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管理干擾,奪回專注力 EMBA雜誌編輯部


在一天八小時的工作時間中,你是否算過,自己被其他事情打斷過多少次?無論是電話、電子郵件,或是部屬的「我只需要一分鐘」,都會讓你從原本的工作分心。往往到了下班時間,才發現重要的事情都沒完成。
 
研究指出,企業主管在工作時,平均每八分鐘會受到一次打擾;在干擾過後,需要二十五分鐘才能拉回專注力,繼續完成手上的任務。也就是說,專注力尚未恢復之前,下一個干擾可能又會出現。這也許能用來解釋,為什麼大多數人的生產力總是不如預期得好。
 
快速企業雜誌(Fast Company)建議以下五個方式,幫助企業主管管理工作上的干擾,提升生產力:
 
1.停止同時處理多項工作。很多人自豪能一心多用,但研究指出,一心多用不但不利於提升生產力,還會提高出錯的機率。另一項研究也指出,若在處理涉及認知功能的工作時,還同時進行其他工作,智力的表現會降低。
 
2.了解自己的核心任務。在一天的工作開始之前,先寫下今天的目標與核心任務。避免一早就打開與外界接觸的媒介,例如,關掉通訊軟體的通知,在重要的事情告一段落後,再一一回覆。把精神狀態最好的時間,留給當天最重要的目標。
 
3.計畫工作時間。當日目標明確後,就安排時間確實執行。理想的情況是,讓一起工作的同仁,知道你的計畫安排,也告訴他們,你會在哪些時間處理大家的問題。如果同仁知道你下午才有空,他們就不會在上午打擾你。
 
4.避免參與不相關的會議。許多人參與會議只是盡到出席的義務。為了避免浪費時間,在收到會議通知時,可以先詢問會議的相關細節,再決定要不要出席,或是選擇參與部份即可。
 
5.授權。爭取更多工作時間的辦法之一,就是把非重要的工作指派出去。然而,很多主管認為,這會造成更多的麻煩,因為需要花時間教導、回答問題,還要監督檢查。
 
關於這個問題,主管需要思考,花時間教導部屬學習新工作是否值得。舉例來說,你每天需要花十分鐘處理一項不重要的工作,若教會別人則需要花一個小時。但是,如果先用一個小時,就能換取接下來每天多出來的十分鐘,那這一個小時就非常值得。
 
既然無法杜絕外界的干擾,那就學習如何降低干擾對我們的影響,將時間投資在最重要的工作上。

(本文共945字) 出處:EMBA雜誌351期 2015/11
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