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別寄這樣的電子郵件副本(Web Only) EMBA雜誌編輯部/文

相信很多人在辦公室裡都有過這樣的經驗。一封電子郵件在雙方回覆來往的過程中,你看到了副本欄位出現了不認識的人。或者雖然認識,但你想問:「為什麼要把他加進來?」

郵件的副本收件者跟收件者一樣,可以看到內容訊息,但是他們的地位跟收件者有著微妙的不同。把接收郵件的對方放在收件者或副本欄位,代表著不同的意義,需要小心處理。

專欄作家麥卡蒙(Ross McCammon)在創業家雜誌(Entrepreneur)提醒,在郵件加上副本收件者,向收件者傳達的訊息是:「我不覺得你跟我能獨自完成這件事。」

永遠不要因為想向對方施壓或爭取更多支持,而把一個人放入副本收件者的名單。同樣地,也不要因為想讓某個無關的人覺得他們參與了某件事,而把他放入副本。正確的理由應該是,副本收件者真的需要知道這件事。此外,密件副本是一個更需要小心使用的工具。

如果在郵件往返中加入副本收件者,要向原來的人提到這件事。如果是原收件者不認識的人,還要向他們介紹副本收件者是誰,以及為什麼加入他。

企管顧問海亞特(Michael Hyatt)在他的部落格上也指出,撰寫郵件時,必須分辨收件者跟副本收件者的不同之處。前者是應該要整個讀過郵件,而且需要對內容做出反應的人;後者則需要考慮再三才使用,只有那些有必要知道郵件內容的人才能上榜。至於密件副本收件者,考慮的程度得更上一層樓,因為其他人並不知道他們看得到郵件的內容。

文章來源:EMBA雜誌網站(2015年4月)


(本文共605字) 出處:EMBA雜誌344期 2015/4
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