不再忙亂，不再救火
專心做對的事
EMBA雜誌366期 / EMBA雜誌編輯部
2017.02.21
總是忙著處理各種突發狀況，和別人的需求？永遠沒有時間完成真正重要的工作？在競爭激烈的時代，大多數主管都面臨一項挑戰：
如何將有限的時間與資源，投入在真正有價值的事情上。想要不再忙亂救火，專心做對的事情，主管該掌握哪些要點？
「我每天大部分的時間都在忙各種大大小小的突發狀況和救火。」
「每天都有太多的需求上門，我根本沒有足夠時間做我最重要的工作。」
「我做了很多不是我職務份內的事，但我的上司根本不知道我的貢獻。」
你內心是否常有這樣的吶喊？環顧周遭，這些正是你的團隊成員共同的心聲？
在高度競爭時代，絕大多數主管都面臨一個共同的困境：工作需求，和個人擁有的時間、精力之間，存在嚴重的落差。需要扮演的角色太多，不斷上門的需求太多，各種專案需要推動，再加上不斷冒出的各種問題，你的資源、注意力根本不足以應付各種挑戰。
在這種永遠存在的落差中，很多主管如同在玩拋接多顆球的雜耍，忙亂不已。他們天天花很多時間應付上門需求，追趕截止期限，當檢視結果時，卻發現真正創造的產出和進展並不多。
普華永道顧問公司（PWC）資深顧問索斯圖林（Jesse Sostrin）指出，對個人來說，想打破忙亂的工作生活型態，關鍵在於，選擇專注於那些能讓你做出最獨特貢獻、對公司影響最大的工作；對公司來說，高績效的關鍵則在於，公司的各階層主管和員工都能專心做對的事。
什麼是對的事呢？簡單地說，就是每一個人能夠為公司貢獻最大的事。
這句話說來簡單，做起來卻極難無比。請先試著回想你過去一週的行事曆，主要完成的事情有哪些？事實上，如果依照為公司創造的價值高低，將工作分類，很多主管絕大多數的時間，都放在價值最低的日常營運工作上，而與策略、創新、營運改善等價值較高的工作，或發展人才等重要而不緊急的事情，幾乎很少出現在主管的行程上。有一位高階主管曾說，他花在決定一項重大專案是否存廢的時間，甚至還比不上花在討論今年公司賀卡樣式的時間。
發掘「職務中的職務」
此外，在很多公司，儘管多項職務都有職務說明，列出工作的職責與目標，但很多主管和員工都有一個困擾：常有非職務說明中的工作找上門，或是常發現自己必須做非職務說明中載明的工作。
索斯圖林在「主管的兩難」（The Manager’s Dilemma）一書指出，想達到目標，推動進展，首先，你必須思考你「職務中的職務」（job-within-the-job）。隨著環境變化和公司策略的改變，工作者必須了解，眾多工作中真正的重點工作，以及雖然沒有列在職務說明，卻必須扮演的角色和責任。
索斯圖林提供以下三個步驟，幫助工作者扮演好自己的角色：
1.深掘
探索你對公司真正的價值
如下列附表，首先思考三組問題。每一組中的第一個問題，跟職務說明的表面期望有關；第二個問題則是深入探索，幫助你把你所做的事轉化為貢獻的價值。
附表：思考你「職務中的職務」
■哪一句話最能描述你的職務角色？
□哪一句話可以呈現你對團隊或公司的最重要功能？
■哪些事務及活動佔用你最多的時間？
□你的貢獻當中，哪些對你的團隊最有價值？
■妨礙你做出最佳發揮的常見障礙是什麼？
□在達成目的和貢獻價值的過程中，你常遭遇哪些意外挑戰？
來看看一家中型行銷科技公司的技術長，如何使用這三組問題進行深掘分析：
「表面上，我的職責是確保滿足我們公司的技術需求，協助每個事業單位營運。但實際上，我的重要角色是：預期事業單位的技術需求有什麼變化，確保我們能夠立即提供它們所需要的技術解決方案。」
「參加會議、發送資訊電子郵件、應付緊急情況，這些事務佔用了我的大部分時間，但我更有價值的貢獻是，使其他人擺脫危機模式，花時間做情境規劃分析，以幫助他們預期需求變化。為了避免天天忙於應付緊急情況，我必須和各單位領導人建立更深入的關係，以幫助他們溝通需求。我的最大貢獻是在公司的策略執行中，建立信心與穩定性。」
「妨礙我做出最佳發揮的日常挑戰是，我經常被動地反應種種突發狀況，忙於處理短期事務，導致我在推動長期目標方面的進展有限。而且，因為我總是忙於被動反應，我的團隊也變成如此。因為過度忙於這類日常事務，導致我忽視長程規劃的策略重要性，侵蝕了我們事業夥伴的信心。」
思考並回答這六個問題，開始突顯這位技術長的「職務中的職務」，看出他對公司最有價值的貢獻是什麼，以及妨礙他做出貢獻的障礙或挑戰是什麼。
2.向外看
和上司、部屬、重要關鍵人清楚溝通
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