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職務設計

當職務出了錯

EMBA雜誌370期 / EMBA雜誌編輯部
2017.06.14

 

當一位員工的工作表現不佳時,主管直覺想到的是員工的問題,但有沒有可能是工作的問題?
 

哈佛商學院教授奚蒙斯(Robert Simons)指出,一個職務所握有的資源,以及對應的責任,如果比例失衡,再優秀的員工也做不好,註定會以失敗收場。是的,員工做不好,有可能是工作的錯。
 

他在哈佛商學院實用知識網站(HBS Working Knowledge)上指出,現今的辦公室裡太常見,公司對員工的要求不斷增加,但是要完成那些要求所需的資源,卻沒有跟著增加 。
 

奚蒙斯形容:「很多員工能夠掌控的只有一點點,但是他們的工作,卻與公司營收成長和利潤那樣關鍵的事情,綁在一起。」設計不良的職務,會使員工深感挫折,最終疲累不振。
 

任何職務要成功,員工獲得的資源與肩負的責任必須是平衡的。公司不妨透過以下四個問題,了解一個職務的設計是否正確:
 

1.出任這個職務的員工,手中握有哪些資源可以完成工作?所謂的「資源」包括,人力、預算、時間等。例如,若公司要求員工拉高營收到一億美元,主管需要回答:「要給員工多少人力跟預算,才能達到這個目標?」
 

2.公司使用哪些標準,衡量這位員工的表現?他的職責為何?公司如何記錄追蹤他的表現?哪些因素會被用來決定他的工作表現是否成功?衡量標準可能包括,銷售與營收目標、拿到幾個專利,或者推出幾樣產品、顧客滿意度等。
 

3.要達到目標,這位員工需要影響哪些人?他需要投入多少的時間與精力在跟其他人互動上,好讓他人往需要的方向前進?
 

如果這個職務的工作內容,員工坐在自己的辦公桌前就能完成,不太需要跟別人有什麼互動,那麼員工需要影響的人就不多;相對地,如果成功完成職責必須接觸到許多人,那麼員工需要影響的人就很多。
 

舉例來說,在亞馬遜網站擔任主管,因為公司創新而且以客為尊,如果員工要找出讓顧客開心的方法,例如加快出貨的速度,就必須影響許多人,依賴其他同事的合作。
 

4.當這位員工尋求幫助時,能夠獲得多少?如果手中握有資源的人不願意幫忙員工,他的工作保證做不好。
 

職務的內容越加越多,變得太過複雜,員工窮於應付,就容易模糊焦點,打亂事情的輕重緩急。奚蒙斯表示,一旦分析完一個職務後發現失衡,主管可以做的調整是增加資源,或者減低要求。
 

當一個職務出現問題時,需要採取的行動往往是將它簡化,釐清員工「不應該」再繼續做什麼。簡化指的可能是,員工要做一件事情,不需要再經過四個人同意;也可能是,不要再把員工加入公司的任何一個委員會了。

 

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