如何讓會議更有效？

Q我們公司是一家小公司，團隊每次開會討論可能的新產品，或是有什麼新的行銷做法時，不是一片安靜，就是大家提出的想法過於發散，得不出一個結論。最後主管往往會為了不繼續浪費時間，匆忙做出決定，或是沒有任何結論。想要讓會議更有成效，我應該怎麼做？

A許多公司花很多時間制定規範、監督員工，確保員工上班不遲到、不做私事，卻讓員工在會議室裡耗兩三個小時沒有產出。他們緊抓著小時間，卻放掉了真正能運用的大時間。

會議開得好，公司更容易做出品質好的決策，有助於公司的發展；會議開不好，不但浪費了時間，更可能因為做錯決定，讓公司付出代價。

開會時，會議主持人的角色非常重要。若會議主持人能夠先做好規劃，思考時間配置和進行方式，並讓與會者知道他們應該準備什麼內容，在進行會議時才能獲得比較好的成效。然而，依我的觀察，大多數公司會議主持人的角色，是由主管擔任，而在會議之前，有九成的主管不會進行會議的事前規劃。

若主管只希望在會議上，聽部屬報告他們事先準備好的內容，自己不需要做任何準備，那麼會議成效必定大打折扣。

因此，主管應事先規劃好會議流程，要先想好，你要怎麼帶這一場會議，怎麼讓大家參與其中，才能順利引導會議的進行，激發員工投入度和創意。

以下分別就會議前，以及會議中，會議主持人（通常是主管）應該扮演的角色來說明：

會議進行前
事先規劃會議流程

議題的引導方式是需要事前構思的。主管可以先思考，這場會議是為了什麼主題？假如今天要開業務會議，那麼北、中、南，哪一區先開始報告，效果會比較好？從哪一個議題開始討論比較好？誰先報告效果比較好？如果能讓比較正面的員工先報告，把會議氣氛帶起來，會不會更有利會議的進行等等。

此外，主管也應預估團隊成員會怎麼回應，例如，最近業績不太好，主管可能預估到他們會感到挫折，或是擔心被責備，因此，在會議一開始，可以先鼓舞一下眾人的士氣，讓大家開會時比較有動力。

另外，主管也可以先設想，針對這個會議主題，部屬會怎麼回答問題，應該要怎麼將正向的氣氛帶起來，讓大家比較願意講出工作現況，或是比較放鬆。

善用會前會

許多主管常遇到的問題是，會議太多、太長，無法取得共識。事實上，對於那些可以快速結束的討論，的確可以放在會議中進行，然而，若是有比較容易起衝突的問題，主管就應該透過會前會的方式，事先進行協調。

主管可以先把相關的部屬找來討論，先知道每個人打算採取的方法，以及底線在哪裡，事前先把可能出現的爭議協調好，以避免在會議上雙方固執己見，爭執不斷的狀況。

在處理衝突時，百分之九十九的公司做法會是，請雙方各退一步，各自妥協。然而，很多時候部屬提出來的主張，不見得都是最好的方法，若只是要雙方在主張上做出妥協，並沒有辦法得到好品質的結果。

因此，比較好的方式是，釐清「需要」和「想要」的差別，找出雙方需要的是什麼，再腦力激盪，盡力滿足雙方的「需要」，得出更好的方法，而不是在對方的「想要」上做出妥協。盡可能把討論推到雙方的需求上，才是比較好的方式。

一個簡單的例子是，部屬表示，出外辦公需要一台車，他希望公司可以買一部豪華轎車讓他代步。從這個例子中可以明顯地判斷，部屬的「需要」是車，而他的「想要」是豪華轎車。因此，主管應該著重在討論與滿足部屬「代步車」的需求上，而不用執著在汽車的品牌上。

此外，主管也可以透過會前會，事先和部屬溝通應注意的地方。例如，可以跟喜歡插嘴的同事溝通，請他在會議中，盡量不要打斷別人的報告。主管可以告訴他，為了鼓勵新人，請他在新人發言時，先不要說話，等新人發言完，會再請他給新人一些建議。

會議進行時
設計開場的暖身活動

很多主管在開會時，會立刻進入正題，然而更好的做法是，先以閒聊的方式，帶動大家的氣氛，花五到十分鐘的時間，了解每個人的現況。

尤其是當團隊裡有一些很久不見的員工，主管更不應該立刻進入正題，而要設計一些小活動，讓大家一同參與。透過暖場活動，可以讓部屬放鬆，在會議中更勇於發言，讓會議進行得更順利。

一個可以參考的方式是，設計一個簽到環節，例如，請大家以一個形容詞，分享今天的心情，並說明原因。這時候也可以讓表達能力比較好的員工，優先回答，讓其他人有範例可以參考。

這也是讓每個人都有發言機會的方法。許多與會者可能會因為擔心自己講得不好，而不敢開口，然而，通常只要發言過一次，就能幫助他在之後的會議中，比較勇敢發言。

需要注意的是，設計的暖身問題不應太複雜，或是範圍太大，否則可能會發生部屬回答不出問題，或是花太多時間回答問題，導致反效果，反而讓會議變得更沒效率。

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