帳務異常，該如何提高內控？

EMBA雜誌476期 / EMBA雜誌編輯部

2026.03.30

我是一家中小企業負責人，我平常都把主要時間花在開發業務上，最近才發現公司有些項目的報帳和實際使用不符，也有些帳目似乎不是很清楚。我可以採取哪些機制或做法，讓未來比較不容易再出現這種問題？

許多中小企業負責人把主要心力放在市場、產品與客戶上。直到某天，翻開一張張報帳單據，發現表面上每筆支出都有憑證，但用途與金額對不起來：員工報差旅費，附的是賣場的家電發票；報交際支出，拿來的卻是超市日用品收據；或某些費用反覆出現，卻說不清實際花在哪裡，這時老闆才警覺公司的帳務可能出了問題。

當帳目出現這類情況時，必須從兩個角度來思考：一種是「疏失」，可能是流程鬆散、紀錄不一；另一種則是「舞弊」，代表有人在試探公司的底線。但不管真實原因是什麼，問題的根源，多半在於公司沒有一套可以讓問題被看見的制度。

能夠「發現」問題是非常好的，最麻煩的是從頭到尾都沒人發現。許多舞弊的案例，起初只是從幾百元、幾千元的小額發票開始混進公司報銷，一旦心懷不軌的員工發現沒人檢查、有機可乘，這種試探就會轉化為食髓知味的行為，金額一路往上加。新聞裡那些虧空、灌水、假帳號的案例，很多都是這樣慢慢形成的。等公司察覺時，常已造成重大虧空。

很多老闆的管理盲點，就出在盲目的信任：許多中小企業的帳務都交給一位員工處理，從收單據、整理報帳，到付款與記帳，都由同一個人完成。這樣的安排確實方便，但也會留下管理空隙。你信任他，不代表他不會做錯；今天表現優秀、深得信任的員工，不代表未來不會因為個人的財務壓力或環境誘因產生變化。

正因為人性難以完全預測，公司才需要制度。當同一個人負責多個環節時，錯誤與舞弊就很難被看見。如果公司建立內部控制制度，讓事情可以被檢查、被追溯，也讓不同的人在流程中形成基本的制衡，許多問題就能在早期被發現。

制度的設計，是讓人在面對誘惑時不容易做錯事。當流程清楚、責任明確時，即便公司內人員更替，也比較不會出現斷層。

基本內控的三件事

內控不需要一開始就設計得非常複雜，關鍵在先建立三個基本原則，並且一定要落實。

1. 訂定清楚的報帳規則

先建立約法三章的制度，公司應明確說明「費用怎麼報、能不能報、要附什麼」：哪些費用可以報？哪些不能報？報帳需要哪些憑證？是否需要事前申請？事由要怎麼填寫？這些規則不必一開始就寫成厚厚一本制度手冊，但至少要讓員工知道，公司在費用管理上的基本原則。

很多負責人會覺得，公司規模不大，何必弄得那麼麻煩？但一家公司只要有支出、有報銷、有代墊、有採購，就需要最基本的清楚規則。建立了規則，就會減少許多模糊地帶。例如，員工拿一張發票報帳，只簡單寫上「拜訪客戶，花了○○元」，出納直接給錢，就容易出問題。

此外，最好在事前，先把最常見的支出類別訂清楚。例如，差旅費能不能報？報多少？可以坐計程車、高鐵，還是要自己開車？各自需要什麼憑證？交際費要不要寫對象？採購費要不要先申請？金額有沒有上限？這些都可以整理成第一版的費用報銷管理辦法，讓員工在執行時有據可依，不必每一筆小錢都要請示老闆。第一版不必求完美，重點是先有；很多公司就是卡在看很多、聽很多，卻沒開始做。

員工事後請款時，經手人員要確認憑證與申請內容是否相符。憑證一定要保留：不論是紙本收據、電子發票、行動支付紀錄，現在都不難取得；有憑證，才知道數字多少、誰開的、時間點對不對。有這些基礎資料，才有比對的依據，後續才能判斷支出的真假及合理性。

申請單要寫時間、用途、費用類別、金額，再把憑證附上去；申請單寫的內容，還要和憑證相符，檢查完才能報，這樣能讓每一筆支出都有紀錄可追。