如何運用私董會解決團隊問題？

Q:我經營一家電子公司，在帶領團隊時發現，主管們常常遇到各種五花八門的問題，但我們也無法一遇到問題，就去請教顧問，或是立刻藉由閱讀管理書籍獲得充分的解答。

有沒有什麼方法，能夠幫助團隊，讓他們在遇到問題時，互相學習，幫忙彼此一起想到解決方案？

A:許多企業經常都會遇到這類的困擾。想要解決這樣的問題，我建議採用私董會的做法。私董會是近年逐漸盛行的做法，能幫助團隊成員互相學習，看到自己看不到的盲點，並提升解決問題的能力，有助於跨部門團隊的合作。

私董會的全名是「私人董事會」，源自美國，主要推動機構為偉事達顧問公司（Vistage）。會議中，由一位主持人帶領，請一位案主提出自己的困擾或所面臨的挑戰，其他參與者則是透過大量的提問，幫案主想清楚他真正的問題是什麼，之後一起協助他找出可能的解決方案。

私董會運用了麻省理工學院資深講師夏默（C. Otto Scharmer）提出的「Ｕ型理論」（Theory U）的精神，大致可分為以下七個步驟：

步驟1 選出案主

私董會的案主是由與會者聽完所有人的問題後，選出最需解決的那個問題而遴選出來的。

被選為案主的人，要先花五分鐘，跟大家清楚地說明他問題的狀況和背景，並強調這個問題對他而言為何很重要。接著，再向大家說明他為了這個問題，目前做出了哪些行動。最後，請大家協助他解決這個問題。

步驟2 探究核心問題

這個步驟的目的在於，透過提問，讓案主回答問題，藉此整理他的思緒。那些他曾經思考過，或是沒有思考過的問題，往往會在這個步驟中浮現。這個提問的環節佔會議很大的比重，因為要先釐清真正需要解決的核心問題為何，後面才能給出有建設性的建議。

因此在這個步驟，私董會的主持人需請與會者先提問，而且只能問開放式的問題。所謂的開放式問題指的是，需要案主做出詳細說明的問題，所以不能提出答案為「是／不是」，或「有／沒有」，這樣能簡單回答的問題。

常見開放式的問題，有以下五個種類：

1.診斷型提問

這樣的提問主要是在探究過去的事實，並抽絲剝繭，從大到小，逐步限縮問題的範圍，以幫助對方儘快找出核心的問題。如果與會者較直率，提出的問題可能會帶來「當頭棒喝」的效果。譬如說，問案主：「當看到公司的中階主管責備部屬，你會怎麼做？」案主回答，會先旁觀。接著他再問案主：「那你為什麼沒有直接跟他說？你在擔心什麼？害怕什麼？」

一般而言，人們的行為會來自本身的觀念、態度，有時這種單刀直入的問題，能直接問到案主真正憂慮的事情。不過，追問這種問題時的態度，要看與會者彼此的信賴與默契程度決定。若是在定期召開，且行之有年的私董會中，成員彼此都熟識，也有一定的信賴與默契，這樣的問題便是合適的。

但若是才舉辦不到幾次的初期私董會，與會者彼此都還不熟，提出較直率的問題時，可能就需要留意態度，才能在不冒犯案主的情況下，依然達到相同的效果。

2.創意型提問

有時候，私董會上也會出現能激發案主創意、打破框架的問題。舉例來說，一個能幫助案主思考的問題，就是問他：「如果是……？」的問題（What if）。

例如，「如果他是領導力大師葛史密斯（Marshall Goldsmith），遇到這種狀況，他會怎麼做？」這樣的問題，能幫助案主跳脫本身的角色，激發他的想像，思考新的解決方法。

3.科學型提問

這類型的提問主要是觀察一些現象、事實，根據案主前面的說明，進一步提出問題。和診斷型提問不同，科學型的提問會深入探究支持事實的一些證據，並較重視資料、數據，因此比診斷型提問嚴謹。
譬如說，「為什麼你會認為你的部屬需要改進？是因為他們的績效嗎？」這樣的問題，就能幫助案主找尋客觀事實，證明問題的狀況。

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