如何提升簡報能力

Q

我是一位中階主管，最近準備向公司高階主管進行簡報，分析一項我負責的創新產品優勢和市場潛力。以前遇到這種情況，我常被主管叮得滿頭包，他們似乎總不滿意我的簡報。我應該如何提升自己的簡報能力？

A

進行簡報就像是一場華麗的演出，需要經過彩排練習，你是主角，簡報是舞台上的道具。

準備簡報的第一件事情，不是製作投影片，不是把自己想講的內容，放入投影片當中。若一開始就使用電腦，我們便很容易落入找資料、複製、貼上的循環，這麼一來，反而限制了我們的思考自由與完整度。

因此，簡報真正的第一個步驟，是思考聽眾想要聽什麼。你必須站在他們的立場思考這一點，這也是簡報的核心。舉例來說，當我們向主管進行簡報時，不應該把自己心裡想的，一股腦地全部倒出來，而是要思考主管想聽什麼？

你想強調的是這個產品功能有多麼先進，有哪些優勢，但主管想的可能是這個東西是否有市場，公司需要花多少錢投資，幾年之後才能回收。主管想的可能是比較大，比較全面性的觀點。這是兩種完全不同的觀點。一旦發生這樣的狀況，聽簡報的人很快就會失去耐性。因此，我們必須站在聽眾的角度，思考他最關心哪三件事情。

第二個步驟是，認真思考，構思你的想法。將在這場簡報中，聽眾有興趣，且你想告訴他們的事情，全部寫下來。此時，你可以運用心智圖，或者運用以下便利貼腦力激盪的做法：

■將所有想法都寫出來貼在牆上

■以內容的主題加以分類

■依照簡報結構與想法，排出次序

■用另一種顏色的便利貼，把重點區隔開，重點盡量在三到五個

簡報的目的並不是傳遞資料，而是說服聽眾的一種過程，你傳達的訊息必須要讓聽眾信服（buy in）。回到前述的案例，對於這位主管來說，簡報的核心不是創新的產品有多麼厲害，而是主管要認同你的努力，並支持產品推出。

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