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中華採購與供應管理協會理事白宗城

供應商進度落後,該怎麼辦? EMBA雜誌編輯部/文


 

Q:因為某項新專案的需求,我們公司最近與一家供應商成為合作夥伴。剛開始時,雙方關係融洽,計畫內容的討論也都很順利。然而,等到要實際執行計畫時,合作夥伴卻開始以各種急事迴避我們,計畫進度也沒有照著之前所規劃的方式前進,整個專案因此被卡住。每次溝通時,對方都保證會改進,卻沒有明顯改善。當合作夥伴很難合作,影響專案進展時,我們該怎麼做才好?
 
 
A:許多公司在與供應商合作時,可能都碰過類似的情況:供應商提交的貨物不符合客戶的標準;或者,與客戶說好的專案截止日期就快到了,公司急得跳腳,但供應商就是遲遲無法出貨。
 
在產業快速變遷的年代,團隊合作勝過單打獨鬥,幾乎每家企業或多或少都擁有合作的供應商夥伴,供應商管理成為一項十分重要的課題。然而,該如何與供應商合作無間,仍讓許多公司傷透腦筋,救火的情況也一再上演。
 
若想避免案例中的事件一再發生,首先,公司在找供應商時,就應該要審慎選擇;再來,若問題還是出現了,公司必須先釐清根因,並懂得如何快速處理危機。
 
根據我的觀察,合作夥伴無法推動進度的原因,大致可分為以下四點:
 
■產能分配問題。有時,在資源有限的情況下,公司的訂單可能變為合作夥伴產能調配下的犧牲品。供應商可能突然接到一筆比你們的合作案還要大的訂單,但他們又不想放棄這次的合作機會,因為你們的專案富有潛力。所以,合作夥伴的高層決定,資源優先支持另一家公司的合作案,之後再來處理你們的專案。這時,案例中的情形就會出現:每當公司回去找合作夥伴時,對方態度都很好,進度卻一直沒有推展。
 
■技術能力不足。合作夥伴可能很想按照計畫推行專案,但因為技術能力不足,遇到無法突破的瓶頸,因此達不到公司要求的進度或品質。例如,你們要求廠商製作的模具,規格十分嚴格,即便對方已經焦頭爛額,還是達不到期望。
 
■資源限制。資源限制的問題主要是因為,廠商的人力有限,卻接了太多訂單,以致於無法負荷。這與上述的「產能分配問題」不太一樣。產能分配問題是因為對方突然有一個大客戶,為了應急而沒有及時支援你們。「資源限制」則是指,合作夥伴就只有少數幾名員工,但接連接了三、五個案子。他們每一個訂單都想做,卻沒有考慮到自己是否擁有足夠的資源。
 
■門不當戶不對。「門不當戶不對」指的是有些公司很「大」,卻找了很「小」的供應商,因而產生問題。這裡的大小不一定是資本,也有可能技術端、資源或領域上的強弱。這時,就出現了一個重要的議題:當初這家供應商是如何被評選進來的?是公司上網尋找、同仁的朋友推薦,或者之前就與對方合作過?知道公司最初如何選出這家供應商,有助於釐清問題的根因。舉例來說,若雙方已經合作三十年,技術能力可能就不是主因,因為公司已經很熟悉對方的背景了,這時,問題的產生往往是因為溝通不良。
 
一開始,就看到「雙贏」結局
 
想要迴避上述四個問題,公司應該從最源頭,也就是選擇供應商時,就開始著手預防。不過,要特別注意的是,在評選合作夥伴前,企業一定要先建立「共好」的心態,也就是即便還沒開始合作,公司就要假設,這項專案最後能為彼此寫下「雙贏」(win-win)的結局。
 
真正的雙贏並不是想著如何與供應商打攻防戰,而是站在對方的角度思考,這個案子能讓夥伴獲得哪些東西。很多時候,當供應商無法達成要求時,公司的第一反應都是:「你們麻煩大了,你們讓我損失了多少,我會……。」這是以「我」為中心的心態,但企業不該只顧著想自己失去了什麼,而是反問自己:「我的夥伴遇到了什麼麻煩?我該如何幫助他?」這樣才有辦法真正解決問題。


本文未完,全文請見EMBA雜誌383期
 

(本文共1574字) 出處:EMBA雜誌383期 2018/7
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