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效率提升

跟不專心說再見 EMBA雜誌編輯部/文




美國密西根大學的一項研究顯示,一個不到三秒長的干擾(電腦螢幕上出現新電子郵件或手機發出聲響),會讓一個人手上正在做的事,產生錯誤的風險提高至兩倍。

這是為什麼飛機在準備起飛和降落時,法規明文禁止機長在這段時間做非必要的事情,例如聊天、看報紙。
創業家雜誌(Entrepreneur)報導,現代人的注意力被偷走了,這可以稱之為「世紀之罪」。而且,小偷日益猖獗,電子郵件、手機、簡訊、APP、社交媒體等,嫌疑犯有一長串的名單。

假設有一個人,每五分鐘查看一次電子郵件,他一天工作以八小時計,將有上百次的工作中斷。奧克拉荷馬州州立大學的研究指出,對上班族而言,一天查看四次電子郵件,是工作效率最高的頻率。加州大學教授馬克(Gloria Mark)指出,上班族一天可以規劃出三段電子郵件時間,盡情地讀取與回覆,其他時間則應完全關掉不予理會。

干擾不只來自外界,也來自本身。根據馬克的研究,有高達四四%的干擾是來自自己,其中常見的一個問題是一心多用。

心理學教授麥爾(David Meyer)表示,很多人誤以為一心多用提高了工作效率。例如,在講電話的同時也回覆電子郵件,以為自己同時完成了兩件事。

事實上,這是在兩件事之間來來回回,造成自我干擾。每一次從其他事回到原來在做的事,大腦都要花點時間思考之前停在哪裡,拉慢完成工作的時間五○%以上。

哈佛商學院教授普羅(Leslie A. Perlow)有實例佐證。有一家電腦軟體公司,工程師晚上跟週末都得加班,事情還是永遠都做不完,這家公司請來普羅為大家想想辦法。

她觀察了一段時間後發現,工程師在工作時太常被打斷,根本沒有機會好好思考,難怪事情總是做不完。尤其當大家都無法準時完成手頭工作時,常覺得自己的事很緊急,所以更有理由隨時打斷同事,情況雪上加霜,不斷惡性循環。

普羅因而在公司推行「安靜時間」。規定每天上午十一點之前與下午三點之後,除非必要,請不要打擾同事。結果,六二%的工程師表示,四個小時的「安靜時間」,讓他們的生產力提高。因為腦筋變清楚了,甚至有四一%的工程師表示,連其他四小時的上班時間,他們的生產力也跟著提高了。

 

文章來源:EMBA雜誌第338期(2014年10月出版)


(本文共933字) 出處:EMBA雜誌338期 2014/10
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