以下是專訪摘要:


■很多主管每天疲於奔命,團隊績效卻沒有提升。公司應該如何為領導力充電? 


□關於如何為領導力充電,我們有幾個洞察。第一個洞察是,每個團隊都有一個績效曲線,其中,只有少部分的人是模範生。如果每個人都像這些人一樣,那麼團隊會是一支偉大的團隊。


在績效曲線的另一端,有一些我們稱之為「永遠不會」(Never)的人。這些人無論你如何努力,他們基本上永遠不會改變。在績效曲線中間,是我們稱之為「尚未」(Not Yet)的人,真正的價值就在這些「尚未」的地方。


很多時候,領導人專注於那些永遠不會改變的人,試圖讓這些人做得更好,因此疲憊不堪;而那些模範生則沒有得到應有的肯定。然而這些「尚未」族群是,如果你給我一些幫助,給我一些肯定,我就會做得更好。領導人應該多花心思在這裡。


第二個洞察是,根據統計顯示,人們對改變的自然反應大多是負面的。大約有八八%的人,在被問及組織變革對他個人產生的影響時,他們的即時反應是,不好。「天啊,我們不希望改變發生。」他們說。


領導人必須意識到,這只是大腦面對改變的反射性思考,然後設法幫助你的團隊度過第一反應。


我們的洞察三是,我們有一個研究調查了三十五萬人,問他們把時間、注意力和精力放在哪裡。他們說,大約六○%的時間放在重要事情上,而不重要的事物佔了約四○%的時間。換句話說,人們感覺自己浪費了一半的時間。


這個六○/四○已經成為一種常態,領導人應該關注這件事,並且設法改變這個數字,讓每個人都對「重要」這個詞的含義有一樣的理解。


第四點是,如果沒有基於信任的基礎,我剛才說的一切都不會發生。因此,領導人應該從命令和控制的風格,轉向信任和激勵。


在我們的研究中,全球僅有八%的組織是真的以信任和激勵為基礎的組織,領導人也是如此。大多數領導人認為自己是信任和激勵的領導人,實際上他們更像是命令和控制型領導人的新時代版本。


我常說,沒有一個領導人早上醒來,在想著今天我要怎麼讓部屬痛苦。透過這四件事,團隊的士氣和績效都將變得更好。


■你是生產力的專家,根據你的觀察,關於生產力常見的迷思是什麼?


□首先,尤其是新手主管常有這種感覺,他們常覺得需要看起來很忙的樣子。那是一個迷思。他們並不需要自己做所有的事情,事實上,這反而會使員工士氣低落。因為如果主管做了員工該做的事情,那麼員工會想,我為什麼還需要用心做事呢?反正主管自己就會做了。


另一方面,員工常認為,主管給他們的每一件事都很重要,現在必須立刻完成,但這不是真的。然而這是一個普遍的假設,除非主管對於什麼重要、什麼不那麼重要、什麼事根本不重要,說得很清楚,否則團隊會自動假定一切都需要立即完成。


■你在書中強調,時間管理的重點不只是時間管理,指的是什麼?


□在這個時代,我們大多人都是知識工作者,我們的工作是思考、創新、創造和執行,不再是體力勞動,而是關於腦力的勞動。


重點在於,我們如何在有限的時間內有最好的表現。在今天的環境,重點不只是時間管理,而是如何做出最高價值的決策,如何集中注意力,以及如何保持能量。因此,我們必須做好五個選擇。


保持能量的五個選擇


選擇一就是,做重要的事,而不被緊急事物左右;選擇二,追求卓越,而不甘於平庸。這兩個選擇的重點是如何做出最高價值決策,如何決定什麼最重要,什麼有點重要,而什麼不重要?


選擇三是,先安排你的大石頭,而不是處理碎石;選擇四,掌控科技,而不要讓科技掌控你。這兩點是關於如何在干擾中保持專注。


選擇五是,點燃你的熱情,而不要過勞。這是關於能量管理。我們每天面對很多事,大腦試圖做出一百萬個決定,而不管這些決定重不重要,因此我們的注意力越來越分散。所以我們真正要做的是,集中注意力,針對真正重要的事採取行動。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌449期

 

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