首頁 > 個人管理 > 寫封「讓人想回」的電子郵件
溝通技巧

寫封「讓人想回」的電子郵件

EMBA雜誌378期 / EMBA雜誌編輯部
2018.02.01

 

 

若你現在要寫一封電子郵件,向某位專家尋求職涯上的建議,你認為下列哪種寫法,對方比較可能回覆?
 

「我想請教您一些,關於工程師職涯發展的相關問題。不知道您是否有空,我們可以安排某個時間好好聊一聊?」
 

「我正在研究職涯發展的相關問題,希望您可以提供我一些建議。您認為若要做好工程師的工作,應該具備哪一項最關鍵的技能?」
 

大多數人可能都會選擇前者,然而,專欄作家布賈德(Kat Boogaard)在繆斯管理網站(Muse)上指出,後者才是一封可能讓大忙人願意回覆的電子郵件。因為收件者可以快速地回覆第二種寫法的問題,但要處理第一種寫法的郵件,他可能還要先看看你是誰、決定要不要額外花時間和你交談,或者拿出行程表安排空檔。
 

因此,若你希望一位重要,且非常忙碌的人回你的信,你必須掌握一項最重要的原則:別浪費他的時間。
 

溝通專家斯萊貝克(Zack Slayback)表示,若對方認為,回覆你的郵件需要花不少力氣,他們可能會先把它擱在一旁。幸運的話,你只是晚一點收到回信,但大多數的時候,這些「稍後再處理的信」往往就因此石沉大海。
 

該怎麼寫,才能讓收件者認為,回覆我們的電子郵件不會佔用他太多時間?斯萊貝克表示,你必須非常直接地提出你的要求。
 

你可能問,上述例子中的第一種寫法,不是也直接提出要求嗎?許多人在寫電子郵件時,可能都會陷入同樣的迷思。然而,斯萊貝克指出,只要信件內出現像是「請教一下」、「期待您的回覆」,或「再聯繫」等詞句,就是沒有「直接」提出問題。對忙碌的收件者來說,它們都是「耗時間」的標籤,即便你認為自己已經清楚地說明來信的目的。
 

若想詢問的事情,沒辦法用一、兩個問題就解決,或是需要詢問的事情有很多項,斯萊貝克建議,你可以先提出一些比較簡單的詢問,等對方回覆後,再繼續往下深入。要注意的是,千萬別將所有想問的東西,一股腦地往信裡塞,因為這麼做不僅沒辦法幫你一次解決所有問題,反而會使你得不到任何回應。
 

下次在撰寫電子郵件時,請記得:你所寄出的每封電子郵件,對你來說或許很重要,但對收件人來說,可能不是這麼一回事。因此,若希望對方快速回覆你的郵件,你得先設法幫他們將回覆這封信的成本,降到最低。

 
相關文章 ARTICLES
讓學習事半功倍 百分百輸入,百分百學習
漫不經心地輸入,無法創造真正的學習。知名精神科醫生告訴你,應該怎麼做? ...
2019.10.31
READ
編輯部報告 找到你的救命繩索
隨著疫情趨緩,對很多人來說,在手忙腳亂、且戰且走了一段時間後,一轉眼,今年竟然已 ... ...
2021.08.31
READ
個人管理 視訊會議也要有肢體語言?
肢體語言專家佩頓(Patricia Peyton)主張「身體智能」(physic ... ...
2020.06.30
READ
決策力等於生產力 好主管要在兩分鐘內做決策
哪種會議能幫助部屬成長,同時加快決策?哪樣的提案方式,能讓簡報、討論、決策,在十 ... ...
2019.05.01
READ
個人管理 行為改變的秘密:讓對方自己說服自己
想要讓一個人想法改變,或是行為改變,請不要再努力一直說服他。取而代之,給對方一點 ... ...
2021.08.31
READ
工作流程整合 想得更小,做得更多
「『做更多』並不是提高生產力的方法,而是讓自己感到筋疲力竭的捷徑。」查皮爾公司( ... ...
2020.10.30
READ