下達任務，應假設對方一知半解

某單位加入一位新人，他負責某項任務。過了幾天，我問他做得如何，他卻疑惑地說，這件事是我要做嗎？我該怎麼做？我推測是，傳達的主管以為新人已經懂了，其實他並沒有理解，又因為新人不敢多問，一知半解，才造成了這個尷尬的狀況。

還有一種常見的情形是，事情雖然做了，方向卻完全錯誤。像是任務交辦下去後，中階主管只給了部屬一份 Excel 表格，卻沒有清楚解釋各欄位中縮寫的定義。部屬就按照自己的理解去準備，結果全盤誤解。
 

當主管交代任務時，不要只是簡述，認為別人一定懂得自己的意思，應儘量解釋清楚，才能確保執行不出錯。對主管而言，某些資深員工已經共事很長一段時間，彼此有默契，主管只講了一點點，他就能想到後面幾步，對許多相關的事務都能掌握。
 

但對於多數人，尤其領悟力較低的同仁，主管就不能以同樣的標準要求，反而要假設他聽不懂，每一步都表達得清清楚楚。因此，主管應該要看狀況再決定如何表達，不是對每個人都一樣。
 

在交代任務時，主管要假設部屬一知半解，下達任務時重複驗證，確定完全了解。那該怎麼做呢？首先是讓部屬複誦，確認他了解任務的內容。其次，要跟部屬交代他的任務目的，讓部屬知其所以然，並再請他複誦，聽聽他講得對不對。
 

接著，應提供部屬適當的授權，並且跟他聊聊，若是碰到一些例外狀況，自己會怎麼處理？過程中也可以提醒對方，若是碰到例外狀況，可以回來跟你討論，你會協助。
 

最後，可以了解一下部屬的看法及建議。也許對於這項任務，部屬覺得不可行，會提出其他建議，或換個方法來執行更容易成功。主動徵詢他的意見，可以讓任務執行更順利。

過程中反覆再確認

重複驗證還有一個重點在於時間，要及早進行。主管千萬不要等到截止日當天或前一天，才跟部屬要結果，而是任務發下去三、五天後，就要反覆確認。主管可以提早向部屬索取目前進度或草稿，確定對方是否提供你真正要的。
 

部屬的立場也類似，任務執行了一小部分，就該拿著草稿或樣本跟主管確認。如果方向有錯，立即修改；若正確則繼續往下做。如果你想到更好的建議與做法，也應該勇敢地提出來。不要怕講錯，最多只是被主管糾正而已。但若你說得對，就有助於任務的達成，主管也會更加賞識你。