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讓部屬不再事事請示,讓你不再瞎忙

學會授權,讓你不再瞎忙,讓部屬不再事事請示

EMBA雜誌424期 / EMBA雜誌編輯部
2021.11.29

 

 

每天花時間處理各種大小工作,卻沒時間做策略性決定;授權後將權力和責任交給部屬,又總擔心結果,究竟什麼樣的決定該交給部屬?授權、放手,又該放到什麼程度?


有一位主管,每天花很多時間在處理大大小小的事項,卻沒有時間做真正重要的策略性決定,像是如何優化產品線,思考要擴展什麼業務,或是該如何達成更高的目標等。他決定要改變這個情況,將某些工作授權給團隊的人負責,讓自己有時間與心力做更重要的事。


然而,授權過後幾天,問題頻頻出現。有些部屬不斷詢問要如何處理事情;有些部屬自己做了某些決定,卻造成了不必要的損失。到頭來,授權不但沒能讓這位主管更快完成要做的事,反而使他花費更多時間與精力,最終連自己原先的目標都無法達成。


這是不是也是你的工作日常呢?到底問題出在哪裡?應該如何授權

 

麥肯錫顧問德斯梅特(Aaron De Smet)等人在麥肯錫季刊(McKinsey Quarterly)指出,今天的商業環境變得越來越複雜及動態,領導人每天要做的決定越來越多,也面臨更大的時間壓力。


一項研究指出,「做決定」耗費了領導人很大一部份的時間。以執行長、行銷長等長字輩的高階主管來說,他們大約有百分之七十的上班時間都在做決定。


但糟糕的是,儘管他們投入大量時間做決定,仍有許多人在接受麥肯錫全球問卷調查時表示,大多數時候,他們完成的事,並沒有與花費的時間成正比。


正因為如此,授權部屬做決定變得格外重要。藉由授權,不僅能讓自己有時間思考公司未來方向,做更重要的事,也能讓部屬成長,學會獨當一面處理事務。


哪類決定該授權給部屬?


對公司來說,每個決定的重要性都不一樣,公司應該要用不同的方式看待不同決定。主管可以依據做決定的頻繁度、風險、重要性,將決定分成四種類別(參見七七頁附表一),其中D類別的授權決定,是最常出現,也是主管最應優先授權給部屬的。這些決定是幾乎每天都會出現的日常決定,相較之下影響範圍比較小,通常會分派給和問題最有關聯的團隊或個人。

 

 


雖然這些決定並不是最大或最複雜的,但它們很頻繁地出現,累積下來也可能會造成重大的影響。舉例來說,單單一個雇用決定看起來可能沒什麼大不了的,但長時間下來累積的種種雇用決定,將會形塑公司擁有什麼樣的人才、什麼樣的企業文化。


大部分的企業往往低估這類授權決定帶來的價值。針對比較重大的挑戰和決定,大多數公司都有正式的決議過程,然而,這類授權決定通常都不會獲得太大的關注。


這是因為,在公司裡,授權給部屬做的決定實在是太少了,因此許多員工不知道,有哪些事他們可以自己做決定,哪些不行。就算他們知道可以做哪些決定,許多主管往往也不懂得要怎麼支持部屬。


要讓部屬做出更好的決定,關鍵在於賦權給部屬,協助他們發展管理能力,讓他們有採取行動的實際權力。


告訴部屬可以做哪些決定,不能做哪些決定,看起來是一件很簡單的事,然而,德斯梅特等人指出,只讓部屬知道這一點並不足夠。想要賦權給部屬,主管要將部屬做決定時所需要的工具給他們,也要適度地引導他們,並介入後續的行動中。


在正確的時機,適時地引導部屬,是非常重要的領導技巧,但並不是每個主管都有這種能力。當主管試圖賦權部屬時,會出現幾個管理原型(參見七九頁附圖二),你可能會從這些原型中,看到你的同事、前主管,或是你自己的樣子。


直升機主管與微管理主管
喜歡掌控所有事


大部分的主管不是直升機主管,就是微管理主管(micromanager),兩者都喜歡掌控所有事,很容易過度干涉部屬做決定,差別在於介入的頻率,微管理主管比直升機主管還要高。


高度管控的原因有很多,通常和公司的規範以及期望目標有關。有些主管認為,部屬並沒有能力做出好的決定,或是不夠可靠。如果部屬真的沒有能力,微管理可能是最好的做法。但長期下來,這樣的做法會讓部屬變得更無法獨當一面,且缺乏責任感,做事沒效率,不但會花費主管更多時間和注意力,部屬也會覺得被低估、沒有動力,且缺乏參與感。


啦啦隊長主管
幾乎完全放手不管事


這種類型的主管,不太會介入部屬的工作,而是在一旁幫部屬加油。他們不會自己出面做決定,只會偶爾在需要提振士氣時出面。很多主管和部屬都會認為,想要賦權部屬,就是要從微管理變成啦啦隊長型的主管。他們往往會將做決定的權力交給有能力的部屬,給他們更多的自由。


但是,當主管已經找出最有能力的部屬來做決定,是不是就代表他們不需要花太多時間支持部屬了呢?答案是,不。啦啦隊長型的領導模式有以下幾個陷阱。首先,當領導人很少參與做決定,有一天卻突然介入時,可能會讓原本負責做決定的部屬,感覺自己的能力受到質疑。此外,如果主管只在最後緊要關頭介入,這些有能力的部屬,很可能得不到適當的教練和培訓。同時,對主管來說,他們也失去藉由教練優秀部屬,讓自己成長的機會。


教練型主管
從旁協助與引導


實際上,成功的賦權並不是要把所有事都留給部屬自己決定。真正可以賦權部屬做決定的,是教練型的領導方式。教練型主管會參與每件事,但不會直接處理,也不會直接告訴部屬該麼做,他們會提供一些引導,讓部屬做決定。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌424期

 

※本文會在2021/12/16【EMBA雜誌線上讀書會】中,由EMBA雜誌總編輯方素惠導讀分享,並帶領討論,歡迎有興趣的朋友一起參加!>>點我看更多

  

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