捍衛你的優先要務

為了保持聚焦，股神巴菲特（Warren Buffett）會把他所有可能做的事情都列下來，然後選出最重要的五項，成為重要事項清單。接下來他的任務就是，想盡各種方法，不讓自己花時間在這五項要務之外的事情。
 

為什麼？因為他認為，如果你讓那些非優先要務的事情蠢蠢欲動，若有似無，它們終究會吸走你的能量、注意力和資源，稀釋了你本來應該放在策略要務上的時間。結果是，你的重要事項清單，會變成了你的拖延事項清單。
 

管理書籍作者蘇達考（James Sudakow）在公司雜誌（Inc.）指出，很多企業主管都知道自己的策略要務是什麼，也知道自己應該做重要而不緊急的事情，但在日常工作中，偏偏就是沒有辦法做到。
 

日常工作中，各種需求干擾紛亂而來，大多數人的習慣卻是，不管什麼球迎面而來，就自動反射性地揮棒，而通常這些都是別人的優先要務，不是自己的。到底怎麼樣才能讓自己真正養成習慣，做策略性的事？ 
 

蘇達考指出，一個重要的方法是，在日常生活中設定一個結構，讓自己處理優先要務。以下是他的三個做法：
 

1.每星期一開始，劃定正式的時段，專注在策略要務上。

舉例來說，每星期一的上午或下午，安排一個和自己的會議，不接電話，不回電子郵件，彷彿是在辦公室外工作一樣。這麼一來，能確保自己定期思考重要事物。
 

2.確保每天一早不收電子郵件，或是上網瀏覽。

電子郵件和網路是非常可怕的黑洞，你往往只是想先察看一下，一抬頭，卻發現好幾個鐘頭過去，而自己待辦事項清單上的事情，一件也沒有完成。
 

設定界線，確保自己先做完重要的事情，再准許自己查看收件匣，或瀏覽網頁。
 

3.設定正式的濾網，過濾所謂的緊急事項。

很多人常覺得手上的工作比較緊急，非處理不可。那麼，到底什麼事情才是緊急的事情？蘇達考表示，以他個人為例，他為自己訂下的規則是，如果這件事情不當下處理，會害他財務上有所損失、顧客服務出問題，或是公司形象受損，才叫作緊急事務。其他的事項，他一律不需要立刻回應。
 

他指出，當設定了標準之後，你會發現，百分之八十以上的緊急事件都變成不緊急了。這麼一來，行事曆中可以畫下來處理策略要務的時間，也就變多了。