首頁 > 個人管理 > 再懶散也做得到的PDCA
用最短距離達成目標

再懶散也做得到的PDCA

EMBA雜誌406期 / EMBA雜誌編輯部
2020.05.27

 

 

你總是擔心無法達成目標,或是容易中途就放棄? 不妨試著運用「懶散人的PDCA」,從選擇自己能贏的事情開始,一步步完成目標。


「成功的人總是很有紀律,持續努力,完成自己訂定的目標,同時勇於嘗試各種新做法。」


「欸!可是我很害怕失敗,常常覺得焦慮,又有一點懶惰。我能成功嗎?」


「可以。」這是連鎖美容髮廊Dears經營者北原孝彥的答案。二○一五年,設計師出身的北原孝彥開了第一家美髮店,之後快速展店,短短四年,已經在全日本設立一百零五家分店。


他在最近出版的「懶散人的PDCA」(ズボラPDCA)一書中指出,即使像他這樣個性膽小、信心不足,又容易半途而廢的人,也能運用PDCA快速成長。


PDCA是許多企業主管熟悉的管理工具,指的是透過規劃(plan)、實行(do)、檢查(check),及改善行動(action)的不斷循環,以改善工作和生活。


設定一個目標、記劃,接著實踐,然後再檢視整個過程,並將錯誤加以檢討改善,正是PDCA的精神。但這種做法說起來簡單,執行起來卻又是另一回事。


一般人在執行PDCA時,很可能會被臨時加進的工作或突發狀況給打斷,對於信心低落、懶散、玻璃心的人來說,執行起來難度更高。


北原孝彥指出,他自己就是一位容易緊張的人,過去只要一被老闆找去談話,他就會一整天緊張到魂不守舍,完全無法好好工作。即便現在自己當上老闆,只要員工一傳訊息來問能不能通電話時,他還是會想像著各種最壞的情況,擔心對方是想離職,還是犯下了無可挽回的錯誤。


北原孝彥從一位設計師,到成為老闆開設連鎖美容院,又在四年內擴展上百家分店,甚至成立了擁有近三千名會員的線上學習社群。懶散人的PDCA原則,如何幫他達成這些成就?


從小循環開始謹慎訂定計畫


失敗為成功之母,大部分的人都認同,一定可以從失敗中學習到各種教訓。但玻璃心的人往往會因為不想要受到傷害,而遲遲無法行動,而且一旦失敗,他們可能就很難再站起來。因此,北原孝彥指出,最好的解決辦法就是建構一個「不會失敗」的計畫。日本有一句諺語叫作敲著石橋過河,意指即使橋再堅固,也要萬分謹慎。北原孝彥指出,訂定規畫時也要如此,藉此防止自己失敗或受傷。


懶散又容易放棄的人,在規劃時,可運用兩個原則:

 

1.選擇自己能夠贏的事


許多人會堅持做自己喜歡的事情,但興趣極少能跟工作畫上等號,北原孝彥指出,沒必要被「要做自己喜歡的事才會成功」這樣的想法所拘束。他不建議選擇自己想做的事,作為踏出的第一步,而建議應該選擇自己能夠贏的事情。什麼是能夠贏的事情?簡單來說,就是在別人有困擾時,自己能夠提供解決方法的事情,即便只是件小事也沒關係,只要達到成果即可。


舉例來說,如果你今天透過二手拍賣平台,賣出家裡不要的東西,並賺了一萬日圓,那麼即可以試著在社群網站介紹自己賺到一萬日圓的各種步驟,像是開始使用該平台的契機、在拍照時使用了何種技巧,以及如何下關鍵字等。在這樣持續發文之下,漸漸地會有也正剛開始使用該平台的人追蹤你,接著或許會有人希望請你當面傳授技巧或舉辦講座,透過這些方式,也許會有越來越多人需要你提供的服務。這樣一來,你就已經擁有了一群需要你服務的顧客了。


2.不做過於長期的計畫


另外一個懶散的人該注意的地方,就是不做過於長期的計畫,以減少自己感到厭倦的機率。北原孝彥指出,當你要發展一項新的業務時,金錢、時間,及熱情這三項資源,缺一不可。就現實面來說,只有金錢這項因素有可能會隨著商業活動增加。在時間上,或許可以利用一些技巧來加強,讓工作更有效率;相較之下,熱情往往容易減少。


當北原孝彥剛踏入美容師這行業時,對於自己能透過剪髮來改變顧客這件事感到非常開心,想著要持續這工作一輩子,但後來,他逐漸開始感到厭倦。即使花費心思訂定一個五年達成目標的完整計畫,五年後商業環境可能出現極大的轉變,現在訂定的計畫可能早已行不通。因此他建議,最好的方法就是,訂定一個,能在自己熱情熄滅之前,可以快速拿出成果的計畫,讓自己能持續保有衝勁。


從小行動開始做


北原孝彥指出,他的個性是,如果同一時間有太多事情要做,就會感到驚慌失措。每個人每天的時間只有二十四小時,因此他所採取的效率對策如下:

 

1.將沒必要做的事情徹底捨棄


舉例來說,看電視這個行為並沒有什麼特別的目的,只是因為平常都這麼做而已。玩電玩遊戲也是如此,如果一旦上癮,就無法按照原本計畫的時間走,因此北原孝彥將這兩個習慣完全捨去。此外,他也將可以交給別人做的事情完全交出去,像是做家事,他將洗碗這工作交給洗碗機;又或者在工作上,若一個人不擅長寫社群媒體上的文章,比起花時間自己研究,倒不如花錢讓擅長的人來做。但他指出,這並不是要大家偷懶,而是要學習將時間專注在自己必須做的事情上。


2.以量取勝


真正要開始行動時,人們最需要的就是一股衝勁,而「數量」,就是讓自己獲得這股動力的方法。北原孝彥指出,行動本身可以設定得簡單,且一點一點進行即可,但最重要的是數量必須要多。許多人會計畫在部落格撰寫文章來宣傳資訊,但要在一開始即寫出一篇內容好,又受到大家好評的文章,並不是一件簡單的事情。這時北原孝彥採取的方式,就是以量取勝,才能從中學習,例如,他先以一年寫一千篇部落格為目標,不要太在乎文章品質的好壞。


原因在於,就算一開始就先預想成果,仔細思考內容,最終也不一定會達到自己想要的效果,而這個挫折對玻璃心的人來說是一種打擊。


事實上,若你真的能寫到一千篇文章,其中一定有一些文章的瀏覽次數很低,相較之下,一定也會有被廣泛閱讀的文章出現,這時才是該考慮品質的時候。從瀏覽量高的文章中找出趨勢,並分析讀者會對哪些關鍵字做出反應,之後再照同一個方式撰寫文章即可。


北原孝彥指出,計畫最多只訂到一年後,即使行動再小也無所謂,最重要的一件事就是必須能把計畫完整做到最後。前面提過,他並不贊成設計一個長達五年的計畫,因為不確定這個計畫在多年後是否能行得通,以及自己是否還有熱情能持續下去。除此之外,一旦將整個時間拉長,懶散的人一開始很難有所動作,而是想著隔年再努力就好。他建議,如果覺得一年仍然太長,也可以把計畫縮短成一天或一週,無論長度多短,只要能完整執行就好。


檢查是將行動再現


對北原孝彥而言,檢查是,在檢視並排除不必要的行動後,讓整個行為變成「誰都可以達成」的一個階段。換句話說,這個步驟的關鍵詞就是「再現」。


舉例來說,如果今天北原孝彥對來參加講座的學員,教授了只有他本人才能成功做到的事情,那麼參加者就完全沒辦法從他身上學習到東西。


又或者,當你請部屬執行一個任務時,如果無法將行動再現,你的工作不會因而減少,而部屬也無法因此成長。從成功的行動中,找出原因並進行驗證,讓其變成自己的必勝法,才會帶來新的成功。


而要如何達到行動「再現」呢?這時你所需要的武器就是,將行動「語言化」。簡單來說,就是能以具體的話語來說明解釋。


過去北原孝彥擔任造型師時,為了將各種商品及服務介紹給顧客,開始注意語言化,在試用了各項產品後,向顧客說明使用該商品的原因及特徵。在升格老闆之後,他也將作為領導者該傳達給部屬的想法具體說出來,像是該如何具體行動才能讓業績增加等,讓部屬得以複製整個行動。


要培養「語言化」能力,一大技巧就是找個能夠訴說的對象。他將這個做法稱為「對牆打」,因為他並不需要對方做出回應,而是透過自己將想法整理好,並具體說出時,順帶地發現當中的缺點。北原孝彥會定期向如其導師的前輩,報告自己現在在做的事情。對方不會回應說:「這邊應該要這樣做才對。」即使說到失敗的經驗,對方頂多只會回應:「我也經歷過相同的失敗,但結果還好。」「訴說」失敗的過程中,人們往往會自己找出失敗的原因。


雖然他平時也會定期檢查自己的部落格文章,但每半年,北原孝彥都會以外宿方式,來回顧自己的行動,在檢驗的同時,也開始思考新的計畫。他會把自己關在旅館一至兩天,來回顧自己社交媒體上的文章。


這樣除了能看到自己過去採取過什麼行動外,也可以關注當時跟自己在一起的人。這不僅可以驗證自己跟誰一起行動時能獲得較大的成功,也能回想起自己私下跟誰相處之後的心態轉變。如此一來,就可以驗證自己該做或不該做的事,以及做對或做錯的事,甚至是自己的心情會被誰左右。


讓自己能更輕鬆的改善法


PDCA的最後一個步驟是改善行動,也就是要改善檢視過的行動,捨棄沒必要做的事情,把該做的事情做好,並讓行動更加有效率,加快PDCA的循環速度。北原孝彥提供了幾個做法:

 

1.製作「原液」


一般來說,當一本書籍熱銷後,出版社就會開始發行這本書的漫畫版、圖解版,或是情報誌版本,接著又會開始出相關的角色周邊商品等,二次利用一開始的內容。


如同北原孝彥在和顧客接觸時,有些人喜歡閱讀文章,有些人喜歡看影片,也有些人希望能夠聽錄音檔,因此,他把他稱為「原液」的內容,多次運用在不同的地方。


他認為,懶散的人無法同時寫文章、拍影片跟整理資料,因此應該將心力專注放在,製作「原液」即可。也就是從一開始,就以此內容會運用在各種地方的角度,思考如何製作,而不是寫了文章,再去想怎麼拍成影片。


除此之外,他也徹底地執行自動化,導入必要的設備及軟體,能交給其他人做的事就不會自己動手,把多出來的時間拿來進行新的計畫。例如,當要把同樣的內容用在不同地方時,他會讓負責人將他臉書或推特上的貼文,複製到其他平台再加以編輯,並事先把編輯的規則「語言化」,讓誰都可以簡單地上手。


2.改善要找出中心點


在改善行動的階段中,要如何大幅的改善呢?北原孝彥建議,要找出所謂的中心點,如同打保齡球般,瞄準中心瓶,就能一舉將所有瓶子擊倒。以北原孝彥自己所在的美容產業來說,當面對招不到顧客、業績不振等問題時,「增加練習量,讓技術更加成熟」,就是一個偏離要點的想法。這個例子的中心點,其實是在員工的教育上。假設公司網頁上寫著,「團隊以專業豐富的知識,和有禮貌的應對來服務顧客」,但實際上對顧客的態度卻很隨便,生意自然不會好。


因此北原孝彥指出,中心點就是顧客想從你或你的公司得到的東西,而這並不能由賣方來擅自決定。最好的方式就是,從過去的成功及失敗經驗中,找出顧客反應最好的最大公約數。以部落格來說,可以從一千篇文章中找出最多迴響的文章,看看他們的共通點是主題、標題,還是字數,再從中找出中心點。


3.向互補或成功的人學習


北原孝彥明白自己的個性消極負面,因此他會避免自己接觸同樣消極的人,以免讓自己陷入更深的負面情緒中。反過來,他會藉由和有豐富知識、高行動力,且充滿正面能量的人一起工作、談話,讓自己獲得正面能量。


他認為,就算自己無法複製這些人的成績,但可以試著仿效他們的行動。當他遇見點閱率和文章數量都異常出眾的部落客時,他關注的並不是對方現在的成就,而是去看他最一開始寫的文章,觀察他的發文頻率及主題等,仿效對方過去的行動以及判斷基準。

 

北原孝彥強調,懶散人也可以執行的PDCA,是為了以最短距離來達到目標。不需要太高深的技巧、金錢或人脈才能開始進行,只要能激勵自己展開行動,就能達成目標。

 

相關文章 ARTICLES
和上司績效面談時 寫一份自己的新聞稿
績效面談時該講什麼,才能讓主管了解你這陣子的努力?收到主管的負面回饋,又該如何應 ... ...
2023.10.30
READ
個人管理 五個正面思考法,給焦慮又壓力大的你
工作與生活的壓力,讓你疲憊又焦慮,思考方式也越來越消極,此時不妨換一種思考方式, ... ...
2021.07.29
READ
正面思考 快樂是一種選擇
無數研究顯示,人們其實可以透過努力,改進每天日常的正負面感覺,以及對人生的整體滿 ... ...
2017.02.09
READ
個人管理 第一天,也是唯一的一天
墨西哥知名主廚卡瑪拉(Gabriela Camara),在美國墨西哥擁有多家餐廳 ... ...
2019.12.30
READ
人際交流 建立友誼,先學會問問題
任何親密、正向的人際互動,都是由「問問題」開始,再逐漸發展為穩定的人際關係。這是 ... ...
2018.12.17
READ
做「重要」的事 十分鐘,讓自己變更好
無論你有多忙,一天之內都可以生出十分鐘,將這珍貴的時間留給「重要」的事情。 ...
2017.07.10
READ